Indemnités kilométriques en entreprise : principe et fonctionnement
Les salariés et les dirigeants de société qui utilisent leur moyen de locomotion personnel à des fins professionnelles peuvent prétendre à une prise en charge par l’entreprise d’une partie des frais ainsi occasionnés. Pour définir le niveau de cette prise en charge et du remboursement de ces frais, l’administration fiscale a établi un barème kilométrique, réévalué régulièrement, et applicable à tous les types de moyen de transport. Explications.
Qui peut bénéficier d’indemnités kilométriques dans l’entreprise ?
Dans l’entreprise, les indemnités kilométriques peuvent être perçues par les salariés, mais aussi par les dirigeants. Elles sont versées par l’entreprise. La seule condition pour un dirigeant ou un associé est d’avoir une réelle fonction au sein de la société.
Les indemnités kilométriques sont destinées à rembourser les frais de déplacement strictement liés à l’activité de l’entreprise, et qui ont été avancés par le salarié ou le dirigeant. Elles ne peuvent pas concerner les trajets domicile-travail. Ces indemnités ont pour but en revanche de couvrir les dépenses liées au coût d’achat du véhicule, ainsi que de ses équipements, les frais de carburant, les frais d’entretien et le coût de l’assurance annuelle du moyen de locomotion. Attention toutefois, en raison de leur montant, les indemnités kilométriques ne permettent pas de couvrir des frais importants tels que des grosses réparations mécanique du véhicule par exemple.
Les indemnités kilométriques ne doivent pas, par contre, servir à rembourser des frais de stationnement ou des frais de péage d’autoroute. Ces frais peuvent faire l’objet de remboursements supplémentaires, mais différents, de la part de l’entreprise.
Les conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques
Pour bénéficier d’indemnités kilométriques, le véhicule concerné par les déplacements (obligatoirement à des fins professionnelles) ne doit pas être immatriculé au nom de la société. D’autre part, les frais de déplacement doivent pouvoir être justifiés. Ils doivent comporter la date, le lieu, le nombre de kilomètres parcourus et le nom du client s’il s’agit de ce type de déplacement.
Le véhicule peut être une automobile, un deux-roues motorisé dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3, ou encore un scooter.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Ces indemnités kilométriques sont calculées sur la base d’un barème défini par l’Urssaf qui permet aux salariés ou aux dirigeants d’estimer leurs frais de déplacements professionnels. À noter que pour 2019, ce barème donne un coup de pouce particulier aux automobilistes qui utilisent des petites cylindrées : une revalorisation de 10 % pour les véhicules de 3 chevaux fiscaux (CV) ou moins, et de 5 % pour les voitures de 4 CV.
Le barème kilométrique établi par les services fiscaux tient compte de plusieurs éléments pour définir le montant des indemnités kilométriques. Ce dernier varie en effet selon le nombre de chevaux du véhicule et de la distance parcourue sur une année civile. Le détail de ce barème par type de véhicule est disponible sur le site de l’Urssaf.
Les indenités kilométriques, les impôts et l’entreprise
Pour les salariés et les dirigeants d’entreprise assimilés salariés, le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Ainsi, il n’apparaît ni sur leur déclaration de revenu personnelle destinée aux services fiscaux, ni sur leur bulletin de salaire.
D’autre part, faire bénéficier les salariés et les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour l’activité de l’entreprise d’indemnités kilométriques permet à l’entreprise de ne pas acheter de véhicules de société et donc de ne pas être soumise non plus à la taxe sur les voitures de sociétés (TVS), qui peut être élevée.
Dossiers similaires
- Qu'est-ce que le CICE ? Comment le calculer ? Entré en vigueur en 2013, le crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE) avait pour objectif de promouvoir le développement des entreprises, et par voie de conséquence,...
- Dissoudre son entreprise : combien ça coûte ? Dissoudre son entreprise, c'est-à-dire cesser volontairement son activité en cas de départ à la retraite du dirigeant, de son décès, ou encore de vente de l'entreprise par exemple, implique...
- Certifications ISO : quelles sont-elles ? Quel intérêt pour l'entreprise ? Vous êtes un entrepreneur et vous demandez comment améliorer la qualité de vos produits et services pour toujours satisfaire au mieux les exigences de vos clients ? Et si vous vous tourniez vers...
- Comment modifier le capital social d’une entreprise (augmentation ou réduction) ? Le capital social est l’un des éléments obligatoires pour constituer une société. Il est composé des apports en argent ou en nature des associés ou des actionnaires, et son montant est...
- Compte de résultat prévisionnel : qu'est-ce que c'est ? Quelle utilité ? Souvenez-vous de vos cours de comptabilité… Un tableau à double entrée avec toutes les dépenses inscrites à gauche au niveau correspondant au débit et tous les revenus à droite au niveau du...
- À quoi servent les normes ISO ? Sont-elles réellement utiles pour l'entreprise ? Les normes ISO représentent pour les entreprises des certifications gages de qualité, de bonne gestion, de respect de l’environnement ou encore d’une utilisation de l’énergie conforme aux...
- Infogreffe : quel est le rôle et fonctionnement de cet organisme ? Infogreffe est un organisme qui regroupe et mutualise les moyens et les informations issues de plus de 140 greffes de tribunaux de commerce français, des juridictions chargées de traiter les...
- Taxe d’apprentissage : quel fonctionnement, quel taux ? La taxe d’apprentissage a été mise en place en vue d’inciter les entreprises à participer au financement de l’apprentissage et des formations professionnelles. Calculée sur la base de la...
- Peut-on gérer une entreprise sans stratégie claire et définie ? Quels risques ? Certaines entreprises sont créées sans réelle stratégie, avec le simple objectif de se lancer, puis de survivre le plus longtemps possible. Mais la survie n’est pas la solution pour espérer se...
- Comment quitter un réseau de franchise ? Bon nombre d’entrepreneurs préfèrent se lancer par le biais d’un réseau de franchise et optent pour un contrat qui peut les aider à développer leur activité. Il faut reconnaitre que...
- Se lancer dans la restauration rapide : procédure, réglementation, étapes pour réussir La restauration rapide est un secteur qui séduit tant les clients qui souhaitent se restaurer sans perdre de temps, sur place ou à emporter, que les candidats exploitants. C’est en effet un...
- Un travailleur indépendant peut-il bénéficier du RSA ou de la prime d’activité ? Un travailleur indépendant peut se retrouver en difficulté financièrement à un moment de sa vie professionnelle notamment en raison de la baisse de son activité. Pour faire face à ces périodes...