Déménagement d'entreprise : quelles démarches et formalités ?

Lorsqu’une entreprise déménage, elle doit obligatoirement suivre tout un panel de formalités et effectuer certaines démarches pour mettre sa situation à jour. En effet, tout changement de siège social nécessite bien des opérations indispensables à l’obtention du nouvel extrait K-bis de l’entreprise. Pour réaliser l’ensemble de ces démarches, un délai de plusieurs mois est nécessaire, voire plus d’un an. Il est donc primordial de s’y prendre bien à l’avance pour ne rien omettre. Faisons le point sur les formalités à réaliser dans ce cadre.

L’envoi du préavis de départ au propriétaire des locaux

Si l’entreprise est locataire de ses locaux professionnels, elle doit impérativement informer le propriétaire de son départ par courrier recommandé avec accusé de réception dans le respect du délai légal de préavis, qui est généralement de 3 mois ou de 6 mois.

La fermeture et l’ouverture de contrats

L’ensemble des contrats relatifs à l’ancien site de l’entreprise doivent être clos ou transférés. Il est donc impératif de lister l’ensemble des contrats concernés et d’étudier la meilleure solution à mettre en place.

Les contrats concernés peuvent notamment être les suivants :

• les contrats d’assurance multirisque et du local professionnel ;
• les contrats d’énergie (électricité, gaz, etc.) ;
• le contrat de fourniture en eau ;
• le contrat de téléphonie, etc.

L’entreprise peut opter pour un simple transfert lorsque cela est possible, ce qui sera plus facile et avantageux à mettre en œuvre.

Dans tous les cas, il est recommandé de mettre en place une redirection du courrier auprès des services postaux pour une durée de 24 mois afin d’éviter tout risque de perte de documents importants.

La déclaration officielle du déménagement de l’entreprise

Le déménagement d’une entreprise nécessite certaines formalités obligatoires. En premier lieu, il est nécessaire de déposer un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) compétent.

Le transfert du siège social de l’entreprise

Cette démarche importante nécessite plusieurs étapes.

• La décision du transfert du siège social doit être prise par l’organe compétent, le plus souvent les associés.
• Cette décision est ensuite validée en assemblée générale et un procès-verbal de la réunion extraordinaire doit être dressé.
• La partie au sein des statuts de l’entreprise qui se réfère au siège social doit être modifiée afin de renseigner notamment la nouvelle adresse et tous les changements éventuels que cela engendre.
• Si le déménagement n’engendre pas de changement de greffe référent, seule la publication d’une nouvelle annonce légale sera nécessaire au sein d’un journal officiel d’annonces légales.
• Si le déménagement engendre un changement de greffe référent, il faudra publier une nouvelle annonce légale au sein des deux départements dans un journal officiel d’annonces légales.
• Le formulaire M2 (CERFA n° 11682) doit être complété et déposé auprès du greffe avec un exemplaire des nouveaux statuts. Un justificatif comportant la nouvelle adresse est également nécessaire.

À l’issue de ces démarches, l’entreprise reçoit un nouvel extrait K-bis.

La demande d’inscription modificative

Une demande d’inscription modificative doit ensuite être déposée au centre de formalités des entreprises. Il s’agit d’un dossier qui doit obligatoirement comporter tout un ensemble d’éléments, à savoir :

• une copie du procès-verbal de l’assemblée générale ayant validé le transfert du siège social de l’entreprise ;
• un exemplaire des nouveaux statuts de l’entreprise ;
• le formulaire M2 complété et signé ;
• l’attestation de la parution d’une annonce légale concernant le transfert du siège social ;
• un justificatif d’adresse du nouveau site ;
• la liste des anciens sièges sociaux de l’entreprise si le déménagement engendre un changement de département.

La mise à jour des documents de l’entreprise

Bien entendu, l’entreprise doit mettre l’ensemble de ses documents administratifs et commerciaux à jour et y renseigner sa nouvelle adresse. Ceci est valable pour l’ensemble des supports qui comportent cette donnée :

• les documents administratifs (fiches de paie, devis, factures, bons de commande, courriers divers, etc.) ;
• les documents commerciaux (cartes de visite, brochures, plaquettes, flyers, documentations, etc.) ;
• le site Internet (mentions légales) de l’entreprise ;
• les réseaux sociaux de l’entreprise ;
• les cartes grises des véhicules professionnels, etc.

L’information des partenaires, des prestataires et des clients

Il est préférable d’informer les différents partenaires de l’entreprise (banque, prestataires, clients, fournisseurs, investisseurs, etc.) du déménagement de l’entreprise, car même si les formalités légales ont cette fonction, il est recommandé de transmettre directement l’information aux concernés pour éviter tout impair.

Il est ainsi préférable d’adresser un courrier ou un mail informatif suffisamment en amont aux partenaires suivants :

• le conseiller bancaire de l’entreprise ;
• l’expert comptable de l’entreprise ;
• les fournisseurs de l’entreprise ;
• les prestataires de l’entreprise ;
• les clients de l’entreprise ;
• les prospects ;
• les partenaires commerciaux ;
• la caisse de retraite ;
• la sécurité sociale ;
• l’URSSAF ;
• les annuaires en ligne, etc.

Il est également obligatoire de déclarer le changement d’adresse du siège social de l’entreprise auprès de l’administration fiscale, afin de procéder au calcul de la nouvelle contribution foncière des entreprises (CFE). Cette déclaration est à effectuer par le biais d’une déclaration 1447-C et elle doit être déposée avant le 31 décembre de l’année en cours.