Budget prévisionnel : qu'est-ce que c'est ? Comment le construire ?

Réaliser un budget prévisionnel quand on est un professionnel, c’est tout simplement créer un outil pour son entreprise : il s’agit d’orienter les fonds disponibles vers les bonnes enveloppes budgétaires. L’idée étant que votre structure atteigne ses objectifs stratégiques autant que possible. Il est bien souvent difficile d’équilibrer les différents besoins de chacun de vos services mais c’est ce qui fait le charme de l’établissement d’un budget prévisionnel ! Chacun a de bons arguments pour soutenir sa demande… En sommes, qu’est-ce qu’un budget prévisionnel et comment le construire ?

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel exactement ?

Dans la pratique, un budget prévisionnel est une planification de l’entreprise à court terme. C’est une projection opérationnelle qui s’établit pour l’année à venir et qui est constamment mise à jour au cours de l’année, en fonction de l’évolution réelle de l’activité de l’entreprise. C’est-à-dire que la mise à jour se fait au niveau de l’écart entre les objectifs et les chiffres réels.

En entreprise, un budget prévisionnel n’est autre qu’un plan qui précise la quantité de ressources – en général il est question d’argent qu’une unité – ou l’entreprise en entier ou par département ou par projet peut utiliser pour fournir ses services. Le budget prévisionnel envisage donc comment sont utilisés les machines, les capitaux et la masse des salaires. Pour certains, il s’agit simplement de noter tous les coûts et les dépenses. D’autres au contraire y englobent les recettes et tous les revenus.

Une fois que l’on a déterminé un plan d’action, on peut lui accoler un budget prévisionnel. La question centrale du budget prévisionnel n’est autre que celle-ci : avec quelles ressources réalisons-nous quelles actions ?

Comment construit-on un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel a pour but d’allouer argent et ressources aux bons projets et aux bonnes actions. C’est pourquoi c’est devenu pour chaque entreprise un rituel très élaboré. Car les objectifs économiques envisagés doivent servir de base et de référencement pour l’établissement du budget. Et celui-ci doit pouvoir rester flexible, en s’adaptant à la réalité.
Chaque année, tous les responsables, chefs de service, chefs d'équipe ou les chefs de projet se disputent les (maigres) fonds que l'entreprise est en mesure de mettre à disposition pour ses différents projets, départements ou services. Cela mobilise beaucoup d'énergie, crée des conflits et conduit souvent à l'utilisation de certaines ressources au mauvais endroit, voire à leur gaspillage, tandis que d'autres ne font rien avec des ressources bien trop rares.

Pourquoi c’est important de planifier au mieux son budget ?

1 - Les budgets doivent contribuer au succès de l'entreprise.

Les ressources financières et humaines d'une entreprise doivent être utilisées là où elles porteront le plus de fruits. Le principe de l'efficacité économique s'applique. Il est essentiel que le budget et les ressources soient utilisés afin que les objectifs de l'entreprise soient atteints le mieux possible et qu'aucune ressource ne soit gaspillée inutilement.

2 - L'allocation juste des budgets est complexe.

Il est difficile pour les décideurs de reconnaître et d'évaluer la meilleure façon d'allouer les ressources disponibles.

3 - Les budgets sont basés sur des hypothèses concernant un développement futur.

La planification budgétaire dépend des prévisions de l'évolution future de l’entreprise. Même les méthodes et procédures les plus sophistiquées d'analyse de la rentabilité reposent sur des hypothèses sur l'avenir qui peuvent être trop optimistes ou trop pessimistes – tout dépend de l’intérêt des protagonistes !

4 - Les budgets sont un symbole de pouvoir.

C’est assez simpliste mais c’est pourtant le cas : chacun se bat pour avoir la part du gâteau la plus importante. C'est pourquoi les responsables en entreprises discutent avec acharnement pour obtenir le budget le plus élevé possible. Équilibrer un budget suscite à la fois l'envie, le ressentiment et le conflit. Un budget prévisionnel mal construit peut engendrer de la démotivation, voire dans certains cas du sabotage.

Comment faire en sorte que son budget prévisionnel soit bien accepté ?

L'objectif des décideurs est de créer un budget prévisionnel sur une base aussi objective que possible et d'obtenir l'acceptation et l'engagement des bénéficiaires du budget concernés. De nombreuses méthodes et outils ont été développés dans le monde professionnel pour y parvenir. Selon la taille de l'entreprise, la complexité des tâches et des processus et le niveau de détail choisi pour la ventilation du budget, ces méthodes et outils sont très complexes. Il faut rassembler de nombreux chiffres, formuler des hypothèses, des objectifs et des calculs pour élaborer un plan budgétaire et les plans d'action associés.

Il est important, dans le processus de planification budgétaire, que les objectifs stratégiques de l'entreprise servent de référence pour la répartition des budgets. Un budget prévisionnel doit être flexible et dynamique afin de pouvoir s'adapter à la situation de l'entreprise - et de ne pas gaspiller inutilement de l'argent. Ne prévoyez un budget que pour les projets pour lesquels vous avez déjà réalisé une étude de faisabilité. C’est-à-dire qu’avant de budgéter un projet, il est nécessaire de s’assurer qu’il est faisable sur le plan technique et organisationnel, qu’il a une valeur stratégique et qu’il est bien sûr économiquement viable.