Fournisseur : comment être certain que l'entreprise existe et est dûment déclarée ?

En tant que fournisseur d'un service ou d'un produit à une entreprise, vous êtes en droit de vous interroger sur la réelle existence de cette dernière et de la légalité de son activité afin d'assurer vos transactions commerciales et être sûr notamment que vous serez bien rémunéré pour votre prestation.

Il existe différents moyens pour mener sa petite enquête sur une entreprise avec qui un fournisseur peut potentiellement travailler. Plusieurs services officiels et fiables permettent en effet de faire une telle recherche, et le plus souvent gratuitement. Tour d'horizon des solutions proposées à un fournisseur pour s'assurer qu'une entreprise est bien en activité.

Accéder aux données du registre national des entreprises (RNE)

Le registre national des entreprises (RNE) est aujourd'hui l'unique organisme d'immatriculation des entreprises qui exercent une activité commerciale, artisanale, agricole ou indépendante sur le territoire français. L'immatriculation au RNE se substitue en effet maintenant à celles effectuées auparavant auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS), du répertoire des métiers (RM) et du registre des actifs agricoles (RAA).

Toutes les informations contenues dans le RNE, registre qui est géré par l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), sont alimentées automatiquement par le guichet unique des formalités d’entreprises auprès duquel toutes les entreprises doivent obligatoirement déclarer les événements qui les concernent (création, modifications et cessation d'activité en particulier).

L'ensemble des données du RNE, qui sont mises à jour quotidiennement, sont accessibles gratuitement sur le portail de l'INPI, et plus précisément via la plateforme DATA INPI (data.inpi.fr), et constitue une source très complète et fiable pour un fournisseur qui souhaite vérifier l'existence d'une entreprise avant de faire affaire avec cette dernière.

Pour un fournisseur, il est ainsi possible de faire une recherche dans la base du registre RNE en renseignant l'une ou l'autre de ces informations : la nature de l'activité de l'entreprise recherchée, ses numéros SIRET et SIREN, sa dénomination sociale, son code APE, son adresse, ou encore l'identité de ses dirigeants ou représentants.

Si l'entreprise recherchée par un fournisseur existe bien, c'est-à-dire si sa création a fait l'objet d'une immatriculation au RNE, un grand nombre d'informations la concernant sont disponibles comme la date de son immatriculation et du début de son activité, la nature de son activité, son adresse, son capital social, les nom, prénom et date de naissance de ses représentants et leur qualité (gérant par exemple).

DATA INPI permet aussi de créer gratuitement jusqu'à 10 alertes pour suivre l'actualité d'une ou de plusieurs entreprises dont les résultats sont envoyés par courriel chaque vendredi.

L'INPI permet aussi à un fournisseur d'accéder aux comptes annuels de l'entreprise concernée, ainsi qu'aux actes qui ont concerné sa vie (le transfert de son siège social par exemple), mais pour obtenir ces informations, il est nécessaire de créer un compte personnel sur le site de l'INPI.

Utiliser l'Annuaire des Entreprises françaises proposé par l'État

En tant que fournisseur sollicité par une entreprise, et si vous avez un doute sur la réelle existence de cette dernière ou si vous suspectez une fraude ou une arnaque, vous devez impérativement vérifier les informations légales qui concernent cette société. Un contrôle indispensable qui peut vous éviter de livrer des produits ou réaliser des prestations qui ne vous seront pas payés au final, ou d'être dans l'illégalité si vous avez affaire à une entreprise non déclarée.

Pour vérifier ces informations légales qui prouvent l'existence d'une entreprise, l'État met gratuitement à disposition du public un moteur de recherche appelé "L'Annuaire des Entreprises" disponible à l'adresse annuaire-entreprises.data.gouv.fr, un service développé par la Direction interministérielle du numérique (Dinum).

Ce portail regroupe des informations fiables car il est alimenté par les données ouvertes dont dispose l'administration, c'est-à-dire toutes les informations légales qui concernent les personnes morales basées en France, qu'il s'agisse des entreprises (sociétés, entreprises individuelles, micro-entreprises, etc.), des associations et des services publics.

L'avantage des données qu'il est possible de consulter sur L'Annuaire des Entreprises réside dans le fait qu'elles sont actualisées en temps réel au fur et à mesure des informations dont disposent un grand nombre d'administrations telles que l'Insee, l'INPI, le ministère du Travail, le ministère de l'Intérieur, entre autres, qui ont connaissance ou qui sont liés à un moment ou à un autre à la vie d'une entreprise en particulier.

Si vous souhaitez vous assurer que l'entreprise qui s'adresse à vous en tant que fournisseur existe bien et est bien déclarée, ce moteur de recherche vous donne la possibilité de rechercher la société en question soit en renseignant sa dénomination sociale, c'est-à-dire son nom, soit son numéro SIRET ou SIREN.

Si l'entreprise est bien immatriculée ou l'a été par le passé, L'Annuaire des Entreprises vous permet d'obtenir des informations sur son activité principale (son code NAF/APE), sa forme juridique, son siège social, sa date de création, le nombre de ses salariés, sa convention collective, sur ses données légales publiques (numéros de SIREN et SIRET, de TVA Intracommunautaire, etc.), sur l'identité de ses dirigeants, des informations concernant les annonces qu'elle a publiées au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), et surtout de savoir si elle est toujours en activité.

Dans ce but, vous pouvez ainsi télécharger sur cette plateforme les justificatifs qui prouve l'existence de l'entreprise concernée comme l'extrait de son inscription au registre national des entreprises (RNE) ou l'avis de sa situation vis-à-vis de l'Insee, c'est-à-dire son inscription au répertoire Sirene.

Après ces vérifications, si l'entreprise que vous recherchez n'apparait pas sur cet annuaire ou si les informations publiées ne semblent pas correspondre à celles données par la société, il convient de se méfier et de ne pas s'engager en tant que fournisseur.

Rechercher si une entreprise est inscrite au répertoire Sirene

Vous disposez d'un autre moyen pour vérifier l'existence et la légalité d'une entreprise qui vous demande de travailler pour elle comme fournisseur en consultant gratuitement le répertoire Sirene géré par l'Institut national de la statistique et des études économiques (Insee) et disponible à l'adresse sirene.fr.

Ce système informatique pour le répertoire des entreprises et des établissements (Sirene) constitue la plus grande base remise à jour quotidiennement de données administratives et économiques des entreprises françaises de métropole, d'outre-mer et de Saint-Pierre-et-Miquelon, quels que soient leur secteur d'activité et leur forme juridique.

À noter : même les entreprises étrangères qui ont une représentation ou une activité en France sont également répertoriées dans cette base Sirene.

Le répertoire Sirene recense ainsi plus de 30 millions d'entreprises qui sont en activité en France ou qui ont cessé leur activité. Un bon moyen donc de trouver (ou pas) l'entreprise qui vous intéresse en tant que fournisseur.

Une recherche sur le répertoire Sirene s'effectue simplement en renseignant l'une des informations suivantes (ou toutes en même temps ) : le SIREN ou le SIRET de l'entreprise, sa raison sociale ou son adresse.

Si la société existe bien, c'est-à-dire si elle a légalement déclaré son activité, cette recherche permet d'aboutir à une fiche qui fournit les informations essentielles la concernant (son activité principale et son code NAF/APE, son année de création, son siège social, son effectif, sa forme juridique, etc.).

Et, surtout, quand une entreprise n'est plus en activité, cette information apparait sur la fiche de la société recherchée.

Le répertoire Sirene vous permet également de télécharger l'avis de situation de l'entreprise qui reprend toutes les informations légales la concernant.

Toutefois, il faut savoir que les entreprises ont la possibilité de demander que certaines de leurs informations ne soient pas diffusées sur cette base et donc qu'elles ne soient pas consultables par des tiers hormis les administrations habilitées.

Ainsi, pour les entreprises individuelles, il est possible de ne pas faire apparaitre dans le répertoire Sirene les nom, prénom, pseudonyme, enseigne et nom commercial de l’entreprise, ainsi que son adresse exacte dans une commune, tout comme les variables de géolocalisation la concernant.

Cette non-diffusion concerne pour les personnes morales telles qu'une société son adresse exacte dans une commune, les informations concernant sa géolocalisation et l'identité de son ou de ses dirigeants, qui n'est toutefois jamais diffusée par l'Insee.

S'adresser à Infogreffe

Autre solution possible pour un fournisseur qui souhaite vérifier la réelle existence d'une entreprise : s'adresser à Infogreffe, un organisme qui regroupe et mutualise les informations issues de plus de 140 greffes de tribunaux de commerce français, soit en particulier les données qui concernent toutes les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) en raison de leur activité qui est commerciale.

Infogreffe met ainsi à disposition du public des informations actualisées en temps réel telles que les extraits Kbis, les statuts, les comptes annuels, ou alors les actes légaux de ces entreprises.

Pour un fournisseur, s'adresser à Infogreffe pour obtenir en particulier l'extrait Kbis d'une entreprise avec qui il est prévu qu'il travaille, c'est l'assurance d'avoir affaire avec une entreprise qui existe réellement et qui est bien déclarée.

L'extrait Kbis d'une entreprise constitue en effet sa carte d'identité et atteste de son existence juridique qui est donc ainsi vérifiable. Ce document contient en effet toutes les informations qu'une entreprise inscrite au RCS est obligée de déclarer : l'identité et l'adresse de la personne physique ou morale immatriculée, son activité, ses organes de direction, son type d'administration, sa gestion ou son contrôle, ainsi que l'existence ou non d'une procédure collective engagée à son encontre.

Ce précieux document peut être facilement obtenu en ligne sur le site d'Infogreffe (infogreffe.fr) en renseignant simplement soit le nom de l'entreprise recherchée, son SIREN, son SIRET, son domaine d'activité, son département, sa commune ou son code postal.

Ce moteur de recherche permet également de sélectionner les entreprises en activité, celles radiées du RCS, ou de choisir les deux options, ce qui donne donc la possibilité pour un fournisseur de vérifier dans un premier temps la réelle existence d'une entreprise.

Il est possible ensuite de commander cet extrait Kbis, qui donne donc en détail un maximum d'informations sur une entreprise, au format papier et électronique, mais en contrepartie du paiement d'une somme de 4,54 euros TTC.

Consulter les journaux d'annonces légales

À l'occasion de son immatriculation, de sa vente, de sa cession, ou de sa radiation d'un registre officiel d'entreprises, par exemple, une entreprise est dans l'obligation de faire paraitre un avis qui informe de l'un ou l'autre de ces événements dans un journal d'annonces légales (JAL).

En France, l'ensemble de ces annonces parues depuis 2008 sont regroupées au sein du Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Un fournisseur qui recherche des informations concernant l'existence d'une entreprise peut ainsi consulter gratuitement cette base de données sur le site Internet bodacc.fr qui lui permet d'avoir accès à toutes les annonces publiées par cette entreprise, notamment celles qui concernent des modifications qui sont intervenues dans son activité et dans la vie de la société.

Ces annonces sont aussi téléchargeables au format PDF gratuitement.