Qu'est-ce qu'une facture pro forma : quand et comment l'utiliser ?

La facture pro forma est un document fréquemment utilisé dans le cadre des activités d’import export. Plus rarement, elle peut être utilisée dans le cadre des relations commerciales BtoB, d’entrepreneur à entrepreneur.

Ce document n’a ni valeur juridique, ni valeur comptable, mais est à mi-chemin entre la facture définitive et le devis. Que devez-vous savoir sur la facture pro forma pour maîtriser son fonctionnement et l’utiliser à bon escient ? Nous faisons le point dans cet article.

Facture pro forma : tout comprendre simplement

L’expression « pro forma » est une locution latine signifiant littéralement « pour la forme ». En d’autres termes, une facture pro forma est éditée par usage ou par convention entre deux parties exerçant habituellement une activité commerciale.

Il s’agit d’un document provisoire utile à la décision du chef d’entreprise. Elle ressemble en tous points à une facture mais la mention « pro forma » est clairement indiquée. À l’instar du devis, elle permet de prendre connaissance des modalités d’achat avant de passer une commande effective.

La facture définitive, quant à elle, a une valeur contractuelle et doit être conservée pour la comptabilité. Elle peut légèrement différer de la facture pro forma, si par exemple un ou plusieurs articles viennent à être échangés ou à manquer dans la commande.

Les mentions de la facture pro forma

De valeur uniquement commerciale, la pro forma est très souvent utilisée dans le cadre des relations avec l’administration fiscale, et notamment des douanes, pour justifier les éventuelles exonérations de TVA.

À ce titre, outre la mention pro forma qui doit être impérativement écrite, elle respecte un certain formalisme et contient les mentions suivantes :

• L’identification du vendeur / fournisseur avec adresse et coordonnées de contact
• L’identification du prospect / client
• La date d’émission de la pro forma et son numéro
• Le détail des prestations / marchandises vendues et leurs quantités
• Les tarifs hors taxes et éventuelles remises commerciales
• Le montant de la TVA ou la mention de son exonération
• Les délais de paiement / de livraison / de validité de l’offre
• La devise de facturation
• L’Incoterm, c’est-à-dire les conditions relatives au transport et au transfert des risques de l’acheteur au vendeur (lieu d’enlèvement, assurance, transfert de propriété, lieu de livraison)

Si la facture pro forma est destinée à une transaction internationale, elle doit en plus mentionner :

Cette liste n’est pas exhaustive et peut mentionner tout autre renseignement utile.

Les avantages de la facture pro forma

Les avantages de la facture pro forma sont réels pour les deux parties, acheteur professionnel d’une part, et vendeur professionnel d’autre part.

Côté acheteur, la facture pro forma permet :

• De prendre connaissance des tarifs, taxes, frais de préparation et de livraison, etc.
• De recevoir un descriptif précis des produits souhaités, la pro forma étant souvent accompagnée d’un catalogue produits
• De bénéficier d’un délai de réflexion avant achat, l’édition d’une facture pro format n’engage pas un paiement
• De connaître les modalités d’un fournisseur, via ses conditions générales de vente notamment

Côté vendeur, la facture pro forma permet :

• De faire connaître son offre à un prospect ou client
• De s’engager commercialement sur une remise tarifaire
• D’exiger le paiement par avance avant livraison d’un bien ou d’un service

Une fois le paiement réalisé par l’acheteur, la commande est réputée comme passée. C’est à ce moment que le vendeur envoie les produits ou délivre la prestation. Il doit alors accompagner la commande d’une facture définitive.

L’avantage ici est le paiement en avance, très utile pour débuter une relation commerciale. En effet, grâce à la pro forma, le vendeur se prémunit contre les risques d’impayés de l’acheteur et évite un éventuel recouvrement de créances.

Quand et comment utiliser la facture pro forma ?

De manière générale, vous pouvez utiliser la facture pro forma lors d’une nouvelle relation avec un prospect professionnel ou un client qui se situe à l’étranger. Elle évite d’en passer par le devis et informe de l’obligation de paiement en amont de la vente de produits et / ou services. Il ne faut donc pas hésiter à utiliser de cette possibilité si vous avez le moindre doute sur la solvabilité de votre acheteur potentiel ou si vous effectuez des livraisons à l’international.

Gardez cependant à l’esprit que la facture pro forma n’oblige pas au paiement : elle fait office d’offre commerciale et ne vaut pas contrat. En tout état de cause, elle ne doit en aucun cas justifier l’absence de facture, cette dernière étant légalement délivrée une fois la commande passée et le paiement réalisé.

Tout bon logiciel de facturation, gratuit ou payant, doit vous permettre d’éditer des factures pro forma les plus précises possibles. C’est un document d’accroche qui doit inciter votre prospect à vous faire confiance, pour établir une relation commerciale durable avec vous.

Acheteur ou vendeur professionnel, la facture pro forma n’a désormais plus de secrets pour vous !