Que peut-on intégrer dans les dépenses professionnelles ?

Selon l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF), les dépenses professionnelles ou frais professionnels sont celles ou ceux qui sont effectué(e)s par un salarié ou un travailleur non salarié dans le cadre de l’exercice de son activité.

Pour les salariés et pour les travailleurs non salariés, il faut savoir que ces dépenses professionnelles sont différentes dans la mesure où elles n’intègrent pas les mêmes éléments et que leur prise en charge peut également varier. Faisons le point dans ce dossier.

Dépenses professionnelles : quelles sont-elles pour le salarié ?

Les frais professionnels du salarié

Un salarié, au sein d’une entreprise, peut être concerné par tout un panel de frais professionnels.

• Les frais de nourriture : il s’agit des frais de repas pris dans le cadre de déplacements professionnels. Leur montant réel peut être déduit s’il est justifié et raisonnable.
• Les frais de transport : cela se réfère aux frais de transport générés lors de déplacements professionnels (avion, train, taxi, hébergement, péage, etc.).
• Les frais de voiture : lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer des déplacements dans le cadre de son activité professionnelle ou pour se rendre sur son lieu de travail, il peut déduire ses dépenses, dans la limite d’un aller-retour par jour de 40 kilomètres.
• Les cotisations syndicales : le paiement des cotisations syndicales ne permet pas de les déduire des impôts.
• Les frais de télétravail : les dépenses que le salarié doit engager pour exercer son métier en télétravail sont comptabilisées.
• Les frais de mobilité et de déménagement : il s’agit des frais occasionnés par la mutation d’un salarié.
• Les frais d’habillage : ils sont déductibles dès lors que le salarié est dans l’obligation d’acheter une tenue spécifique pour exercer son activité.
• Les frais de documentation professionnelle : il s’agit des frais que le salarié doit dépenser pour acquérir de la documentation professionnelle nécessaire à son activité et non fournie par son employeur.
• Les frais de formation professionnelle et de stage.

Les dépenses professionnelles du travailleur indépendant

Pour le travailleur non salarié (TNS), il est possible de réduire le bénéfice imposable en tenant compte de certaines dépenses professionnelles, ou frais généraux, qui s’apparentent aux frais réels des salariés. Attention toutefois, car la déduction de ces dépenses est particulièrement encadrée par la loi et tout manquement aux règles en vigueur peut conduire à un redressement fiscal.

Les personnes physiques assujetties à l’impôt sur le revenu au titre des bénéfices peuvent déduire certaines dépenses professionnelles. Cela concerne les professionnels libéraux, imposés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) répartis sur une année civile, et les artisans, commerçants et industriels, imposés quant à eux dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) répartis sur un exercice ou année comptable.

Sont comptabilisées dans les dépenses professionnelles toutes les dépenses que le TNS effectue et qui sont strictement indispensables au fonctionnement et à l’exercice de son activité. En effet, l’utilité professionnelle de ces dépenses doit impérativement être justifiée.

Elles peuvent donc inclure les loyers déductibles, les frais de fournitures et de petit matériel de bureau, les frais de personnel, les frais de repas individuels (pour compenser leur non droit aux tickets restaurants que perçoivent les salariés), les frais de transport, les impôts, les cotisations sociales de l’exploitant et de son conjoint collaborateur, etc.

Dépenses professionnelles déductibles : comment les calculer ?

Dépenses professionnelles déductibles pour les travailleurs indépendants

Pour les travailleurs indépendants, les dépenses professionnelles peuvent être déduites à 100 % - excepté pour les micro-entrepreneurs –, à condition de pouvoir justifier de l’utilité strictement professionnelle de la dépense.

Il convient toutefois de préciser que des règles spécifiques sont prévues pour certaines de ces dépenses professionnelles.

• Les frais de repas individuel sont possibles uniquement si le professionnel réside trop loin de son lieu de travail pour rentrer déjeuner à domicile, et dans la limite de 14,15 euros par jour.
• Les frais de déplacement à titre professionnel sont déductibles à 100 % (sur présentation de l’ensemble des justificatifs) ou selon un forfait. Le forfait prévoit un certain barème kilométrique en fonction des chevaux fiscaux du véhicule et de la distance réalisée, à condition de dépasser 40 km de distance avec le domicile.

Dépenses professionnelles déductibles pour les micro-entrepreneurs

En principe, le micro-entrepreneur déclare son chiffre d’affaires brut sur sa déclaration de revenus et un abattement fiscal est automatiquement appliqué (71 % pour les activités de vente, 50 % pour les autres activités BIC et 34 % pour les activités BNC) afin de compenser les frais professionnels non déductibles en l’état.

Dépenses professionnelles déductibles pour le salarié

Les salariés bénéficient d’une déduction forfaitaire de 10 % dans le cadre de leurs impôts, qui permet de couvrir tout ou partie des dépenses professionnelles nécessaires à l’exercice de leur activité.

Les frais que l’employeur rembourse à son salarié ne seront pas imposables, à condition qu’ils soient justifiés dans un cadre professionnel.

Notons également que les demandeurs d’emploi depuis plus d’un an peuvent déduire leurs dépenses effectuées dans le cadre de leur recherche d’emploi, sous la forme d’un forfait.

Néanmoins, le salarié peut opter pour la déduction de ses frais professionnels réels s’il estime que ceux-ci dépassent l’abattement de 10 %. Dans ce cas, l’ensemble des dépenses professionnelles déclarées doivent être listées et justifiées par la fourniture des factures qui y sont liées. La déclaration doit être effectuée sur l’imprimé 2042 de la déclaration des impôts.

Les sommes perçues par le salarié en remboursement de ses dépenses professionnelles n’entrent pas dans la catégorie des avantages en nature. En conséquence, elles ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales, dans la limite toutefois d’un certain plafond.