Documents administratifs d'une entreprise : combien de temps les garder ?
Dans le cadre de la vie d’une entreprise, de nombreux documents administratifs à vocations diverses sont produits chaque jour, chaque semaine, chaque mois et/ou chaque année. Au fil des années, leur volume grandit. Néanmoins, il faut savoir que la loi a fixé une durée légale de conservation pour chaque catégorie de document. En effet, il n’est pas possible de les jeter ou de les détruire avant un certain temps, sous peine de sanctions, mais aussi de s’exposer au risque de ne pas être en mesure de fournir de preuve en cas de litige.
Mais alors, quelle est la durée légale de conservation des documents administratifs d’une entreprise ? Quelle est l’utilité d’une telle précaution ? À quoi s’exposent les entreprises qui ne respectent pas les durées fixées ? Que faire de ces documents une fois le délai expiré ? Nos réponses dans ce dossier.
Pourquoi faut-il conserver les documents administratifs d’une entreprise ?
Une entreprise se doit de conserver les documents administratifs relatifs à son activité au cours de sa vie sociale et pendant un certain temps après sa fermeture. Il est également nécessaire de conserver les documents liés à des contrats résiliés. Pourquoi de telles précautions ?
D’une part, parce que ces documents administratifs font office de preuve en cas de contrôle administratif ou de litige. Ils constituent en effet les preuves de l’existence de droits, d’obligations, etc. Par ailleurs, ils participent de l’historique de l’entreprise et de son activité. Il est donc impératif de conserver ces documents administratifs pendant une durée minimale légale.
Combien de temps conserver les documents administratifs d’une entreprise ?
La durée légale de conservation des documents administratifs d’une entreprise varie en fonction de leur nature.
Les documents comptables : 10 ans au minimum
Les documents comptables de l’entreprise que sont les livres et registres comptables doivent être conservés au moins 10 ans après leur clôture, comme le prévoit l’article L. 123-22 du Code du commerce.
Ceci concerne notamment le livre journal, la balance générale annuelle, les inventaires, les bilans et les comptes de résultat, les comptes auxiliaires, etc.
Ces documents comptables sont liés à différents documents d’investissements (contrats d’investissements, documents d’acquisition ou de cession de biens, contrat de participations, etc.) et à différents autres contrats (assurances, devis, leasing, emprunts, factures, bons de commande, bons de réception, bons de livraison, etc.).
Les documents fiscaux : 10 ans au minimum
Les documents liés à la fiscalité de l’entreprise doivent être conservés pendant un délai minimal de 10 ans.
Ceux-ci comprennent tous les documents relatifs au paiement des impôts, des taxes et droits divers, mais également les justificatifs de TVA.
Les documents sociaux : de 3 ans à une durée illimitée
La durée de conservation des documents sociaux varie en fonction de leur nature.
- Les rapports (conseil d’administration, gérant, commissaire aux comptes, etc.) doivent être gardés pendant 3 ans, tel que le prévoit l’article L.235-9 du Code du commerce.
- Les documents tels que les convocations, les pouvoirs et les feuilles de présence sont à conserver 3 ans.
- Les dossiers du personnel (pièces comptables relatives aux salaires, honoraires, livre de paie, etc.) doivent être conservés au moins 5 ans, tel que le prévoit l’article L.3245-1 du Code du travail.
- Les documents relatifs aux statuts de l’entreprise doivent être conservés 5 ans après retrait du RCS (Registre du commerce et des sociétés), tel que le prévoit l’article 2224 du Code civil.
- Les registres des procès-verbaux doivent être conservés pendant 5 ans, tel que le prévoit l’article 2224 du Code civil.
- Les dossiers relatifs aux actions et aux parts sociales doivent être conservés au moins 10 ans, et au moins 5 ans après la cession de l’entreprise.
- Les bulletins de salaire doivent être conservés pendant 10 ans.
- Les registres des titres nominatifs (fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement) doivent être conservés pendant 30 ans.
- Les dossiers d’accidents du travail et de maladie professionnelle sont à conserver pour une durée illimitée.
Les documents commerciaux : de 3 à 10 ans
L’article L. 123-22 du Code du commerce stipule que les documents commerciaux doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans. Ceci comprend les accords industriels, les contrats commerciaux, mais aussi les commandes des clients et des fournisseurs.
En revanche, les déclarations en douane sont à conserver 3 ans au moins.
Les documents de l’Urssaf : 6 ans au moins
Les documents de l’Urssaf relatifs au contrôle des cotisations sociales et au recouvrement sont à conserver pendant au moins 6 ans après émission.
Quels risques en cas de non-conservation ?
La définition de délais de conservation légaux contraint chaque entreprise à leur strict respect. Dans le cas contraire, la société s’expose à des sanctions. En effet, il suffit de consulter l’article 1734 du Code général des impôts pour constater que l’entreprise peut se voir appliquer une amende de 10 000 euros si elle ne conserve pas ses documents fiscaux ou si elle les détruit avant le délai fixé par la loi. À noter que cette amende est appliquée pour chaque document fiscal sollicité et non présenté.
Mais ce n’est pas tout. En effet, l’entreprise qui se débarrasse de ces documents administratifs ne dispose plus de preuve officielle pour se justifier et se défendre en cas de litige avec un client ou un fournisseur. Il en va donc de sa propre défense.
Comment jeter les documents administratifs d’une entreprise ?
Une fois passé le délai légal de conservation des documents administratifs d’une entreprise, il est légitime de se questionner sur la manière de les traiter.
L’archivage
Ce n’est pas parce que la loi a fixé des délais minimaux de conservation qu’il est obligatoire de se débarrasser définitivement des documents « périmés ». En effet, il est tout à fait possible de se tourner vers une solution d’archivage externalisée ou de les conserver sur un fichier électronique réservé à cet effet.
La destruction
L’autre option consiste à détruire les archives une fois le délai légal de conservation expiré. Pour ce faire, vous pouvez investir dans l’achat d’une broyeuse ou faire appel aux services d’une entreprise spécialisée qui se charge du broyage des documents de manière sécurisée et de leur recyclage, si celui-ci est autorisé et possible.
À noter que la destruction ou l’archivage des documents administratifs périmés doivent être effectués de manière régulière, c’est-à-dire une fois par an ou tous les six mois, afin de mieux gérer le flux des documents conservés au sein de l’entreprise.
Commenter ce dossier
Dossiers similaires
-
Comment gérer les conflits entre associés dans une tpe / pme ? S’associer pour créer une entreprise est souvent une solution adoptée lorsque plusieurs personnes ont un projet (commercial ou de prestations de service) commun. Mais une telle association...
-
Auto-entrepreneur : comment déclarer son chiffre d'affaires ? L’auto-entreprise est un régime simplifié d’un point de vue fiscal et comptable allégeant considérablement les formalités liées à la création d’entreprise et à la déclaration des...
-
Pourquoi un tableau de bord est indispensable à la gestion de son entreprise ? Un tableau de bord pour une entreprise est un outil qui lui permet de contrôler son développement et son évolution et surtout d’anticiper d’éventuelles difficultés. Il s’agit d’un...
-
Facture proforma : définition, utilité, différence avec un devis Une facture proforma n'a aucune valeur juridique ou comptable, contrairement à un devis ou une facture classique. Ce type de facture désigne plutôt une proposition commerciale, en vue d'un achat...
-
Comment gérer un client difficile ? À quel moment s'en séparer ? Bien des entreprises sont contraintes de faire face à un ou plusieurs client(s) mécontent(s). Si ces situations sont désagréables, elles peuvent parfois impacter fortement les équipes et...
-
Responsabilité sociétale des entreprises (RSE) : de quoi parle-t-on ? Comme toutes les composantes de l’ensemble de la société, les entreprises prennent en compte aujourd’hui des préoccupations sociales et environnementales pour mener et gérer leur activité....
-
Qu'est-ce que le nantissement de fonds de commerce ? Le nantissement de fonds de commerce est une sorte de garantie qu’un débiteur peut apporter à son créancier. En effet, l’opération consiste à mettre les biens meubles incorporels du fonds de...
-
Intrapreneuriat : définition, caractéristiques et mise en place L’intrapreneuriat est une pratique qui consiste à permettre à des salariés d’une entreprise de disposer des moyens et du temps nécessaires pour réfléchir et agir afin de créer et...
-
La cessation de paiements pour une entreprise : explications, conséquences Une entreprise est considérée en cessation de paiements, état aussi appelé « dépôt de bilan », lorsqu’elle est dans l’impossibilité de faire face à ses dettes avec son actif disponible,...
-
Certifications ISO : quelles sont-elles ? Quel intérêt pour l'entreprise ? Vous êtes un entrepreneur et vous demandez comment améliorer la qualité de vos produits et services pour toujours satisfaire au mieux les exigences de vos clients ? Et si vous vous tourniez vers...
-
Prévisionnel financier : comment le construire de façon crédible ? Le prévisionnel financier fait partie intégrante du business plan nécessaire à la création d’entreprise. Souvent boudé par les entrepreneurs en raison de son apparente complexité, il est...
-
Documents d'entreprise : combien de temps les garder (contrats, factures, etc.) ? Au cours de sa vie, une entreprise produit un grand nombre de documents divers. Il faut savoir que chacun de ces documents doit être conservé pendant une certaine durée après son émission et que...
- Jannick le 14/11/2022 dans Mon comptable a fait une erreur de déclaration : quel recours ?
Mon comptable a omis de me déclarer dans la SARL créé en juin 2010 en... - Philipien le 31/10/2022 dans Rôle et fonction du management : définition et explications
Management: Le terme désigne donc à la fois la gestion au sens propre et la... - John B. le 27/10/2022 dans Qu'est-ce que le management de transition ? Caractéristique, mise en place
Dans le contexte actuel de pénurie de talents, le management de transition peut clairement être... - André le 24/10/2022 dans Mon comptable a fait une erreur de déclaration : quel recours ?
J'exploite un centre d'affaires donc un LMP. Je m'aperçois que le cabinet d'expertise comptable qui... - Jospin junior le 13/10/2022 dans Création d'entreprise : comment valider son idée ?
Merci beaucoup pour ce briefing sur les attitudes et aptitudes à avoir avant le lancement...