Documents administratifs d'une entreprise : combien de temps les garder ?

Dans le cadre de la vie d’une entreprise, de nombreux documents administratifs à vocations diverses sont produits chaque jour, chaque semaine, chaque mois et/ou chaque année. Au fil des années, leur volume grandit. Néanmoins, il faut savoir que la loi a fixé une durée légale de conservation pour chaque catégorie de document. En effet, il n’est pas possible de les jeter ou de les détruire avant un certain temps, sous peine de sanctions, mais aussi de s’exposer au risque de ne pas être en mesure de fournir de preuve en cas de litige.

Mais alors, quelle est la durée légale de conservation des documents administratifs d’une entreprise ? Quelle est l’utilité d’une telle précaution ? À quoi s’exposent les entreprises qui ne respectent pas les durées fixées ? Que faire de ces documents une fois le délai expiré ? Nos réponses dans ce dossier.

Pourquoi faut-il conserver les documents administratifs d’une entreprise ?

Une entreprise se doit de conserver les documents administratifs relatifs à son activité au cours de sa vie sociale et pendant un certain temps après sa fermeture. Il est également nécessaire de conserver les documents liés à des contrats résiliés. Pourquoi de telles précautions ?

D’une part, parce que ces documents administratifs font office de preuve en cas de contrôle administratif ou de litige. Ils constituent en effet les preuves de l’existence de droits, d’obligations, etc. Par ailleurs, ils participent de l’historique de l’entreprise et de son activité. Il est donc impératif de conserver ces documents administratifs pendant une durée minimale légale.

Combien de temps conserver les documents administratifs d’une entreprise ?

La durée légale de conservation des documents administratifs d’une entreprise varie en fonction de leur nature.

Les documents comptables : 10 ans au minimum

Les documents comptables de l’entreprise que sont les livres et registres comptables doivent être conservés au moins 10 ans après leur clôture, comme le prévoit l’article L. 123-22 du Code du commerce.

Ceci concerne notamment le livre journal, la balance générale annuelle, les inventaires, les bilans et les comptes de résultat, les comptes auxiliaires, etc.

Ces documents comptables sont liés à différents documents d’investissements (contrats d’investissements, documents d’acquisition ou de cession de biens, contrat de participations, etc.) et à différents autres contrats (assurances, devis, leasing, emprunts, factures, bons de commande, bons de réception, bons de livraison, etc.).

Les documents fiscaux : 10 ans au minimum

Les documents liés à la fiscalité de l’entreprise doivent être conservés pendant un délai minimal de 10 ans.

Ceux-ci comprennent tous les documents relatifs au paiement des impôts, des taxes et droits divers, mais également les justificatifs de TVA.

Les documents sociaux : de 3 ans à une durée illimitée

La durée de conservation des documents sociaux varie en fonction de leur nature.

• Les rapports (conseil d’administration, gérant, commissaire aux comptes, etc.) doivent être gardés pendant 3 ans, tel que le prévoit l’article L.235-9 du Code du commerce.
• Les documents tels que les convocations, les pouvoirs et les feuilles de présence sont à conserver 3 ans.
• Les dossiers du personnel (pièces comptables relatives aux salaires, honoraires, livre de paie, etc.) doivent être conservés au moins 5 ans, tel que le prévoit l’article L.3245-1 du Code du travail.
• Les documents relatifs aux statuts de l’entreprise doivent être conservés 5 ans après retrait du RCS (Registre du commerce et des sociétés), tel que le prévoit l’article 2224 du Code civil.
• Les registres des procès-verbaux doivent être conservés pendant 5 ans, tel que le prévoit l’article 2224 du Code civil.
• Les dossiers relatifs aux actions et aux parts sociales doivent être conservés au moins 10 ans, et au moins 5 ans après la cession de l’entreprise.
• Les bulletins de salaire doivent être conservés pendant 10 ans.
• Les registres des titres nominatifs (fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement) doivent être conservés pendant 30 ans.
• Les dossiers d’accidents du travail et de maladie professionnelle sont à conserver pour une durée illimitée.

Les documents commerciaux : de 3 à 10 ans

L’article L. 123-22 du Code du commerce stipule que les documents commerciaux doivent être conservés pendant une durée minimale de 10 ans. Ceci comprend les accords industriels, les contrats commerciaux, mais aussi les commandes des clients et des fournisseurs.

En revanche, les déclarations en douane sont à conserver 3 ans au moins.

Les documents de l’Urssaf : 6 ans au moins

Les documents de l’Urssaf relatifs au contrôle des cotisations sociales et au recouvrement sont à conserver pendant au moins 6 ans après émission.

Quels risques en cas de non-conservation ?

La définition de délais de conservation légaux contraint chaque entreprise à leur strict respect. Dans le cas contraire, la société s’expose à des sanctions. En effet, il suffit de consulter l’article 1734 du Code général des impôts pour constater que l’entreprise peut se voir appliquer une amende de 10 000 euros si elle ne conserve pas ses documents fiscaux ou si elle les détruit avant le délai fixé par la loi. À noter que cette amende est appliquée pour chaque document fiscal sollicité et non présenté.

Mais ce n’est pas tout. En effet, l’entreprise qui se débarrasse de ces documents administratifs ne dispose plus de preuve officielle pour se justifier et se défendre en cas de litige avec un client ou un fournisseur. Il en va donc de sa propre défense.

Comment jeter les documents administratifs d’une entreprise ?

Une fois passé le délai légal de conservation des documents administratifs d’une entreprise, il est légitime de se questionner sur la manière de les traiter.

L’archivage

Ce n’est pas parce que la loi a fixé des délais minimaux de conservation qu’il est obligatoire de se débarrasser définitivement des documents « périmés ». En effet, il est tout à fait possible de se tourner vers une solution d’archivage externalisée ou de les conserver sur un fichier électronique réservé à cet effet.

La destruction

L’autre option consiste à détruire les archives une fois le délai légal de conservation expiré. Pour ce faire, vous pouvez investir dans l’achat d’une broyeuse ou faire appel aux services d’une entreprise spécialisée qui se charge du broyage des documents de manière sécurisée et de leur recyclage, si celui-ci est autorisé et possible.

À noter que la destruction ou l’archivage des documents administratifs périmés doivent être effectués de manière régulière, c’est-à-dire une fois par an ou tous les six mois, afin de mieux gérer le flux des documents conservés au sein de l’entreprise.