Frais de transport des salariés : quelles obligations de l'employeur ?

Le Code du travail stipule qu’un employeur doit prendre en charge une partie du prix des transports empruntés par ses salariés pour leur trajet domicile-travail et inversement. Pour certains types de moyens de transport, cette participation financière est une obligation, pour d’autres, elle est facultative. Quel est le montant de la prise en charge des frais de transport par l’employeur ? Dans quels cas ? Quels sont les salariés concernés ?

Une participation obligatoire de l’employeur pour les moyens de transport publics

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont pour obligation de prendre en charge une partie du prix des moyens de transport utilisés par leurs salariés pour leur trajet domicile-travail.

Cette obligation concerne des moyens de transport bien définis. Il s’agit de moyens de transport publics ou de services publics de location de vélos. Ainsi, un employeur est dans l’obligation de participation financièrement aux frais de transport de ses salariés si ces derniers sont titulaires d’une carte ou d’un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire, ou à un nombre de voyages illimité émis par la SNCF, une entreprise de transport public ou une autre régie de transport public type RATP. Cette obligation est aussi de mise si ses salariés possèdent un abonnement à un service public de location de vélos.

À savoir : des titres de transport achetés à l’unité par les salariés pour leur trajet domicile-travail n’obligent pas l’employeur à participer à ces frais.

Un employeur qui ne respecte pas son obligation de prise en charge s’expose à une amende de 750 euros maximum.

Le montant de la participation de l’employeur aux frais de transport de ses salariés

La prise en charge par l’employeur des frais de transport de ses salariés pour leurs trajets domicile-travail est équivalente à 50 % du prix de leurs abonnements aux moyens de transport cités plus haut. Cette contribution est exonérée de charges sociales, de CSG et de CRDS. Pour l’employeur, les frais de transport du personnel sont déductibles du résultat fiscal de l’entreprise.

La participation financière de l’employeur est calculée sur la base du prix de ces transports en 2^e classe et pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Tous les salariés, à temps complet et à temps partiel, sont concernés par cette prise en charge de leurs frais de transport. Seuls les salariés occupés moins d’un mi-temps ne bénéficient pas de la prise en charge à hauteur de 50 %. Cette dernière est en effet calculée en proportion du nombre de leurs heures travaillées. La contribution de l’employeur doit apparaître sur les bulletins de salaire des salariés concernés.

Les salariés qui utilisent un moyen de transport public ou louent un vélo auprès d’un service public pour se déplacer entre leur domicile et leur travail doivent fournir à leur employeur leur titre de transport ou tout justificatif d’après lesquels la prise en charge de l’employeur est calculée.

En principe, l’employeur doit verser sa contribution au coût des moyens de transport de ses salariés régulièrement, une fois qu’ils ont fait cette dépense. Le délai ne peut en revanche pas dépasser la fin du mois qui suit la validité du titre de transport. Pour les abonnements annuels, la participation financière de l’employeur est répartie tous les mois.

Une prise en charge de l’employeur facultative pour d’autres moyens de transport de ses salariés

Si ses salariés n’utilisent pas les transports publics ou viennent sur leur lieu de travail avec leur voiture ou vélo personnel, l’employeur n’a pas l’obligation de participer à leurs frais de transport. Néanmoins, cette option facultative est parfois offerte par l’employeur.

La participation aux frais de transport des salariés est alors décidée soit par l’employeur lui-même, soit par un accord d’entreprise. Dans ce cas, sa contribution s’applique à tous les salariés de l’entreprise.

Cette prise en charge facultative peut prendre la forme d’une « prime transport » destinée à couvrir tout ou partie des frais de carburant du salarié, ou des frais de recharge pour les véhicules électriques, par exemple. L’employeur peut également décider du versement d’indemnités kilométriques selon un barème de frais kilométriques défini par l’administration fiscale.

Depuis le 10 mai 2020, les employeurs peuvent aussi décider (ou non), par un accord d’entreprise ou de branche, de prendre en charge les frais de trajet de leurs salariés qui utilisent des transports dits « à mobilité douce » tels que le vélo, le covoiturage, les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement), ou d’autres services de mobilité partagée. Dans ce cas, la prise en charge de l’employeur se matérialise par une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et de contributions sociales, dans la limite de 400 euros par an et par salarié. À noter : cette contribution peut se cumuler avec les prises en charge des frais de transport obligatoires, comme celles qui sont facultatives.