Qu'est que le workflow ? En quoi est-il utile pour l'entreprise ?

La traduction de workflow est « flux de travaux ». Derrière ce terme très utilisé, nous retrouvons un ensemble de tâches mais aussi et surtout un outil essentiel aux entreprises. Celui-ci optimise l’organisation du travail. Il permet à chaque collaborateur de prendre connaissance des tâches qui lui sont confiées et aux chefs de projets de suivre en temps réel leur évolution. Qu’est-ce que le workflow ? Comment est-il utilisé ? Quels sont ses atouts ? Réponses.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow est un processus qui permet de lister l’ensemble des tâches à réaliser mais aussi les collaborateurs impliqués. Ces derniers peuvent être des salariés ou des prestataires extérieurs. Plus précis qu’un processus métier, le workflow est un processus opérationnel (ou séquentiel) qui permet de mener à bien un projet du début à la fin.

Le workflow est aussi le nom donné à l’outil qui permet de définir les tâches à effectuer, leur ordre de priorité et les personnes qui interviennent sur chacune d’entre elles.

Bon à savoir :

La définition du workflow peut sembler complexe mais le procédé est proche de la célèbre « To-Do List » qui permet de s’organiser au quotidien et surtout d’être plus performant.

Les avantages du workflow

En plus d’être utile, le workflow présente de nombreux avantages. C’est pour cela qu’il est massivement exploité par les entreprises. Le workflow peut prendre la forme d’un logiciel, d’une application et même plus simplement d’un document partagé. Dans tous les cas, l’accès est assuré à l’ensemble des personnes concernées par les tâches ainsi qu’aux différents responsables.

Grâce au workflow, il est possible de :

• Prendre connaissance des tâches à effectuer, de leur nature et du délai,
• Connaître l’avancée en temps réel (en cours de réalisation, en cours de validation, etc.),
• Savoir qui travaille sur une tâche,
• Interagir avec les personnes concernées par les différentes tâches à réaliser.

Différence entre le workflow procédural et le workflow ad hoc

Il existe deux types de workflow.

• Le workflow procédural se compose de tâches figées et toujours identiques. Une fois mis en place, ce workflow n’est pas modifié.
• Le workflow ad hoc est collaboratif. Il évolue en fonction des tâches réalisées, des retours et des éventuels imprévus.

Le choix entre ces deux processus se fait en tenant compte de l’activité de l’entreprise ou de la nature du projet ou du travail à réaliser.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles le workflow ?

Le workflow permet aux entreprises d’optimiser l’organisation du travail en intégrant les salariés et les prestataires extérieurs, qu’ils travaillent sur site ou à distance. Véritable tableau de bord, l’outil de gestion facilite le travail de chaque collaborateur mais aussi des managers car il offre une vue d’ensemble.

Les outils de workflow offrent une bonne traçabilité. Ainsi, en cas de problème, il est possible de revenir sur la réalisation d’un projet étape par étape et de définir à quel moment il y a eu une défaillance.

Le workflow permet enfin de centraliser tous les documents indispensables pour mener à bien un projet. Qu’il s’agisse de données, de visuels ou de textes, il est possible de les télécharger et de les mettre à la disposition de l’ensemble des intervenants.