La lettre d'intention : quel est son objectif ? Comment la rédiger ?

Le terme de « lettre d’intention » revient de plus en plus souvent, aussi bien dans les grandes que dans les petites entreprises. Le problème, c’est que de nombreux collaborateurs ne savent pas forcément de quoi il retourne. Pourtant une lettre d’intention n’est pas toujours sans conséquence. Afin d’éviter toute interprétation erronée, voici plus d’informations sur ce qu’est une lettre d’intention. Quel est son objectif et comment la rédiger pour qu’elle soit utilisée dans votre entreprise à bon escient ?

Qu'est-ce qu'une lettre d'intention ?

Une lettre d’intention peut s’entendre entre deux États en train de négocier des accords bilatéraux aussi bien qu’entre deux entreprises s’apprêtant à fusionner ou bien à coopérer. Dans tous les cas, il est question de négociation. Que ce soit en entreprise ou en politique, il est de bon ton de ne pas se précipiter. La lettre d’intention, et cela vaut pour les chefs d’État aussi bien que pour les chefs d’entreprises, sert à consigner les déclarations faites au cours des discussions. Sur cette base, les chefs d’État les présentent ensuite pour discussion au parlement de leur État, par exemple. Par la suite, les lettres d’intention peuvent conduire à des modifications de la loi. Et les idées des chefs d'État issues des discussions peuvent ainsi se concrétiser. Ce qui vaut dans les négociations à grande échelle vaut aussi en entreprise : chaque étape peut être examinée avant qu’un accord soit définitivement signé.

Explication des termes

Une lettre d'intention est donc en somme une déclaration préliminaire. En supposant que vous soyez en train de négocier un contrat, vous pouvez maintenant définir les premiers points clés du futur contrat. Vous montrez par cette lettre un intérêt sérieux à votre partenaire commercial et déterminez la façon dont vous voulez agir en tant que partenaire commercial à l'avenir.

Domaine d'application

Ainsi, une lettre d'intention va au-delà d'une conversation ou d'un sondage non contraignant et vise à souligner le sérieux des négociations. La lettre d'intention est souvent utilisée par les conseils d'administration des entreprises. La lettre d'intention fournit un cadre d'orientation que les négociateurs doivent étoffer en détail sur une période plus longue.

Caractéristiques d'une lettre d'intention

Contrairement à ce que beaucoup pensent, la lettre d'intention ne constitue pas une base juridique pour la conclusion d'un contrat. Il s'agit plutôt d'un "compte rendu" de longues discussions contractuelles. Des difficultés peuvent néanmoins survenir si les négociations sont interrompues sans raison. Une protection juridique est donc conseillée. En général, on a recours à la lettre d’intention lors de projet d’acquisition d’entreprises ou bien des projets de grande envergure ou des transactions qui prennent généralement beaucoup de temps.

Éléments obligatoires d’une lettre d’intention

• Désignation des parties contractantes,
• Manifestation d'intérêt pour la transaction désignée (achat/vente),
• Résumé des résultats des pourparlers jusqu'à présent,
• Référence à l'absence d'effet contraignant de la lettre d'intention,
• Clause d'exclusivité : l'achat/la vente/le commerce ou le partenariat doit avoir lieu exclusivement entre les deux parties nommées et les modalités.

Éléments facultatifs

• Spécification de l'achat proposé et des modalités associées, termes, conditions et réserves, droit à la remise ou à la destruction des documents reçus, des motifs pour mettre fin aux négociations en cours,
• Confidentialité : Qu'advient-il des informations reçues, y a-t-il des exceptions définies, des sanctions en cas de violation, le cas échéant ?

Globalement non contraignante sur le plan juridique, la lettre d'intention souligne la portée morale et psychologique de la transaction.

Pourquoi avoir besoin d'une lettre d'intention ?

Fondamentalement, la question se pose de savoir dans quelle mesure un tel accord ou une telle lettre d'intention a un sens à long terme. Il faut garder à l'esprit que dans les négociations contractuelles, les parties ressentent un fort degré d'incertitude. Même une déclaration non contraignante crée un point d'appui et un accord apparent, puisque vous mettez différents points par écrit et ne vous contentez pas d'en discuter verbalement.

Plus de certitude dans les négociations

Si vous êtes quelqu’un qui a besoin d’être rassuré, la lettre d’intention est faite pour vous. Vous devriez donc intégrer dans votre philosophie d'entreprise la rédaction de lettres d'intention ou demander à vos équipes de le faire. De cette manière, vous façonnez une certaine image de votre entreprise et un certain style de leadership. Lorsque vous rédigez de telles déclarations d'intention ou de brefs comptes rendus de discussions d'offres, de négociations de contrats, etc., vous transmettez la certitude d'être fidèle à votre parole d'entrepreneur.

Aide-mémoire pour les process longs

Un tel accord écrit peut également servir d'aide à votre réflexion. Vous enregistrez les modalités d'un futur contrat et pouvez les récapituler ultérieurement. Pour les jeunes entreprises, la lettre d'intention est un outil pratique. Les grandes idées ont besoin de l’aval de partenaires comme les banques, les business angels, etc. Des mois peuvent s'écouler entre la phase d'un premier échange et le déblocage final des fonds. Dans cette phase, il est clair que l'on veut travailler ensemble – mais certains détails doivent encore être affinés. C'est l'un des cas d'utilisation typiques de la lettre d'intention.

Quels sont les différents types de protocole d'accord ?

Une fois que vous avez décidé de rédiger une lettre d'intention, la question suivante se pose : à qui s'adresse-t-elle, ou à quelles parties doit-elle servir ?

La bonne utilisation de la lettre d'intention

Si vous souhaitez l'établir uniquement pour vous aider dans votre réflexion, il est préférable de l'archiver sous forme de protocole dans vos dossiers. S'il s'agit d'une négociation entre deux parties, on peut l'appeler une lettre d'intention bilatérale. Si les négociations impliquent plus de deux parties, on parle de lettre d'intention multilatérale.

Lettre d'intention peu contraignante

Une lettre d'intention peu ou non contraignante confirme que les parties désignées sont en négociations contractuelles. Ainsi, cette forme de lettre d'intention peut être comprise comme une déclaration unilatérale reflétant la représentation de la position de négociation de l'émetteur. En pratique, ce formulaire peut être utilisé pour faire signer le document par les deux parties impliquées dans la négociation. L'objectif est de montrer l'état des négociations et leur sérieux. L’objectif d’une telle lettre d’intention est d'enregistrer des dispositions individuelles telles que les clauses d'exclusivité et les obligations de confidentialité sur une certaine période. Dans ce cas, il n'y a aucune prétention à la conclusion du contrat envisagé.

Lettre d'intention plus engageante

À l’inverse, vous pouvez rédiger une lettre d’intention qui vous engage davantage. Elle est rédigée en termes plus concrets et contient des déclarations juridiquement plus contraignantes. Ce type de lettre d’intention prend en grande partie la forme d'un contrat. Elle précise les éléments essentiels du contrat, tels que les parties contractantes, l'objet de l'achat et le prix d'achat. Mais d'un point de vue juridique, ce n'est pas encore un contrat préliminaire.

Dans la forme, à quoi doit ressembler une lettre d'intention ?

Vous pouvez trouver des modèles de lettre d’intention sur le Net. Mais ceux-ci doivent vous servir de guide. Il est sans doute préférable de se faire accompagner par un professionnel si vous avez des questions. Car dès qu’il est question de Conditions Générales de Vente, il est préférable de savoir où l’on met les pieds. Vous pouvez toujours inclure dans votre lettre d’intention les éléments suivants :

• Les partenaires de négociation et leurs représentants
• Les remarques préliminaires si nécessaire
• Le contenu des négociations
• Le calendrier du projet prévu ou de la suite de la procédure pour la conclusion du contrat
• La confidentialité, les clauses de non-concurrence, la clause d'arbitrage