Organigramme en entreprise : quelle utilité ? Comment le mettre en place ?

Un organigramme est très utile à concevoir pour une entreprise, surtout lorsqu’elle se développe. Il s’agit d’un schéma destiné à représenter visuellement la structure d’une entreprise, c’est-à-dire son type d’organisation avec la mention des différents postes, des dirigeants aux salariés, des fonctions et responsabilités de chacun. Si l’élaboration d’un organigramme ne fait pas partie des obligations légales d’une entreprise, sa conception est vivement recommandée pour une meilleure visibilité de son organisation en interne, comme pour les fournisseurs, clients ou partenaires par exemple.

Qu’appelle-t-on un organigramme ? Quelles formes peut-il prendre ?

L’organigramme désigne un outil qui peut être utilisé par une entreprise pour visualiser d’un seul coup d’œil son organisation interne et les liens hiérarchiques entre les dirigeants et les collaborateurs. Il s’agit en fait d’une photographie à un moment donné des postes présents dans l’entreprise, des personnes qui les occupent et des missions occupées par chacune d’elles.

Pour être efficace, un organigramme doit en permanence être actualisé, en tous les cas suivre de très près les changements de salariés, de postes, ou encore les modifications de la répartition des tâches de chacun dans l’entreprise.

À quoi sert un organigramme ?

S’il n’est pas obligatoire à mettre en place dans une entreprise, un organigramme est un outil très utile notamment quand il y a de plus en plus de salariés dans la société.

L’organigramme est en effet un outil qui permet de communiquer facilement sur l’organisation d’une entreprise et de permettre de comprendre rapidement son organisation et les liens qui existent entre chaque personne qui y travaille. Un document donc très appréciable notamment lors de l’arrivée d’un nouveau salarié qui peut ainsi tout de suite voir et comprendre le fonctionnement de l’entreprise.

L’organigramme donne aussi une bonne image du rôle de chacun dans l’entreprise, du lien entre les différents métiers qui peuvent y être représentés, ainsi que des rapports de subordination. Avec cet outil, chaque salarié, mais aussi les personnes extérieures à l’entreprise comme les clients, les fournisseurs, les partenaires, etc., savent quelle place chaque acteur joue et quel est le bon interlocuteur en cas de besoin.

Comme l’organigramme décrit les liens hiérarchiques qui existent dans une entreprise, il est aussi un outil très utile pour les dirigeants, en particulier ceux de grandes entreprises qui, en cas de dysfonctionnements internes entre les salariés, ont une vue globale et réelle des interactions entre eux et peuvent ainsi plus facilement répondre aux problématiques en cas de besoin, et agir efficacement.

Un organigramme présente aussi les tâches dévolues à chacun dans l’entreprise. Une photographie indispensable qui permet d’optimiser plus facilement leur répartition et donc par conséquent de jouer sur les coûts salariaux au final.

Comment construire un organigramme ? Quelles formes peut-il prendre ?

L’élaboration d’un organigramme n’est pas très compliqué à condition de respecter certaines étapes indispensables.

Il est d’abord conseillé de désigner le collaborateur qui va prendre en charge la mise en place de cet organigramme, de préférence parmi les plus anciens qui ont déjà une bonne connaissance de l’organisation et des membres de l’entreprise.

Ce dernier doit ensuite procéder à l’inventaire de tous les postes, ainsi qu’à l’identification des liens qui existent entre les différents postes en termes de métiers et de compétences, tout comme leur organisation hiérarchique.

Une fois cette photographie de l’entreprise bien établie, il ne reste plus qu’à choisir la forme que prendra l’organigramme car il existe en effet plusieurs méthodes pour cela. Dans tous les cas, chaque poste inscrit sur l’organigramme doit mentionner le nom et le prénom de la personne qui l’occupe, et ses fonctions. Le plus souvent, un organigramme est aussi composé des photos de chaque dirigeant et salarié pour lui donner un aspect plus convivial et encore plus informatif. Voici quelques exemples de présentation :

L’organigramme en pyramide

L’organigramme en pyramide est certainement celui qui est le plus utilisé en entreprise. Il désigne un dessin qui présente à l’aide de lignes verticales les membres de l’entreprise du plus haut niveau hiérarchique (placé au sommet de l’organigramme) au plus bas. Ensuite, chaque ligne, placée en dessous les unes des autres, correspond aux mêmes catégories de métiers et de postes de niveau hiérarchique équivalent.

L’organigramme en arbre

L’organigramme en arbre, comme celui en pyramide, présente les acteurs de l’entreprise en fonction de leur place hiérarchique, mais il ne se lit pas de haut en bas, mais de gauche à droite.

L’organigramme replié

Ce type d’organigramme donne une image de l’entreprise là aussi en fonction d’un classement hiérarchique des postes mais il peut se lire à la fois de haut en bas (comme l’organigramme en pyramide) et de gauche à droite (comme l’organigramme en arbre).

Quel que soit sa forme, un organigramme ne doit en revanche pas être trop chargé pour faciliter sa lecture et sa compréhension. Des outils informatiques courants et simples d’utilisation comme par exemple ceux disponibles sur la suite de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, etc.) proposent des modèles d’organigrammes qu’il est facile ensuite de compléter.