Sous-traiter l'établissement des bulletins de paie : avantages et inconvénients

L’établissement des bulletins de paie est une responsabilité qui incombe bien souvent au département des Ressources Humaines. Et c’est une tâche qui demande à la fois beaucoup de travail et de temps. Il n’est donc pas étonnant que vous vous posiez la question d’une éventuelle sous-traitance de la paie : cela est même tout à fait logique. Si vous êtes une petite ou moyenne entreprise (PME), vous n’avez pas forcément du temps et de l’argent à consacrer à cette partie de l’activité et embaucher une personne dédiée vous reviendrait bien trop cher.

Que veut dire sous-traiter l’établissement des bulletins de paie ?

On parle de sous-traitance ou bien d’externalisation lorsque votre entreprise confie certaines tâches, certains domaines ou certains process à un prestataire de services externe, comme la paie. Cela signifie que votre entreprise charge un prestataire tiers de gérer et d'exécuter la paie de vos collaborateurs ainsi que la vôtre. Ce faisant, vous soulagez vos équipes de cette tâche. Ce qui est pertinent car les exigences relatives à l'établissement des fiches des salaires sont de plus en plus complexes et l'établissement de ces bulletins de paie requiert un niveau de compétences toujours plus haut. Embaucher une seule personne pour cela uniquement s’avère souvent être un coût bien trop élevé. Sous-traiter l’établissement des bulletins de paie peut donc être une solution plus rentable.

Pourquoi sous-traiter l’établissement des bulletins de paie ?

Alors sous-traiter l’établissement de ses bulletins de paie ou non ? La décision de pour ou contre l’externalisation des fiches de salaires dépend principalement de vos exigences et de vos attentes. En général en sous-traitant, votre entreprise cherche à optimiser ses process. Car les personnes libérées de cette tâche peuvent se rendre utiles pour d’autres à plus fortes valeur ajoutée. Et puis il existe souvent des nouvelles lois, des modifications de réglementations, tous ces changements peuvent faire courir des risques ou encore que des erreurs se glissent lors de l’établissement des bulletins de salaire. Seules les personnes qui font de la veille, se tiennent au courant des obligations légales peuvent assurer à leurs collègues des bulletins de paie sans erreur. Et cela a un coût de former régulièrement ses employés.

Quels sont les avantages à sous-traiter l’établissement des bulletins de paie ?

En plus d'alléger la charge de votre équipe RH, l'externalisation de la paie offre d'autres avantages à votre entreprise :

• Gain de temps : comme précisé plus haut, l’établissement des fiches de paie prend beaucoup de temps - temps que l'équipe RH peut utiliser pour des tâches plus importantes lorsqu'un prestataire externe prend en charge ce travail.
• Optimisation des process : l’établissement des fiches de paie n'est pas une tâche facile et en l'externalisant auprès d'un prestataire spécialisé, votre entreprise peut rationaliser le process et réduire les difficultés inhérentes à cette tâche.
• Prévention des erreurs : il y a toujours des changements dans la législation sur les salaires et il faut les mettre en œuvre. Si vos équipes ne sont pas formées de manière adéquate, des erreurs de paie peuvent se produire, ce qui peut avoir des conséquences néfastes. Vous pouvez minimiser la prise de risque en misant sur un prestataire dont c’est le métier.
• Maintien de votre niveau d’information : un prestataire de services de paie vous tient au courant de tous les développements pertinents et vous aide à mieux comprendre l’établissement des fiches de salaire, ce qui vous permet d’en tirer des enseignements précieux.

Quels sont les inconvénients à sous-traiter l’établissement des bulletins de paie ?

L'externalisation de vos fiches de salaires présente des avantages évidents. Toutefois, cela n'est pas toujours judicieux et comporte même certains risques et inconvénients. Cela peut être le cas si votre entreprise choisit un fournisseur qui ne correspond pas à son type de société, ni à ses exigences ou à ses souhaits. Dans ce cas, vous devez faire face à :

• Augmentation des coûts : vous devez vérifier scrupuleusement ce que vous payez pour le service proposé. Car si les coûts en supplément sont nombreux, il peut rapidement arriver que la sous-traitance finisse par être plus coûteuse que l'embauche d'un salarié en charge de l’établissement des fiches de paie.
• Manque de communication : bien sûr, vous pouvez permettre à vos équipes de se concentrer sur autre chose en passant par un sous-traitant. Cela ne vous dispense cependant pas de l'obligation de vous tenir à jour en matière de paie. Au contraire, le succès de la sous-traitance peut être fortement remis en cause si la communication entre vous et votre prestataire de services ne fonctionne pas.
• Sécurité des données : l'externalisation de la paie entraîne la divulgation de données sensibles. Il est donc nécessaire que votre sous-traitant travaille en respectant les normes en matière de protection des données.

A partir de combien de salariés la sous-traitance de l’établissement des bulletins de paie est-elle intéressante ?

Comme mentionné ci-dessus, a priori, les petites entreprises sont plus susceptibles de confier la gestion de leur paie à un prestataire de services externe, tandis que les grandes entreprises investissent davantage dans les équipes internes à mesure que le nombre de leurs salariés augmente. Les petites entreprises, même si elles n'ont qu'un seul employé, doivent également se conformer aux exigences légales et réglementaires en matière de préparation des salaires. Cela implique une quantité de travail considérable, c'est pourquoi la plupart opte pour l'externalisation. Lorsque votre entreprise se développe, elle embauche de nouveaux employés. Cela signifie davantage de défis pour votre département des Ressources Humaines.

Quid de la technologie dans la sous-traitance de l’établissement des bulletins de paie ?

Il est important de faire la lumière sur l’utilisation de la technologie dans l’établissement des bulletins de paie. Car plutôt que de faire appel à un prestataire, vous pouvez choisir d’investir dans un logiciel de paie. En utilisant un logiciel de paie, votre entreprise est beaucoup plus indépendante car elle peut facilement gérer sa paie et ne doit pas compter sur des tiers. Et pour de nombreuses petites entreprises, l'utilisation d'un logiciel de paie est plus rentable que l'externalisation. Il existe des solutions dites "tout-en-un" avec la paie et le suivi, l'enregistrement des jours de congé et des absences, les évaluations de performance, le recrutement, les organigrammes et bien plus encore.

Combien cela coûte-t-il de sous-traiter l’établissement des bulletins de paie ?

La plupart des prestataires de services de paie facturent des frais mensuels en fonction de l'étendue du service. Le coût de l'externalisation de la paie varie donc en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise. Le point positif est que vous ne payez que pour les services utilisés. Cela signifie que si le nombre de vos salariés augmente, le coût mensuel augmente également ; si, au contraire, le nombre de vos salariés diminue, les coûts diminuent.

Comment choisir un prestataire pour sous-traiter l’établissement des bulletins de paie ?

Vous avez pris la décision d’externaliser l’établissement de vos bulletins de paie et vous allez vous mettre à la recherche du prestataire qui vous correspond ? Alors voici quelques conseils :

• Formulez clairement votre demande : avant de commencer à chercher un prestataire de services de paie approprié, dressez la liste de vos attentes et de de vos besoins. Cela vous permettra d’avoir une idée de l’étendue des services souhaités.
• Renseignez-vous sur la réputation des différents prestataires du secteur : les avis d'autres clients sont toujours très bons à prendre. Assurez-vous que l'entreprise que vous visez, jouit d’une bonne réputation. Une bonne réputation et la satisfaction des clients sont de bonnes garanties d'un service satisfaisant.
• Examinez les coûts : vérifiez auprès de chaque prestataire les coûts liés à l'externalisation de votre paie.