Check List : comment l'utiliser efficacement ?

La check list est un outil de gestion très pratique qui est devenu indispensable au sein des entreprises, mais qui s’avère également utile chez soi pour organiser les obligations de sa sphère privée. Cet élément sous la forme d’un tableau permet de lister les tâches à accomplir, de les classer, de les organiser, de prioriser les plus urgentes, d’en définir un planning, de déléguer et d’attribuer certaines ou encore d’en assurer un suivi scrupuleux. En quoi consiste la check list ? Quels sont ses avantages ? Comment la rédiger et l’utiliser efficacement ? Faisons le point dans ce dossier.

Check list : de quoi parle-t-on ?

Une check list est une liste de contrôle des tâches qui est rédigée dans le cadre de la gestion d’un projet. Elle permet en effet de dresser une liste des tâches à accomplir, de les assigner ou de les distribuer, de les gérer, de les regrouper, de les prioriser, d’assurer le suivi de leur avancement, d’en visualiser une temporisation et un planning.

Très utile, la check list est un incontournable au sein de l’entreprise, mais également dans le quotidien personnel, raison pour laquelle les logiciels adaptés se multiplient ! Idéale pour ne rien oublier et pour faciliter le traitement des responsabilités, elle est devenue un élément complet très utilisé, à bien distinguer de la to-do-liste qui s’attache, quant à elle, à faire uniquement l’inventaire basique des tâches à effectuer, sans gestion ni planification.

Quels avantages à rédiger une check list ?

La check list peut être très utile dans de nombreuses situations du quotidien au sein d’une entreprise, mais elle s’avère prépondérante dans le cadre de la gestion d’un projet. En effet, elle liste, elle ordonne, en priorise, elle délègue, elle planifie, etc. C’est un outil intéressant lorsque plusieurs collaborateurs, équipes ou services sont amenés à œuvrer ensemble pour mener à bien un projet, car elle simplifie l’organisation des missions.

La check list est ainsi un outil pratique, fonctionnel, clair, qui facilite la vie en entreprise et la gestion des projets, qui améliore la productivité et qui priorise les tâches à réaliser. Idéale pour éviter le phénomène de procrastination, elle planifie la réalisation des missions et s’affiche ainsi comme un outil collaboratif incontournable.

Comment concevoir et utiliser efficacement une check list ?

Pour qu’elle soit efficace, une check list ne doit pas être conçue n’importe comment. Voici les étapes à suivre.

Choisir le bon support

Bien entendu, une check list peut être rédigée sur une simple feuille ou sur un tableur de type Excel. Néanmoins, face à l’utilité et au succès de ce concept, les logiciels de check lists se sont multipliés. Bien des outils peuvent accompagner la gestion des tâches et s’avèrent plus ou moins complets selon les besoins de l’entreprise (Azendoo, Google Agenda, Google Drive, Google Keep, Microsoft Project, Sharepoint, Trallo, etc.).

Faire le point sur les tâches à y intégrer

Il s’agit de lister les tâches à accomplir, sans ordre précis, de manière à ne rien oublier. Il est nettement plus efficace que cette mission soit effectuée en équipe avec l’ensemble du personnel concerné, à l’occasion d’une réunion dédiée. Cela permet de n’omettre aucune tâche.

Ces tâches peuvent être notées sur papier ou directement saisies dans le logiciel ou le support choisi.

Classer les tâches et les prioriser

Une fois les tâches à réaliser listées, il s’agit désormais de les classer. En effet, certaines tâches sont urgentes et doivent être priorisées, d’autres sont simples et courtes, d’autres encore récurrentes et à organiser. Il est également judicieux d’identifier les dépendances éventuelles entre les missions afin de faciliter leur gestion.

Cette étape cruciale permet d’identifier les tâches les plus importantes et de les prioriser et/ou de les mettre en valeur.

Planifier les tâches

Selon le projet à mener à bien et ses propres échéances, la chek list doit permettre de dresser un calendrier de réalisation des tâches plus ou moins précis. Les échanges collectifs sont ici cruciaux pour permettre de mieux estimer au plus juste le temps à consacrer à chaque tâche afin d’en établir une date limite de réalisation et de faciliter ainsi leur prise en charge dans le cadre du projet.

Répartir et assigner les missions

Une fois les tâches connues, classées et planifiées, elles peuvent être réparties et assignées aux collaborateurs susceptibles de les mener à bien. Bien entendu, il est important d’attribuer des tâches à un personnel qualifié et compétent pour que leur traitement soit efficace.

Suivre l’avancement des tâches

La check list doit en outre être un outil qui permet d’assurer un suivi des tâches. Celles-ci doivent bien entendu être réalisées. En conséquence, il est intéressant que le(s) collaborateur(s) en charge d’une tâche renseignent le suivi de son évolution (à réaliser, en cours de réalisation, en suspens, achevée, etc.). Ces données faciliteront le suivi global du projet, notamment dans le cadre de missions interdépendantes.

Comment s’y prendre pour dresser une check list efficace ? Nos astuces et nos conseils

Suivre les étapes d’une check list telles que nous les avons listées est une chose, mais pour que ce support organisationnel soit véritablement efficace et performant, il importe de respecter quelques points cruciaux.

Une rédaction simple et claire

Pour qu’une check list soit efficace, elle doit être simple. Il ne s’agit pas de rédiger un rapport, mais une liste de tâches à réaliser et à organiser.

Dans le cadre d’un projet vaste, un logiciel dédié peut être utile, mais un simple tableur Excel est tout aussi efficace. Il suffit de créer un tableau clair, lisible et bien organisé. Faites des colonnes qui répertorient les éléments suivants :

• la tâche à effectuer, dans son ordre de priorisation ;
• le délai de réalisation de la tâche ;
• son état d’avancement ;
• l’identité de la personne ou de l’équipe en charge ;
• son éventuelle interdépendance avec d’autres tâches.

Ne rédigez pas de phrases, mais contentez-vous de données résumées et claires. Il faut aller à l’essentiel pour que le tableau de la check list soit lisible et accessible à tous. Les codes couleur peuvent être intéressants pour faciliter la visualisation, notamment dans le cadre de la priorisation des tâches ou encore de leur niveau d’avancement. Attention toutefois à mettre en place un code couleur clair et classique (avec une légende pour éviter les doutes ou les mauvaises interprétations).

Œuvrer en équipe

Il ne faut pas sous-estimer l’importance du travail et de la réflexion en équipe dans ce cadre. En effet, il est important d’œuvrer à plusieurs pour identifier les tâches, les organiser, les classer, les gérer, les organiser, les affecter, les mener à bien, etc.

Dans le cadre d’un projet, cette collaboration est cruciale, d’autant plus que chaque collaborateur peut avoir d’autres missions à assurer en parallèle. Pour que l’organisation soit optimale, chacun doit prendre part à la réalisation et à l’exécution de la check list.

Une vision claire et réaliste

Attention, si une check list doit aller à l’essentiel, il ne s’agit pas d’omettre des éléments clés ou de la bâcler. Une tâche peut être scindée en diverses tâches si cela est nécessaire à son exécution. N’hésitez pas à détailler une tâche en plusieurs missions, notamment si celles-ci sont interdépendantes.

Mentionnez les interdépendances

Pour faciliter la rédaction, le classement et l’organisation de la check list, il importe de bien identifier et préciser les tâches interdépendantes. En effet, certaines ne pourront être traitées que si une autre est effectuée avant ou en même temps. Pour faciliter le travail des équipes concernées, cette identification claire est primordiale.

Pensez à prioriser

La priorisation des tâches urgentes ou clés est essentielle pour ne pas perdre de temps et pour gagner en efficacité. Si le classement est indispensable pour permettre au projet d’être géré et mené à bien dans sa globalité, la priorisation de certaines tâches essentielles facilite leur prise en charge, leur planification et leur suivi. Les collaborateurs sauront ainsi plus clairement sur quelles missions il leur faut se concentrer en priorité.