Check List : comment l'utiliser efficacement ?
La check list est un outil de gestion très pratique qui est devenu indispensable au sein des entreprises, mais qui s’avère également utile chez soi pour organiser les obligations de sa sphère privée. Cet élément sous la forme d’un tableau permet de lister les tâches à accomplir, de les classer, de les organiser, de prioriser les plus urgentes, d’en définir un planning, de déléguer et d’attribuer certaines ou encore d’en assurer un suivi scrupuleux. En quoi consiste la check list ? Quels sont ses avantages ? Comment la rédiger et l’utiliser efficacement ? Faisons le point dans ce dossier.
Check list : de quoi parle-t-on ?
Une check list est une liste de contrôle des tâches qui est rédigée dans le cadre de la gestion d’un projet. Elle permet en effet de dresser une liste des tâches à accomplir, de les assigner ou de les distribuer, de les gérer, de les regrouper, de les prioriser, d’assurer le suivi de leur avancement, d’en visualiser une temporisation et un planning.
Très utile, la check list est un incontournable au sein de l’entreprise, mais également dans le quotidien personnel, raison pour laquelle les logiciels adaptés se multiplient ! Idéale pour ne rien oublier et pour faciliter le traitement des responsabilités, elle est devenue un élément complet très utilisé, à bien distinguer de la to-do-liste qui s’attache, quant à elle, à faire uniquement l’inventaire basique des tâches à effectuer, sans gestion ni planification.
Quels avantages à rédiger une check list ?
La check list peut être très utile dans de nombreuses situations du quotidien au sein d’une entreprise, mais elle s’avère prépondérante dans le cadre de la gestion d’un projet. En effet, elle liste, elle ordonne, en priorise, elle délègue, elle planifie, etc. C’est un outil intéressant lorsque plusieurs collaborateurs, équipes ou services sont amenés à œuvrer ensemble pour mener à bien un projet, car elle simplifie l’organisation des missions.
La check list est ainsi un outil pratique, fonctionnel, clair, qui facilite la vie en entreprise et la gestion des projets, qui améliore la productivité et qui priorise les tâches à réaliser. Idéale pour éviter le phénomène de procrastination, elle planifie la réalisation des missions et s’affiche ainsi comme un outil collaboratif incontournable.
Comment concevoir et utiliser efficacement une check list ?
Pour qu’elle soit efficace, une check list ne doit pas être conçue n’importe comment. Voici les étapes à suivre.
Choisir le bon support
Bien entendu, une check list peut être rédigée sur une simple feuille ou sur un tableur de type Excel. Néanmoins, face à l’utilité et au succès de ce concept, les logiciels de check lists se sont multipliés. Bien des outils peuvent accompagner la gestion des tâches et s’avèrent plus ou moins complets selon les besoins de l’entreprise (Azendoo, Google Agenda, Google Drive, Google Keep, Microsoft Project, Sharepoint, Trallo, etc.).
Faire le point sur les tâches à y intégrer
Il s’agit de lister les tâches à accomplir, sans ordre précis, de manière à ne rien oublier. Il est nettement plus efficace que cette mission soit effectuée en équipe avec l’ensemble du personnel concerné, à l’occasion d’une réunion dédiée. Cela permet de n’omettre aucune tâche.
Ces tâches peuvent être notées sur papier ou directement saisies dans le logiciel ou le support choisi.
Classer les tâches et les prioriser
Une fois les tâches à réaliser listées, il s’agit désormais de les classer. En effet, certaines tâches sont urgentes et doivent être priorisées, d’autres sont simples et courtes, d’autres encore récurrentes et à organiser. Il est également judicieux d’identifier les dépendances éventuelles entre les missions afin de faciliter leur gestion.
Cette étape cruciale permet d’identifier les tâches les plus importantes et de les prioriser et/ou de les mettre en valeur.
Planifier les tâches
Selon le projet à mener à bien et ses propres échéances, la chek list doit permettre de dresser un calendrier de réalisation des tâches plus ou moins précis. Les échanges collectifs sont ici cruciaux pour permettre de mieux estimer au plus juste le temps à consacrer à chaque tâche afin d’en établir une date limite de réalisation et de faciliter ainsi leur prise en charge dans le cadre du projet.
Répartir et assigner les missions
Une fois les tâches connues, classées et planifiées, elles peuvent être réparties et assignées aux collaborateurs susceptibles de les mener à bien. Bien entendu, il est important d’attribuer des tâches à un personnel qualifié et compétent pour que leur traitement soit efficace.
Suivre l’avancement des tâches
La check list doit en outre être un outil qui permet d’assurer un suivi des tâches. Celles-ci doivent bien entendu être réalisées. En conséquence, il est intéressant que le(s) collaborateur(s) en charge d’une tâche renseignent le suivi de son évolution (à réaliser, en cours de réalisation, en suspens, achevée, etc.). Ces données faciliteront le suivi global du projet, notamment dans le cadre de missions interdépendantes.
Comment s’y prendre pour dresser une check list efficace ? Nos astuces et nos conseils
Suivre les étapes d’une check list telles que nous les avons listées est une chose, mais pour que ce support organisationnel soit véritablement efficace et performant, il importe de respecter quelques points cruciaux.
Une rédaction simple et claire
Pour qu’une check list soit efficace, elle doit être simple. Il ne s’agit pas de rédiger un rapport, mais une liste de tâches à réaliser et à organiser.
Dans le cadre d’un projet vaste, un logiciel dédié peut être utile, mais un simple tableur Excel est tout aussi efficace. Il suffit de créer un tableau clair, lisible et bien organisé. Faites des colonnes qui répertorient les éléments suivants :
- la tâche à effectuer, dans son ordre de priorisation ;
- le délai de réalisation de la tâche ;
- son état d’avancement ;
- l’identité de la personne ou de l’équipe en charge ;
- son éventuelle interdépendance avec d’autres tâches.
Ne rédigez pas de phrases, mais contentez-vous de données résumées et claires. Il faut aller à l’essentiel pour que le tableau de la check list soit lisible et accessible à tous. Les codes couleur peuvent être intéressants pour faciliter la visualisation, notamment dans le cadre de la priorisation des tâches ou encore de leur niveau d’avancement. Attention toutefois à mettre en place un code couleur clair et classique (avec une légende pour éviter les doutes ou les mauvaises interprétations).
Œuvrer en équipe
Il ne faut pas sous-estimer l’importance du travail et de la réflexion en équipe dans ce cadre. En effet, il est important d’œuvrer à plusieurs pour identifier les tâches, les organiser, les classer, les gérer, les organiser, les affecter, les mener à bien, etc.
Dans le cadre d’un projet, cette collaboration est cruciale, d’autant plus que chaque collaborateur peut avoir d’autres missions à assurer en parallèle. Pour que l’organisation soit optimale, chacun doit prendre part à la réalisation et à l’exécution de la check list.
Une vision claire et réaliste
Attention, si une check list doit aller à l’essentiel, il ne s’agit pas d’omettre des éléments clés ou de la bâcler. Une tâche peut être scindée en diverses tâches si cela est nécessaire à son exécution. N’hésitez pas à détailler une tâche en plusieurs missions, notamment si celles-ci sont interdépendantes.
Mentionnez les interdépendances
Pour faciliter la rédaction, le classement et l’organisation de la check list, il importe de bien identifier et préciser les tâches interdépendantes. En effet, certaines ne pourront être traitées que si une autre est effectuée avant ou en même temps. Pour faciliter le travail des équipes concernées, cette identification claire est primordiale.
Pensez à prioriser
La priorisation des tâches urgentes ou clés est essentielle pour ne pas perdre de temps et pour gagner en efficacité. Si le classement est indispensable pour permettre au projet d’être géré et mené à bien dans sa globalité, la priorisation de certaines tâches essentielles facilite leur prise en charge, leur planification et leur suivi. Les collaborateurs sauront ainsi plus clairement sur quelles missions il leur faut se concentrer en priorité.
Commenter ce dossier
Dossiers similaires
-
Transmettre son entreprise : comment s'y préparer ? Nos conseils Vous êtes un chef d’entreprise et vous prévoyez de transmettre celle-ci dans un futur plus ou moins proche. Avant de vous lancer, sachez que cette opération nécessite la réalisation de...
-
Centre de Formalités des Entreprises (CFE) : quelles fonctions, quelles missions ? Vous souhaitez créer une entreprise ou tout simplement la modifier voire l’abandonner ? Nul doute que vous aurez besoin d’aller vous adresser à votre Centre de Formalité des Entreprises ou CFE...
-
Responsabilité sociétale des entreprises (RSE) : de quoi parle-t-on ? Comme toutes les composantes de l’ensemble de la société, les entreprises prennent en compte aujourd’hui des préoccupations sociales et environnementales pour mener et gérer leur activité....
-
Qu'est-ce qu'une holding ? Avantages et inconvénients Une holding, plus communément appelée "société-mère", est une société financière qui détient des actions ou des parts dans une (ou des) autre(s) entreprise(s). Une holding a comme principal...
-
L'assemblée générale annuelle est-elle obligatoire pour une entreprise ? L’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire est un moment important dans la vie d’une entreprise. L’assemblée générale ordinaire, dite annuelle est le lieu de prise...
-
Factures d'acompte : définition, quand et pourquoi les utiliser ? Dans le cadre de l’achat d’un bien ou d’une prestation de service, l’entreprise peut demander à son client de lui verser un acompte avant la livraison du bien ou la réalisation de la...
-
Qu'est-ce qu'une Licorne dans le monde des startups ? Quelques exemples ! Les licornes, beaucoup en parlent, mais personne ne semble en avoir vu. Dans le monde de l’entreprise, la startup licorne est un peu la même chose : tout le monde en rêve, mais rejoindre ce...
-
Le front-office d'une entreprise : qu'est-ce que c'est ? Quelle définition ? On entend souvent parler de back-office, sans doute un peu moins de front-office. Back et front sont deux contraires en anglais. Dans le monde professionnel, certains termes qui paraissent simples...
-
Augmentation de capital : pourquoi, quand, comment ? Pour améliorer la situation financière d’une entreprise, associer de nouveaux actionnaires ou encore développer une activité, l’augmentation du capital peut être une solution intéressante....
-
Clôture d’un exercice comptable : quelle date choisir ? 31 décembre ou autre ? Chaque entreprise doit respecter un exercice comptable annuel d’une durée de 12 mois. Néanmoins, si la majorité d’entre elles optent pour une clôture en fin d’année civile, c’est-à-dire...
-
Qu'est-ce qu'une filiale ? Avantages et inconvénients Une filiale est une entreprise qui bénéficie d’une autonomie relative, car elle est en partie contrôlée et dirigée par une société-mère. Cette dernière lui impose une stratégie à suivre...
-
E-commerce : quelles obligations légales pour son site de vente en ligne ? Lorsqu’une entreprise fait du e-commerce, elle est soumise à certaines obligations légales que son site de vente en ligne doit comporter. Mentions légales, conditions générales de vente,...
- Jannick le 14/11/2022 dans Mon comptable a fait une erreur de déclaration : quel recours ?
Mon comptable a omis de me déclarer dans la SARL créé en juin 2010 en... - Philipien le 31/10/2022 dans Rôle et fonction du management : définition et explications
Management: Le terme désigne donc à la fois la gestion au sens propre et la... - John B. le 27/10/2022 dans Qu'est-ce que le management de transition ? Caractéristique, mise en place
Dans le contexte actuel de pénurie de talents, le management de transition peut clairement être... - André le 24/10/2022 dans Mon comptable a fait une erreur de déclaration : quel recours ?
J'exploite un centre d'affaires donc un LMP. Je m'aperçois que le cabinet d'expertise comptable qui... - Jospin junior le 13/10/2022 dans Création d'entreprise : comment valider son idée ?
Merci beaucoup pour ce briefing sur les attitudes et aptitudes à avoir avant le lancement...