Boîte postale : définition, dans quel cas est-ce intéressant pour l'entreprise ?

Une boite postale est un service proposé aux particuliers et aux entreprises. Elle prend la forme d’un casier sécurisé en bureau de poste qui permet à une entreprise d’y faire adresser son courrier. Ainsi, l’entité ne reçoit pas ses plis sur son site, mais bien dans cette boite postale. Cette solution présente certains avantages pour une entreprise, mais également quelques inconvénients à connaitre. Faisons le point dans ce dossier.

La boite postale : de quoi s’agit-il ?

La boite postale est un service disponible pour les particuliers et les entreprises. Mis en place par la Poste, il permet aux usagers de recevoir leur courrier dans un casier individuel en lieu et place de leur domicile ou de l’établissement de l’entreprise. Le casier attribué est accompagné d’un numéro qui est communiqué comme adresse et il est sécurisé grâce à un dispositif de verrouillage.

L’usager d’une boite postale doit régulièrement venir récupérer son courrier lui-même, celui-ci n’étant pas acheminé par la suite jusqu’à lui.

Pourquoi une boite postale est-elle avantageuse pour une entreprise ?

La boite postale est un service postal de base, mais qui revêt de nombreux avantages pour les utilisateurs, tant particuliers que professionnels. Pour une entreprise, c’est en effet un dispositif intéressant à bien des points de vue.

Une solution intéressante pour les petites entreprises

La boite postale permet d’externaliser le courrier reçu par une entreprise. Ainsi, pour les micro-entreprises ou les petites entreprises dont le siège social correspond au domicile du gérant, la boite postale a pour avantage d’éviter que le courrier professionnel envahisse la boite aux lettres personnelle. L’adresse pour celui-ci est ainsi différente de l’adresse professionnelle.

Un service efficace

Pour les entreprises qui ont besoin de disposer rapidement de leur courrier sans avoir à attendre le passage du facteur, la boite postale présente l’avantage de ne nécessiter aucune adaptabilité. L’entreprise peut ainsi s’organiser plus facilement et récupérer ses plis quand elle le souhaite pour fonctionner de manière plus flexible et plus confortable.

Moins de formalités en cas de déménagement

Si l’entreprise déménage, la boite postale demeure, raison pour laquelle il sera nécessaire d’entreprendre bien moins de démarches. Il ne sera donc pas utile d’informer chaque correspondant habituel de la nouvelle adresse.

Un courrier plus sécurisé

Les boites aux lettres classiques sont souvent vandalisées, ce qui peut compromettre la sécurité d’une entreprise lorsque certaines données sensibles sont exposées. Le casier de la boite postale est quant à lui bien plus sécurisé, notamment contre le vol.

Un service confortable, mais qui a ses limites

Malgré ses indéniables atouts, la boite postale présente certains inconvénients dont il faut être conscient.

Un service minimum

Les offres de services sont limitées à la réception du courrier. Il ne faut pas attendre d’autre utilité de la boite postale pour une entreprise.

Une place réduite

La place est limitée. En effet, tous les bureaux de poste ne proposent pas ce type de service. Pour ceux qui le mettent en place, le nombre de boites postales disponibles est généralement limité, ce qui peut être une gêne pour certaines entreprises.

Un espace limité

Bien souvent, les boites postales sont des casiers de petite taille. Difficile donc d’y accumuler trop de courrier. Bien souvent, les colis ne peuvent y entrer. Ces contraintes peuvent être un frein pour une entreprise.

En outre, lorsque le courrier n’est pas régulièrement relevé et qu’il s’accumule de manière excessive, l’usager s’expose à un risque de sanction, voire à une clôture de son abonnement.

Pas de contrainte de facteur, mais des contraintes de bureau de poste !

En effet, nous l’avons dit, la boite postale permet de ne pas avoir à attendre le passage du facteur pour recevoir son courrier, ce qui est intéressant pour une entreprise qui en a besoin rapidement pour organiser sa journée. En revanche, le casier n’est accessible qu’au sein du bureau de poste. Il faut donc respecter les horaires d’ouverture de ces locaux. Si cela ne pose pas véritablement de problème lorsqu’il s’agit d’une grosse agence ouverte sur de larges horaires, c’est bien plus problématique avec un petit bureau qui n’ouvre que sur des créneaux réduits, voire pas tous les jours. En effet, en cas de fermeture de l’agence, le courrier est inaccessible.

Une confiance limitée

Pour certains clients de l’entreprise qui recourt à la boite postale, le fait de ne pas adresser directement le courrier à l’adresse physique de l’établissement peut être problématique et inspirer une certaine méfiance.

Une adresse qui ne fonctionne pas pour les actes administratifs

Si la boite postale est utile pour la réception du courrier, elle ne peut être utilisée comme adresse officielle de l’entreprise. Elle ne présente en effet aucune validité officielle. En conséquence, elle ne peut fonctionner pour les actes administratifs.

Boite postale et adresse de domiciliation : est-ce la même chose ?

Non, une boite postale n’est pas une adresse de domiciliation, mais la confusion est fréquente. La boite postale permet uniquement de recevoir du courrier à une autre adresse. En revanche, elle ne peut servir d’adresse de domiciliation de l’entreprise, car, comme nous l’avons vu précédemment, elle n’a aucune valeur administrative. Le service est utile, mais l’adresse de la boite postale ne peut être utilisée pour domicilier le siège social de l’entité.

Une boite de domiciliation est un service plus complet, qui permet de faire suivre son courrier partout dans le monde. Pratique, elle permet de recevoir son courrier comme le fait la boite postale, mais elle a d’autres atouts. Elle peut notamment être distribuée par de nombreux services (mairie, société privée, organismes divers, etc.), ce qui augmente les possibilités d’accès. Le courrier peut être adressé à l’entreprise par voie numérique afin de limiter ses déplacements. Enfin, la boite de domiciliation permet, comme son nom l’indique, de domicilier l’entreprise. L’entité dispose ainsi d’une autre adresse que son adresse physique, ce qui est intéressant pour bien des entreprises, notamment pour celles dont l’activité est pratiquée au domicile du gérant.

Comment souscrire un service de boite postale ?

Une boite postale ne peut être souscrite qu’au sein d’un bureau de Poste. Il faut donc s’adresser à celui qui est le plus proche ou qui distribue la zone géographique de l’entreprise. Tous les bureaux de poste ne la proposent pas, raison pour laquelle il faut se renseigner au préalable.

La demande est simple. Il suffit de fournir une pièce d’identité et un extrait K-Bis de l’entreprise. Il est possible de souscrire un abonnement annuel ou saisonnier seulement selon les besoins.

Dès lors qu’un casier est disponible au sein de l’agence postale, le contrat de location est signé et les clés sont remises à l’entreprise.

Attention toutefois ! Pour tous les envois par courrier qui lui sont adressés, l’entreprise devra signaler aux destinateurs les mentions suivantes à inscrire sur l’enveloppe :

• la mention "BP" (pour boite postale) suivie du numéro de casier attribué à l’entreprise ;
• le nom du bureau de poste concerné ;
• le code postal et la ville du bureau de poste.