Facture impayée : comment réagir ? Dans quels délais ?

Malheureusement, presque toutes les entreprises rencontrent un jour ou l’autre un problème de facture impayée. Qu’il s’agisse d’un client particulier ou professionnel, il est alors nécessaire de faire valoir ses droits une fois la date limite de paiement passée et avant que le délai de prescription soit échu. Néanmoins, pour obtenir le paiement des factures impayées, l’entreprise dispose d’un certain délai de réaction et d’agissement et elle doit suivre une procédure qui se décline en plusieurs étapes, des relances à l’amiable jusqu’aux procédures judiciaires. Si le suivi scrupuleux de la trésorerie est nécessaire pour limiter les risques de factures impayées, il est également conseillé d’agir toujours dans la courtoisie et le respect de chacun, car la relation avec le client débiteur sera forcément entachée de la mise en place de ces procédures juridiques. Mieux vaut donc que la somme due nécessite véritablement autant d’investissement en matière de temps, mais aussi d’argent ! Faisons le point dans ce dossier.

Facture impayée : de quoi s’agit-il ?

Toute entreprise accorde à ses clients particuliers et professionnels un délai de paiement. Il s’agit d’un procédé normal qui permet de témoigner de la confiance portée envers ceux-ci et de la volonté de maintenir de bonnes relations. Néanmoins, il peut arriver que certains clients ne règlent pas la facture avant la date limite de paiement, ce qui a pour conséquence de transformer la facture due en facture impayée.

Malheureusement, ce phénomène est loin d’être rare, mais il peut parfois placer l’entreprise dans la difficulté, sans compter que la gestion comptable de ces impayés peut être pénible à assurer.

La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible d’agir afin d’obtenir réparation. Néanmoins, l’entreprise ne dispose que d’un certain délai pour faire valoir ses droits et obtenir le paiement de la facture due. On parle en effet de délai de prescription, c’est-à-dire la période au cours de laquelle la facture est considérée comme impayée et jusqu’au moment où l’entreprise ne peut plus agir pour obtenir le recouvrement de sa créance. Lorsque le délai de prescription est passé, le créancier ne peut plus exiger le paiement de la facture due par voie de justice, mais il lui reste toujours la possibilité d’obtenir satisfaction par voie amiable.

Si le délai de prescription a été instauré en vue d’éviter qu’une dette ne s’enfle trop avec les intérêts et les indemnités de retard, il n’est pas fixe puisqu’il varie en fonction de certains paramètres, notamment de la nature du client.

• Dans le cadre d’une facture entre professionnels, le délai de prescription est de 5 ans à partir de la date à laquelle le paiement est dû.
• Dans le cadre d’une facture entre un professionnel et un particulier, le délai de prescription est de 2 ans à partir de la date à laquelle le paiement est dû.

Facture impayée : que faire ? Quelles étapes suivre pour faire valoir ses droits ?

À partir du dépassement de la date limite de paiement et tant que le délai de prescription n’est pas passé, l’entreprise peut faire légalement valoir ses droits afin d’obtenir le règlement de la facture due. Il suffit en effet d’entreprendre une procédure de recouvrement qui permet de mettre en place plusieurs solutions afin d’obtenir réparation. Des premières étapes à l’amiable jusqu’à la procédure judiciaire, découvrons les différentes marches à suivre.

Étape n°1 : la lettre de relance

Lorsqu’une facture est toujours impayée à la date limite de paiement, la première étape consiste à entamer une procédure de recouvrement à l’amiable. Pour ce faire, il s’agit d’adresser au client un courrier de relance – idéalement en envoi recommandé avec accusé de réception, mais ce n’est pas obligatoire – pour lui rappeler qu’il a contracté une dette et qu’il lui faut régler la facture due le plus rapidement possible.

En effet, cette lettre de relance est uniquement destinée à rappeler au client le montant dû et à lui demander de régler sa dette sans tarder et non à le menacer. Cette première étape part du principe que le client peut être de bonne foi et avoir commis un oubli tout simple, raison pour laquelle elle se base sur un rappel à l’amiable.

La lettre de relance doit comporter certains éléments qui rappellent au client l’objet du litige, c’est-à-dire le numéro de la facture, la date de son émission, la date limite de paiement et le montant dû. Il est recommandé de faire preuve de fermeté pour obtenir son dû, mais de rester courtois, aimable et poli, sans menace sous-jacente, ceci afin de maintenir une bonne entente avec le client. Néanmoins, il est nécessaire de préciser les conséquences possibles susceptibles de survenir si le client ne règle pas sa dette rapidement, notamment en rappelant les étapes qui suivront cette relance si la facture n’est pas payée.

Soulignons également que la lettre de relance peut être précédée d’un appel téléphonique ou d’un email qui permettent de rappeler dans un premier temps tout simplement au client qu’une facture impayée reste due. Toutefois, il est conseillé d’espacer les différentes relances d’un délai d’au moins une semaine pour laisser au client débiteur le temps d’y répondre et de s’exécuter et pour éviter tout sentiment de harcèlement à son encontre.

Si cette première étape ne conduit pas au règlement de la dette, il est alors nécessaire de passer à la suivante.

Étape n°2 : la mise en demeure de payer

La mise en demeure de payer est une deuxième étape qui s’apparente à la première, mais elle permet cependant de constater la dette du client d’un point de vue juridique. La mise en demeure de payer doit obligatoirement être envoyée en recommandé avec accusé de réception.

Ce nouveau courrier permet de lister les précédentes étapes de relance effectuées, mais aussi de rappeler au client l’article de loi qui le contraint à s’acquitter de ses dettes dues ainsi que les sanctions auxquelles il risque d’être exposé s’il persiste à ne pas régler la facture.

Pour que la lettre de mise en demeure soit considérée comme légale, elle doit respecter impérativement certains points.

• Elle doit obligatoirement prouver que le client n’a pas réglé sa dette et que l’entreprise est en droit de réclamer son dû. Pour ce faire, une copie de la facture impayée doit être annexée au courrier.
• Il faut être certain que le client soit capable de régler sa dette. En effet, s’il fait l’objet d’une cessation de paiement, il sera impossible d’obtenir réparation pour l’entreprise.
• Bien entendu, il faut s’assurer que le client se situe bien en France, ce qui signifie qu’il est soumis au droit français, sans quoi la démarche a peu de chance d’aboutir.

La mise en demeure est la dernière étape qu’une entreprise peut entreprendre pour faire valoir ses droits à l’amiable. Si le client débiteur ne règle pas sa dette, il est alors nécessaire de passer à l’étape suivante.

Étape n°3 : la procédure judiciaire

Si la facture reste impayée, l’entreprise peut alors entamer une procédure de recouvrement judiciaire. Pour ce faire, il lui faut contacter le tribunal de commerce dont elle dépend et adresser certaines pièces justificatives prouvant la dette afin d’obtenir un titre exécutoire. Le titre exécutoire est un document légal qui permet d’obliger le client débiteur à régler sa dette auprès de son créancier.

Il existe alors trois moyens pour ce faire :

• l’injection de payer, une solution rapide et facile à mettre en place, qui permet de juger le client débiteur sans avoir à le convoquer au tribunal ;
• l’assignation au fonds, une solution très répandue, qui nécessite la convocation des deux parties au tribunal et aboutit sur le versement notamment de dommages et intérêts en plus du règlement de la dette ;
• le référé-provision, qui vise à convoquer également les deux parties pour obtenir le paiement immédiat de la dette contractée.

Soulignons toutefois qu’une procédure judiciaire est une étape complexe, qui est coûteuse (frais d’huissier et d’avocat), mais également chronophage. Avant de s’y engager, il est préférable de s’assurer que le montant de la dette soit suffisamment important pour justifier de telles dépenses en temps et en argent.

Lorsque l’entreprise obtient gain de cause, le juge lui remet un titre exécutoire qui est ensuite transmis à l’huissier de justice. Ce dernier la remet alors au client débiteur en main propre, c’est-à-dire en rendant à son domicile, sur son lieu de travail ou au siège social de son entreprise. Le client débiteur dispose ensuite d’un délai d’un mois pour s’opposer au titre exécutoire.

En l’absence d’opposition dans le délai imparti, le titre exécutoire est appliqué. L’huissier de justice saisit alors immédiatement les fonds nécessaires sur les biens du client débiteur (salaire, comptes en banque, biens mobiliers, etc.) en vue de verser son dû à l’entreprise.