Intranet : définition, fonctions et avantages pour l'entreprise

L’intranet, c’est une sorte d’internet interne à une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs. Ce réseau informatique spécifique est doté de nombreuses fonctionnalités pour permettre à chaque collaborateur d’accéder à des informations relatives à l’entreprise, partagées par les salariés comme par la direction, mais également d’échanger avec tous les niveaux hiérarchiques ou encore de suivre les projets qui concernent l’entité.

Dans ce dossier, nous vous proposons de découvrir toutes les fonctionnalités qu’offre l’intranet lorsqu’il est installé au sein d’une entreprise, mais également les avantages que ce type d’outil peut apporter à la société qui le déploie.

Intranet : de quoi s’agit-il ? Quelles sont ses fonctions ?

Un intranet est un réseau informatique installé au sein d’une entreprise et composé de pages et d’applications accessibles en réseau, mais inaccessibles en dehors des postes de travail de l’entité. En somme, l’intranet est une sorte d’internet interne propre à une société et réservé à l’usage de ses collaborateurs.

L’intranet a plusieurs fonctions. Il peut en effet permettre les actions suivantes :

• la mise en place des applications internes et des fonctionnalités utiles à l’entreprise ;
• le partage de documents et de fichiers ;
• la diffusion d’informations ;
• le partage de plannings pour les collaborateurs ;
• la mise à disposition d’un outil de recherche interne pour trouver les documents relatifs à l’entreprise ;
• la consultation des emails ;
• la discussion entre collaborateurs par le biais d’un chat ou d’un forum ;
• la gestion de projets entre collaborateurs ;
• la mise à disposition d’un annuaire du personnel ;
• la mise à disposition d’outils d’aide à la décision ;
• la tenue de visioconférences, etc.

Les fonctionnalités peuvent être multiples en fonction des attentes et des besoins de l’entreprise. De plus en plus d’entreprises s’équipent d’un intranet, y compris les petites et moyennes structures, car il est reconnu que l’intranet contribue à améliorer la coopération, la productivité et le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Quels sont les avantages de l’intranet pour une entreprise ?

La mise en place d’un intranet au sein d’une entreprise est désormais de plus en plus répandue. Les grands groupes ne sont plus les seuls à se lancer, bien des petites et moyennes entreprises sautent le pas. Il faut dire que l’intranet est un réseau interne qui est reconnu pour ses multiples avantages.

Un dispositif interne adapté aux besoins de l’entreprise

L’intranet est dimensionné pour une société. Il comprend donc les volets, les pages, les applications et les fonctionnalités dont l’entité a besoin pour fonctionner, ce qui s’avère nettement plus simple pour ses collaborateurs. Un outil bien conçu sera facile à prendre en main et à manipuler, lui permettant de révéler tous ses atouts.

À la direction de veiller à opter pour le bon format, car de mauvais choix peuvent conduire à l’effet inverse, c’est-à-dire au désintéressement des salariés.

Un accès constant à l’information relative à l’entreprise

Les collaborateurs peuvent accéder à tout moment aux documents dont ils ont besoin et l’intranet peut leur mettre à disposition tout un panel d’applications et de fonctionnalités qui permettront de grandement faciliter les échanges au quotidien. Tous les échanges sont permis en temps réel pour une meilleure fluidification de la communication.

Un bon moyen de rassembler les équipes

Entre services, voire entre entités situées sur des sites différents, la communication est loin d’être aisée. L’intranet permet de développer le travail d’équipes en permettant à chacun de mieux échanger en temps réel et ainsi d’améliorer la réactivité des services.

Ce rassemblement s’observe à tous les niveaux puisqu’il permet aux différents pôles ou départements d’une société de communiquer entre eux, mais également aux différents niveaux hiérarchiques d’échanger entre eux et avec les salariés pour une information diffusée de manière plus fluide.

Communication et interaction

L’intranet permet de favoriser une bonne communication interne grâce à de nombreuses fonctionnalités telles que les messages privés, le chat, les commentaires, les partages, les likes et autres dispositifs d’échanges et d’interaction.

Un moyen de partager ses compétences

Par le partage de documents, d’images, de présentations et de supports vidéos, les collaborateurs peuvent transmettre leurs compétences et partager leurs connaissances avec les autres au sein de l’entreprise. Cela permet de mutualiser certaines compétences afin d’œuvrer en commun sur certaines tâches et d’optimiser l’expertise des équipes.

Un moteur de recherche pour les documents internes

L’intranet est doté d’un moteur de recherche interne qui permet à tout salarié de trouver les documents et supports dont il a besoin et qui figurent au sein de la base de données de l’outil.

Une organisation plus fluide

L’intranet permet de diffuser des informations à l’ensemble des salariés ou à une partie d’entre eux seulement, ce qui contribue à fluidifier l’organisation. Bien des actions peuvent être ainsi effectuées à distance, sans contrainte.

Un bon moyen d’impliquer les collaborateurs et de renforcer la cohésion

Les collaborateurs peuvent échanger, demander conseil ou partager des données, notamment des réflexions. Au sein de la communauté, chacun peut réagir, conseiller à son tour, apporter son aide ou profiter d’informations intéressantes.

L’intranet permet également d’organiser des événements d’échanges, hors cadre de travail (séance de sport, pot de départ, sortie culturelle, déjeuner convivial, etc.) qui favorise la cohésion des collaborateurs.

Le suivi des projets

Il est bien plus facile de suivre un projet qui concerne l’entreprise par le biais de l’intranet. Les informations sont partagées et diffusées pour permettre à chacun de prendre connaissance de l’avancée d’un déménagement, d’une réorganisation, d’un nouveau développement ou de toute autre forme de projet divers.