Qu’est-ce qu’un ERP ? Quelle utilité pour l'entreprise ?

Un ERP est un outil particulièrement utile dans le cadre de la gestion d’une entreprise. Le terme d’ERP – pour Entreprise resource planning¸ à traduire par Planification des ressources de l’entreprise – est également connu sous le nom français de PGI – pour Progiciel de gestion intégré. Ce logiciel a pour objectif de centraliser l’ensemble des outils et des données d’une entreprise dans le but de faciliter la saisie, le traitement, l’analyse et la diffusion des informations au sein de l’entité, et ce, afin d’améliorer la productivité, la performance, la communication et la rentabilité. Découvrez-en davantage au travers de ce dossier.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP – pour Entreprise resource planning ou planification des ressources de l’entreprise – est un logiciel de gestion qui permet de contribuer à la gestion d’une entreprise en centralisant l’ensemble des outils nécessaires à cette tâche. Également nommé PGI – pour Progiciel de gestion intégré –, il vise à optimiser les ressources et les coûts de l’entreprise dans le but de maximiser ses performances.

Un ERP contribue ainsi à gérer les processus opérationnels au sein de l’entité. Pour ce faire, il tient compte de nombreux domaines tels que les ventes, les achats, les stocks, les fournisseurs, la relation clients, la comptabilité, la production, la logistique, la paie, etc. Cet outil centralise ainsi plusieurs modules en une seule source.

L’ERP centralise l’ensemble des ressources de l’entreprise dans le but d’alimenter une base de données unique qui concentre toutes les informations relatives aux activités de la société. Grâce à sa vision globale et complète, il facilite la prise de décisions en générant des supports d’étude et d’analyse variés (tableaux de bord, comptes rendus, fiches de suivi, indicateurs de gestion, etc.).

On distingue quatre typologies d’ERP :

• les ERP généralistes, qui contiennent des fonctionnalités basiques et très diversifiées afin de répondre aux besoins classiques des entreprises ;
• les ERP spécialisés, qui comportent des fonctionnalités dédiées à certains secteurs d’activité ou à certains métiers ;
• les ERP open sources, sous forme de logiciels libres, accessibles à tous et peu coûteux, mais relativement limités ;
• les ERP SaaS ou Cloud, dotés d’un serveur externalisé.

En raison de son caractère central, l’ERP couvre un périmètre de gestion relativement étendu, notamment la gestion commerciale, les achats, l’administration, la logistique, la distribution, le stockage, la relation clients, la gestion des métiers, la gestion de la production, la dématérialisation, etc.

Comment fonctionne un ERP ?

Un ERP est un logiciel qui se compose de plusieurs modules fonctionnels appartenant aux divers domaines de gestion qu’il couvre. Chacun de ces modules couvre un périmètre de gestion spécifique pour l’entreprise. Toutefois, l’ERP permet de centraliser les données puisque toute information rentrée dans le système permet sa diffusion au sein de l’ensemble des modules qui peuvent en avoir l’utilité.

En conséquence, les données sélectionnées sont accessibles à l’ensemble des entités et des domaines d’activité, ce qui permet de les diffuser en temps réel et d’automatiser leur saisie comme leur propagation et leur partage. L’ERP limite le risque d’erreur ou d’omission puisqu’il n’est plus nécessaire de saisir plusieurs fois les données.

En ce sens, si, comme nous l’avons déjà indiqué, l’ERP couvre des périmètres larges tels que la gestion commerciale, la gestion comptable et financière, la gestion des stocks, la gestion de la production, la gestion des ressources humaines, la gestion de l’après-vente, la gestion intelligente (BI) ou encore la gestion des affaires, ces fonctions sont centralisées en un unique outil. L’entreprise dispose ainsi d’une vision globale claire et détaillée en temps de réel, un véritable atout en matière de gain de temps, de performance, de gestion et d’organisation.

Quels sont les atouts d’un ERP ?

L’ERP est un logiciel outil particulièrement intéressant en raison de ses nombreux avantages. Sa vision globale et centralisée permet de disposer de l’ensemble des données indispensables à l’entreprise en un seul outil.

Voici quelques-uns des nombreux avantages d’un ERP :

• il permet de gagner en productivité puisque la base de données unique centralise les informations de tous les domaines et les diffuse à tous ceux qui en ont le besoin ;
• il favorise une meilleure gestion des ressources ;
• il améliore la gestion des opérations en centralisant les données, les objectifs, les moyens et les ressources ;
• il permet d’optimiser les coûts dans la plupart des domaines ;
• il favorise l’automatisation des processus en optimisant l’efficacité des opérations ;
• il réduit le temps à consacrer au traitement des données puisqu’une saisie unique suffit pour diffuser l’information dans l’ensemble des services de l’entreprise ;
• il fluidifie la diffusion de l’information et optimise la communication au sein de l’entité, entre les services et les niveaux hiérarchiques ;
• il offre une vision plus complète de l’entreprise, ce qui favorise la prise de décisions, la mise en place d’outils stratégiques et leur suivi.

Gestion, organisation, productivité, performance, rentabilité… bien des domaines sont améliorés au sein de l’entreprise grâce aux avantages permis par l’ERP.

Comment choisir son ERP ?

Il existe une offre très large en matière d’ERP sur le marché, raison pour laquelle choisir une solution pour son entreprise peut être difficile. Pour faciliter cette prise de décision, il est important que chaque entreprise tienne compte des critères suivants :

• les besoins de l’entreprise en matière de gestion de son activité ;
• les objectifs et la stratégie mis en œuvre par l’entreprise ;
• le domaine d’activité de la société ;
• la taille de l’entreprise et sa nature ;
• le nombre de collaborateurs au sein de l’entreprise ;
• le mode de fonctionnement de la société ;
• le budget que l’entité peut dédier à son logiciel ERP ;
• les fonctionnalités proposées par le produit et celles dont l’entreprise a besoin ;
• l’utilisation de l’outil, la facilité de son usage, de sa gestion, de ses paramétrages et de la lecture et consultation des données ;
• les évolutions du logiciel ERP ;
• les avis des clients, etc.

Pour faire son choix, l’entreprise doit avant tout définir clairement ses besoins et ses objectifs, tout en tenant compte de sa stratégie et de sa politique. C’est par le biais de cette base qu’elle pourra plus aisément étudier et comparer les solutions d’ERP disponibles et sélectionner celles qui sont en mesure d’y répondre.