Comment créer des tableaux de bord efficaces et pertinents ?

Le tableau de bord est un outil qui permet de répertorier un ensemble de données de natures diverses afin de faciliter leur lecture, leur suivi et leur exploitation. Applicable au sein de toute entreprise et de chaque service, il est utile pour analyser des données, pour contrôler la bonne exécution de tâches et pour faciliter la mise en place de plans d’action et/ou de stratégies adaptées en vue d’atteindre des objectifs prédéfinis. Néanmoins, si créer un tableau est en soi relativement facile, établir un tableau de bord efficace et pertinent n’est pas si simple. Découvrons ensemble comment procéder.

En quoi consiste le tableau de bord ?

Le tableau de bord, ou dashboard, est un outil qui permet de répertorier un ensemble de données afin de les rendre plus visibles, plus faciles à suivre et plus simples à exploiter. Il permet également de tracer des liens entre les données et de les relier. Le tableau de bord est ainsi un bon moyen de visualiser une situation dans son ensemble, de constater des dérives, des problématiques ou des améliorations. Ce dispositif d’évaluation aide ainsi à la prise de décision et sert de base dans la communication avec les équipes dans le cadre de la réalisation de certains projets.

Quels sont les différents types de tableaux de bord ?

On distingue trois catégories de tableaux de bord qui dépendent des trois finalités possibles.

• Le tableau de pilotage opérationnel : celui-ci a pour fonction d’assurer le suivi de la bonne exécution des tâches et de la mise en œuvre des plans d’action nécessaires.
• Le tableau de pilotage stratégique : ce tableau permet de disposer d’une vision globale des activités de l’entreprise. Facile à présenter, il favorise un bon processus de prise de décision.
• Le tableau d’analyse : ce modèle est essentiellement destiné à répertorier des données et à permettre leur comparaison en vue d’améliorer les pratiques.

Comment créer un tableau de bord efficace et pertinent ?

Pour qu’un tableau de bord soit pertinent et efficace, il est essentiel de soigner sa construction. Voici les points à respecter :

• il doit être clair et limité à un nombre réduit de données ;
• il doit faire référence à des éléments concrets ;
• il doit intégrer les futurs utilisateurs ;
• il doit favoriser l’action ;
• il doit être bien conçu, soigné, agréable à lire et à utiliser.

Pour construire un tableau de bord efficace et pertinent, voici la méthode que nous vous proposons de suivre. Elle se base sur cinq éléments importants.

Le contenu du tableau de bord

Pour disposer d’un contenu logique au sein de votre tableau de bord, il importe de définir son usage, la manière dont il doit être utilisé et sa destination.

• Définissez un but : à vous de construire un tableau de bord dont l’utilité est claire. Pour ce faire, interrogez-vous sur son ou ses destinataire(s) et sur son utilisation afin de cibler les données qui doivent y figurer, sous quelle forme et avec quelle visée.
• Identifiez vos objectifs : vous pouvez vous baser sur deux types d’indicateurs de performances, à savoir les indicateurs d’activité (en lien avec les objectifs de productivité) et les indicateurs de résultats (qui évaluent une performance). Le lien entre ceux-ci dans le cadre du pilotage de l’activité est assuré par des inducteurs de performance.
• Adaptez les mises à jour à votre objectif : les données de votre tableau de bord doivent être mises à jour régulièrement, selon une périodicité qui doit être logique et pertinente. À vous de définir cette périodicité afin d’assurer un suivi efficace de votre objectif sans vous noyer dans des mises à jour trop fréquentes.

La solution technique

Ce point peut sembler secondaire, mais il est pourtant essentiel pour construire un tableau de bord efficace et utile. En effet, vous aurez trois questions à vous poser.

• Le support : est-il plus judicieux de construire un tableau sur un tableau Excel ou d’utiliser un logiciel plus sophistiqué, voire un service dédié en ligne ? Tout dépend de l’usage de vos données et de leur destination.
• Les ressources : définissez les ressources d’information qu’il vous faudra mobiliser pour compléter votre tableau de bord. Cela facilitera leur collecte et leur exploitation.
• La diffusion : réfléchissez à un mode de diffusion de vos données à leurs différents destinataires, car il vous faudra adapter la présentation au support sélectionné pour une lecture plus confortable et un usage pertinent et efficace. Envisagez-vous un support papier, une diffusion en ligne ? Sera-t-il transmis à chacun ou est-ce que ses destinataires seront plutôt invités à le consulter sur un support tiers ? Son usage sera-t-il partagé, les destinataires auront-ils besoin d’y intervenir ?

La structure

Il est essentiel de définir une structure pratique, facile à lire, pertinente et surtout parlante pour faciliter l’exploitation des données.

Vous pouvez assembler vos données par catégories, opérer une hiérarchie ou encore des liens. À vous de choisir le style le plus lisible et le plus cohérent.

Les graphiques

L’ajout de graphiques facilite la lecture des données et offre une compréhension plus aisée pour tous. C’est en effet un bon outil pour compléter les données chiffrées et pour les visualiser de manière claire.

Le choix de votre graphique devra dépendre des données que vous souhaitez représenter :

• le diagramme circulaire (ou camembert) est un bon outil pour représenter des proportions (en cas de valeurs limitées seulement pour éviter de complexifier la lecture) ou encore un ratio ;
• la jauge est cependant davantage recommandée pour le ratio, car elle rend la lecture d’un positionnement entre 0 % et 100 % bien plus visible ;
• le graphique en lignes facilite la lecture des données si vous souhaitez exprimer une progression, car les tendances sont clairement visibles ;
• l’histogramme (graphique en barres) permet de comparer des niveaux ou des catégories avec une plus grande clarté, mais il convient également à l’expression de tendances et de progressions.

Un code couleur clair et logique

La couleur n’est pas là pour faire joli ! Évitez donc de multiplier les teintes qui vous séduisent pour donner du style à votre tableau de bord. Non, les couleurs ont une utilité véritable. Le code couleur traditionnel, c’est-à-dire la palette qui oscille du bleu au rouge ou au noir, en passant par le vert, le jaune ou l’orange est un bon moyen d’exprimer des tendances ou d’alerter les destinataires sur la nature des résultats (positifs, négatifs, inquiétants, satisfaisants, à améliorer, critiques, etc.). Ces couleurs sont destinées à faciliter la lecture, à mettre en lumière certaines données pour permettre de comprendre d’un coup d’œil leur nature.

Si l’usage de ces codes couleur n’est pas utile ou pertinent, vous pouvez néanmoins faire appel à certaines teintes harmonieuses pour conférer une esthétique agréable à votre tableau de bord.