Comment éditer une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires ?

Pour un professionnel, une facture est un document extrêmement important. Elle atteste des conditions de vente d’un produit, d’une marchandise ou d’un service et revêt donc une valeur juridique majeure en cas de problème en particulier. Une facture représente aussi un justificatif comptable et fiscal et sert de preuve pour tout ce qui concerne les droits par rapport à la TVA. C’est pourquoi la manière d’éditer ce document est régie par des textes légaux qui précisent notamment les mentions obligatoires qu’une facture doit comporter.

Quand une facture est-elle obligatoire ?

Une facture est un document rédigé en langue française, de nature commerciale, comptable et fiscale qui détaille les transactions d’une entreprise (ventes et achats) et valide les conditions de ces transactions. Elle représente une preuve juridique et constate le droit de créance du vendeur. Comptablement, une facture sert à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise. Elle a également un rôle en matière fiscale car elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.

Une facture doit être obligatoirement éditée pour toutes les prestations de service ou de ventes de marchandises entre professionnels, y compris pour les ventes à distance. Elle est établie en 2 exemplaires et l’original est remis au client. Une entreprise qui ne respecte pas les règles de facturation peut se voir appliquer une amende de 15 euros par facture concernée. En cas de facture de complaisance, fictive, ou le fait de ne pas établir de facture du tout est passible d’une amende pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 euros.

Une facture doit être émise dès la réalisation d’une vente d’un produit ou d’un service. On admet généralement un délai de 15 jours suivant l’opération commerciale effectuée pour l’éditer. Si plusieurs ventes sont réalisées dans un même mois civil au profit d’un même client, la facture peut être éditée de manière périodique ou récapitulative pour cette durée.

En tant que document comptable notamment, une facture doit être conservée pendant 10 ans.

Les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture

L'identité de l’entreprise qui vend un produit ou une prestation de service

L’identité de l’entreprise qui édite une facture doit obligatoirement être mentionnée sur ce document. Il s’agit de sa dénomination sociale ou du nom et prénom dans le cas d’un entrepreneur individuel, de l’adresse de son siège social, de son numéro de Siren, de Siret ou de son code NAF selon les cas, de sa forme juridique, de son capital social pour les sociétés, du numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants et du numéro au répertoire des métiers et du département d'immatriculation pour les artisans.

L’identité du client

Une facture doit comporter les informations concernant l’identité du client : sa dénomination sociale s’il s’agit d’une entreprise, son nom dans le cas d’un particulier, son adresse ainsi que celle de livraison des produits ou services vendus.

Le numéro de la facture

Une facture doit être obligatoirement numérotée. Ce numéro est unique par facture et doit apparaître sur toutes les pages du document. Il est défini suivant une séquence chronologique et continue, méthode qui permet d’éviter qu’une facture ne soit supprimée.

À noter que si un bon de commande a été édité, son numéro doit apparaître sur la facture.

La date de la facture

Une facture doit mentionnée la date à laquelle elle a été émise.

La date de l’opération commerciale effectuée

La date de la vente d’un produit ou d’une prestation de service doit apparaître sur la facture.

Le numéro individuel d'identification à la TVA

L’entreprise qui édite une facture doit obligatoirement mentionner son numéro individuel d’identification à la TVA, ainsi que celui de son client sauf si ce dernier n’est pas redevable de la TVA. À noter que cette obligation ne concerne pas les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € HT.

Le taux de TVA applicable

Le taux de TVA appliqué par une entreprise lors de ses ventes doit être clairement mentionné sur une facture, en particulier si la transaction commerciale implique différents taux de TVA.

La désignation des biens ou services vendus

Les biens ou les prestations de services vendus par un professionnel doivent être précisément dénommés sur une facture, ainsi que leur quantité, leur prix unitaire hors taxes et le taux de TVA appliqué, et, le cas échéant, les remises ou rabais consentis. Une facture mentionne aussi la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises.

La date du règlement

Une facture doit mentionner la date d'échéance du règlement et les pénalités en cas de retard dont notamment le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.