Ticket repas, remboursement de frais de bouche : quelles sont les règles pour l'entreprise ?
Qu’il s’agisse du remboursement de frais de bouche engagés par le salarié dans le cadre de son activité, ou de la possibilité pour un chef d’entreprise de déduire ces frais de ses impôts par exemple, les règles et conditions d’application sont extrêmement précises et définies par l’administration fiscale. Explications.
Les règles de remboursement des frais liés à la restauration des salariés pour l’entreprise
Une entreprise est tenue de rembourser les frais de repas pris en charge par ses salariés dans deux cas précis. D’abord quand ces frais sont occasionnés par un déplacement professionnel ou par l’obligation pour le salarié d’être présent sur un chantier. Il s’agit donc de cas où le salarié n’a pas la possibilité d’aller se restaurer à son domicile ou sur son lieu de travail habituel. Ces sommes remboursées ne sont pas considérées comme du salaire. Elles ne sont donc pas soumises à l’impôt sur le revenu pour le salarié, ni aux cotisations sociales dans une certaine limite fixée par les services fiscaux. Ainsi, le remboursement qui est versé au salarié est exonéré de ces cotisations jusqu’à 18,80 € par repas. S’il s’agit du remboursement de repas pris sur un chantier, cette exonération est au maximum de 9,20 € par repas.
Ensuite, une entreprise doit rembourser un salarié qui est contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de ses horaires de travail ou de conditions particulières d’organisation. Dans ce cas-là, l’indemnité de restauration versée n’est pas soumise aux cotisations sociales.
Le remboursement de ces frais de bouche peut prendre soit la forme d’une indemnisation forfaitaire versée au salarié, soit un défraiement correspondant au montant des dépenses réellement engagées (remboursement de frais réels). Dans ce dernier cas, le salarié doit fournir une facture justifiant ses dépenses de repas qui mentionne la date de la dépense, le lieu, sa nature et son montant. Le remboursement forfaitaire des frais de repas est généralement utilisé quand le salarié est très souvent amené à manger à l’extérieur comme c’est le cas par exemple pour les commerciaux. Il se concrétise par le versement mensuel d’une prime fixe, très souvent mentionnée dans le contrat de travail. Avec ce remboursement au forfait, le salarié n’a pas à fournir de factures comme justificatifs.
Dans quelles conditions un chef d’entreprise peut-il se faire rembourser ses frais de repas ?
Un travailleur indépendant (gérant de société, gérant assimilé salarié, entrepreneur individuel) a la possibilité de déduire de l’impôt de sa société les frais de repas qu’il prend sur son lieu d’activité sous certaines conditions, s’il est soumis à l'impôt sur le revenu (IR) sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC). Ces frais de repas qui donnent droit à cette déduction sont dits « supplémentaires ». Ils correspondent à la somme qui dépasse le montant d’un repas que le dirigeant aurait normalement pris à son domicile, estimé par les pouvoirs publics à 4,85 € en 2019, dans la limite maximum d’un montant déductible des impôts équivalent à 13,95 € par jour.
Pour bénéficier de cette réduction d’impôt, les frais de bouche du chef d’entreprise doivent être justifiés par la trop grande distance entre le lieu où il exerce son activité et son domicile et par une nécessité de son activité professionnelle (déplacement professionnel chez un client, repas d'affaires, etc.). Cet avantage ne concerne en aucun cas les repas pris pour convenances personnelles. Ces frais doivent aussi avoir été engagés et faire l’objet d’une pièce justificative comme une facture de restaurant par exemple.
À noter qu’un chef d’entreprise, contrairement à un salarié, ne peut pas se faire rembourser ses frais de bouche de manière forfaitaire. Ses frais de repas doivent être remboursés à l’euro près avec la fourniture obligatoire de justificatifs. Il peut toutefois déduire ces frais du résultat de son entreprise s’ils ont un lien très étroit avec l’intérêt de la société.
Les frais de déjeuners d’affaires, c’est-à-dire lorsqu’un chef d’entreprise invite des clients ou des prospects, sont eux systématiquement déductibles du résultat de la société à condition de fournir l’identité des invités ainsi que le nom des entreprises qu’ils représentent.
Dossiers similaires
-
Le Crédit d’Impôt Recherche (CIR) : le dossier complet Le CIR, ou crédit d’impôt recherche, constitue un véritable coup de pouce pour les entreprises exerçant des activités de recherche et de développement. Le CIR a pour ambition de soutenir...
-
Clôture d’un exercice comptable : quelle date choisir ? 31 décembre ou autre ? Chaque entreprise doit respecter un exercice comptable annuel d’une durée de 12 mois. Néanmoins, si la majorité d’entre elles optent pour une clôture en fin d’année civile, c’est-à-dire...
-
Le cahier des charges : définition, quelle utilisation, comment le construire ? Le cahier des charges est un document primordial dans une relation client/fournisseur de services ou de produits. De forme écrite, il définit précisément la demande et les besoins du client, ses...
-
Comment savoir si une entreprise est en difficulté ? Une entreprise est considérée comme en difficulté principalement quand elle n'a plus les ressources financières nécessaires pour honorer ses dettes, si son chiffre d'affaires est en nette...
-
Amortissement comptable : définition et utilité. Comment le calculer ? L'amortissement comptable est une notion utilisée en matière de comptabilité d'une entreprise qui sert à constater la perte de valeur de biens dont elle est propriétaire, que l'on appelle les...
-
Qu'est-ce que le Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS) ? Utilité et fonctionnement En France, une grande partie des cotisations sociales versées par les salariés et les employeurs qui servent à financer des prestations sont plafonnées, c'est-à-dire que leur montant ne peut pas...
-
Pourquoi et comment faire une levée de fonds ? Pour une entreprise, procéder à une levée de fonds signifie trouver des financements soit pour permettre sa création, soit pour augmenter ses capitaux et l’aider dans son développement. Cette...
-
Performance de l’entreprise : qu'est-ce que c'est ? Comment la calculer ? De nombreux facteurs influencent le fonctionnement de votre entreprise. Alors comment mesurer sa performance ? Qu’entend-on d’ailleurs par performance ? Les chiffres sont le principal indicateur...
-
Quels recours possibles pour une entreprise en difficulté ? Selon les années, jusqu'à 4 000 entreprises déposent leur bilan en France. Des entreprises en difficulté qui ne disposent plus de liquidités pour faire face à leurs dettes et pour continuer...
-
L'ETI (entreprise de taille intermédiaire) : définition, poids dans l'économie française Pour les besoins notamment de l’analyse statistique et économique, les entreprises sont classées en différentes catégories selon leur nombre de salariés et leur chiffre d’affaires notamment....
-
Intranet : définition, fonctions et avantages pour l'entreprise L’intranet, c’est une sorte d’internet interne à une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs. Ce réseau informatique spécifique est doté de nombreuses fonctionnalités pour...
-
Le conseiller en stratégie : que peut-il apporter à l'entreprise ? La stratégie et sa formulation sont le grand défi de toute entreprise. Vous avez envie d’une stratégie alignée sur vos objectifs et mise en œuvre de façon optimale mais vous verriez bien...