Ticket repas, remboursement de frais de bouche : quelles sont les règles pour l'entreprise ?

Qu’il s’agisse du remboursement de frais de bouche engagés par le salarié dans le cadre de son activité, ou de la possibilité pour un chef d’entreprise de déduire ces frais de ses impôts par exemple, les règles et conditions d’application sont extrêmement précises et définies par l’administration fiscale. Explications.

Les règles de remboursement des frais liés à la restauration des salariés pour l’entreprise

Une entreprise est tenue de rembourser les frais de repas pris en charge par ses salariés dans deux cas précis. D’abord quand ces frais sont occasionnés par un déplacement professionnel ou par l’obligation pour le salarié d’être présent sur un chantier. Il s’agit donc de cas où le salarié n’a pas la possibilité d’aller se restaurer à son domicile ou sur son lieu de travail habituel. Ces sommes remboursées ne sont pas considérées comme du salaire. Elles ne sont donc pas soumises à l’impôt sur le revenu pour le salarié, ni aux cotisations sociales dans une certaine limite fixée par les services fiscaux. Ainsi, le remboursement qui est versé au salarié est exonéré de ces cotisations jusqu’à 18,80 € par repas. S’il s’agit du remboursement de repas pris sur un chantier, cette exonération est au maximum de 9,20 € par repas.

Ensuite, une entreprise doit rembourser un salarié qui est contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de ses horaires de travail ou de conditions particulières d’organisation. Dans ce cas-là, l’indemnité de restauration versée n’est pas soumise aux cotisations sociales.

Le remboursement de ces frais de bouche peut prendre soit la forme d’une indemnisation forfaitaire versée au salarié, soit un défraiement correspondant au montant des dépenses réellement engagées (remboursement de frais réels). Dans ce dernier cas, le salarié doit fournir une facture justifiant ses dépenses de repas qui mentionne la date de la dépense, le lieu, sa nature et son montant. Le remboursement forfaitaire des frais de repas est généralement utilisé quand le salarié est très souvent amené à manger à l’extérieur comme c’est le cas par exemple pour les commerciaux. Il se concrétise par le versement mensuel d’une prime fixe, très souvent mentionnée dans le contrat de travail. Avec ce remboursement au forfait, le salarié n’a pas à fournir de factures comme justificatifs.

Dans quelles conditions un chef d’entreprise peut-il se faire rembourser ses frais de repas ?

Un travailleur indépendant (gérant de société, gérant assimilé salarié, entrepreneur individuel) a la possibilité de déduire de l’impôt de sa société les frais de repas qu’il prend sur son lieu d’activité sous certaines conditions, s’il est soumis à l'impôt sur le revenu (IR) sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC). Ces frais de repas qui donnent droit à cette déduction sont dits « supplémentaires ». Ils correspondent à la somme qui dépasse le montant d’un repas que le dirigeant aurait normalement pris à son domicile, estimé par les pouvoirs publics à 4,85 € en 2019, dans la limite maximum d’un montant déductible des impôts équivalent à 13,95 € par jour.

Pour bénéficier de cette réduction d’impôt, les frais de bouche du chef d’entreprise doivent être justifiés par la trop grande distance entre le lieu où il exerce son activité et son domicile et par une nécessité de son activité professionnelle (déplacement professionnel chez un client, repas d'affaires, etc.). Cet avantage ne concerne en aucun cas les repas pris pour convenances personnelles. Ces frais doivent aussi avoir été engagés et faire l’objet d’une pièce justificative comme une facture de restaurant par exemple.

À noter qu’un chef d’entreprise, contrairement à un salarié, ne peut pas se faire rembourser ses frais de bouche de manière forfaitaire. Ses frais de repas doivent être remboursés à l’euro près avec la fourniture obligatoire de justificatifs. Il peut toutefois déduire ces frais du résultat de son entreprise s’ils ont un lien très étroit avec l’intérêt de la société.

Les frais de déjeuners d’affaires, c’est-à-dire lorsqu’un chef d’entreprise invite des clients ou des prospects, sont eux systématiquement déductibles du résultat de la société à condition de fournir l’identité des invités ainsi que le nom des entreprises qu’ils représentent.