Flex office : définition, avantages et inconvénients

Le flex office désigne une nouvelle organisation du travail en entreprise qui prend de l'ampleur en France depuis le milieu des années 2010. Il s'agit d'espaces de travail partagés entre plusieurs salariés qui, au gré de leurs tâches à accomplir ou selon le moment de la journée, occupent tour à tour ces postes de travail aménagés qui peuvent prendre la forme d'un bureau, d'un espace plus intime équipé d'un canapé ou de fauteuils confortables, ou encore d'une salle commune, par exemple.

Le flex office s'est notamment particulièrement développé depuis la récente crise sanitaire qui a amené de nombreux salariés à faire du télétravail et donc à ne plus être présents en permanence physiquement sur leur lieu de travail, laissant des espaces libres dans l'entreprise. Le flex office, qui signifie la fin des espaces de travail individuels et personnels, ne convient pas à toutes les entreprises, à tous les postes de travail et à tous les salariés. Sa mise en œuvre peut ainsi présenter à la fois des avantages et des inconvénients.

Le flex office : un environnement de travail à part, mais qui se développe

On parle de flex office en entreprise, ou parfois de flex desk, pour désigner un environnement de travail très flexible, comme son nom l'indique. Ce terme anglophone peut se traduire en français comme le "sans bureau fixe" ou le "bureau flexible".

Le flex office qualifie ainsi un mode d'organisation qui se compose de différents espaces de travail qui ne sont pas attitrés à un salarié précis, comme le sont les bureaux classiques.

Les collaborateurs d'une entreprise qui bénéficient de ce type d'organisation de leur environnement de travail peuvent ainsi, leur ordinateur ou documents sous le bras, occuper l'un ou l'autre de ces espaces de travail au gré de leurs besoins, de leurs envies, de leurs tâches à exécuter, ou encore des différents moments de la journée.

Ces espaces de travail partagés peuvent prendre la forme d'un bureau classique, d'une alcôve ou d'une bulle destinée aux activités qui demandent de la concentration, d'un espace de création commun pour des activités collaboratives, d'un lieu de réunion, d'un autre plus ou moins isolé pour pouvoir passer des appels téléphoniques en toute tranquillité, etc. Dans tous les cas, ces espaces de travail sont moins nombreux que le nombre de salariés.

Le flex office est de plus en plus utilisé dans les entreprises depuis sa création dans les années 1990 notamment à l'initiative de grands cabinets de conseil ou commerciaux dont les salariés étaient davantage à l'extérieur de l'entreprise que dans leurs bureaux. Le flex office s'est aussi développé au départ dans les entreprises où le travail en coopération est davantage de mise.

Depuis le milieu des années 2000, beaucoup d'entreprises françaises, en particulier des grands groupes qui emploient beaucoup de salariés, ont en effet mis en place cette nouvelle organisation de l'environnement de travail. Un mouvement qui s'est encore amplifié avec la crise sanitaire et le développement du télétravail qui a eu (et a toujours) pour conséquence que les bureaux d'entreprise attitrés ne sont plus forcément utilisés en continu.

Certaines études estiment qu'à l'horizon 2030, entre 40 % et 50 % des bâtiments tertiaires auront adopté le flex office.

Le flex office, un moyen de réduire les coûts d'une entreprise

Le flex office présente un énorme avantage d'un point de vue financier pour une entreprise. Cette organisation du travail permet en particulier de réduire ses coûts liés à l'immobilier, un atout non négligeable dans un contexte de flambée de ces coûts.

Le flex office donne en effet la possibilité d'occuper des locaux dont la surface n'est pas nécessairement celle nécessaire pour l'ensemble des salariés, qui ne sont pas forcément présents physiquement dans l'entreprise, mais souvent en télétravail, et aussi parce que les espaces aménagés sont le plus souvent plus limités que les bureaux traditionnels, et ne nécessitent pas non plus obligatoirement l'installation de cloisons pour chaque espace de travail, etc.

En adaptant le flex office, une entreprise peut ainsi réduire parfois drastiquement ses dépenses en termes de location ou d'achat de locaux, ou les mutualiser en les mettant à la disposition d'une autre entreprise dans le but également de réduire ses charges immobilières.

Le flex office, un impact positif sur l'environnement

Le flex office, une organisation du travail qui n'attitre donc pas à chacun des salariés un espace personnel et durable, s'est notamment développé avec l'essor du télétravail. Cette forme de travail est de la même manière aussi un amplificateur du flex office.

En favorisant ainsi l'exercice d'une activité professionnelle à distance, le flex office participe à réduire les trajets des salariés de leur domicile à leur lieu de travail et donc à limiter leur impact sur l'environnement, en particulier leurs émissions de gaz à effet de serre causés par leurs moyens de locomotion motorisés.

Le flex office oblige à analyser et à repenser l'organisation du travail lui-même

Une entreprise ne doit pas adopter le flex office sans s'y être bien préparée à l'avance. Elle doit obligatoirement passer au préalable par une phase d'analyse des modes de travail de ses salariés, mais aussi d'une étape qui consiste à recueillir les besoins et les souhaits de ses collaborateurs.

Le flex office ne consiste pas seulement à supprimer quelques cloisons ou à disposer ça et là différents types d'espaces de travail.

Cette conception de l'univers du travail quotidien exige en effet de bien adapter le flex office aux nécessités de présence des salariés dans l'entreprise : de prévoir des aménagements spécifiques, par exemple pour des réunions de groupe (souvent ce qui fait que les salariés réintègrent leur entreprise après une phase de télétravail), de s'équiper en outils informatiques ou de communication nomades ou, en tous les cas, adaptés aux changements de poste de travail fréquents, et faciles à transporter, en casiers de rangement pour les salariés, etc.

De plus, le flex office n'est pas forcément une organisation de l'environnement de travail qui convient à tous les types de poste. Certains salariés chargés de tâches purement administratives ou comptables, qui nécessitent une certaine confidentialité, par exemple, ont besoin d'avoir à leur disposition un poste qui leur est réservé, et toujours le même, qui ne leur permet pas de migrer d'un lieu de travail à un autre aussi facilement que d'autres salariés.

Toutefois, ces différences entre tâches réalisées dans une entreprise ne doivent pas non plus mettre à l'écart d'une organisation de flex office une partie de ceux qui ont en charge ce type de tâches.

Cet environnement de travail doit en effet être accepté par l'ensemble des salariés pour être bien intégré.

D'une manière générale, la mise en œuvre du flex office convient davantage aux entreprises qui favorisent le travail en coopération. Leur activité doit donc pouvoir permettre cette organisation de travail, ce qui n'est pas toujours le cas.

Les entreprises qui ont dématérialisé un maximum leurs activités sont aussi celles qui peuvent mettre en place plus facilement le flex office.

Néanmoins, une entreprise qui adopte une organisation en flex office doit bien avoir en tête que le nombre de postes mis ainsi à disposition des salariés doit respecter certaines normes. Un ratio du nombre de postes par salarié (appelé le taux de flex ou le taux de mutualisation) doit ainsi impérativement être défini. Plus ce ratio est bas, plus un poste de travail est partagé entre plusieurs personnes.

C'est pourquoi cette jauge doit être déterminée avec une grande attention par les entreprises afin d'éviter notamment une suroccupation des postes de travail avec la conséquence pour certains salariés de ne pas pouvoir trouver de place pour travailler.

Un ratio pas toujours simple à fixer car son calcul est basé sur le taux de présence de salariés à leur poste de travail, un élément souvent peu fiable notamment en raison du télétravail et des méthodes de comptabilisation différentes adoptées par les entreprises.

Enfin, manager une équipe éclatée par la mise en œuvre du flex office n'est pas toujours simple. Les responsables d'une entreprise doivent alors obligatoirement faire preuve d'adaptabilité et apprendre à déléguer notamment leur rôle de superviser pour être sûr que le travail demandé aux équipes est bien réalisé.

Le flex office exige l'application de règles pour garantir de bonnes conditions de travail

Dans le but de garantir de bonnes conditions de travail à ses salariés, une entreprise qui applique le flex office doit obligatoirement définir et faire respecter des règles de vie au travail bien définies.

L'une de ces règles notamment, appelée "clean desk", consiste à exiger de chaque personne qui utilise un espace de travail partagé de le laisser libre de tout objet ou équipement une fois son travail terminé afin qu'il soit disponible pour un autre salarié qui souhaiterait l'utiliser, mais aussi irréprochable en termes d'hygiène.

Ce clean desk est assez simple à faire respecter pour certaines activités, en particulier celles qui sont dématérialisées et qui nécessitent seulement pour un collaborateur d'utiliser un ordinateur.

Mais, pour les salariés qui doivent se servir d'équipements ou d'outils spécifiques et plus difficilement transportables, cette règle est beaucoup moins simple à mettre en œuvre.

C'est pourquoi le flex office demande à une entreprise notamment de prévoir une standardisation de ses outils de travail, mais également de personnaliser certains postes de travail qui exigent des moyens particuliers.

En termes de conditions de travail, le revers de la médaille du flex office pour certains salariés est qu'il ne peuvent plus avoir à leur disposition un espace de travail personnel qu'ils peuvent notamment personnaliser à leur gré, une caractéristique pourtant importante pour certains qui leur permet de se sentir mieux au travail, et donc d'être davantage performants.

Qui dit flex office, dit aussi déplacements fréquents, gênes sonores, impossibilité de s'isoler, difficulté de joindre facilement ses collègues, etc., autant d'inconvénients qui peuvent contrarier de bonnes conditions de travail.