Comment rédiger un compte-rendu de réunion clair, net et précis ?

En entreprise, les réunions sont parfois nécessaires. Elles peuvent être occasionnelles ou encore intervenir à des fréquences prévues à l’avance : semaine, mois, semestre, année, etc.

C’est un moment d’échange entre le chef d’entreprise ou son représentant et les employés. Il est conseillé de conserver le compte-rendu de réunion. Mais pour qu’il soit clair, net et précis, il convient d’appliquer la bonne méthode.

Préambule : pourquoi rédiger un compte-rendu de réunion ?

Si le compte-rendu peut sembler rébarbatif et chronophage, il est pourtant essentiel de le rédiger afin que l’ensemble des salariés, y compris les absents, puissent s’y reporter, mais également pour dégager des solutions utiles à l’entreprise.

Un compte-rendu ou un rapport de réunion doit permettre de :

• Connaître les participants
• Conserver une trace écrite des décisions qui ont été actées
• Mettre à plat les problèmes rencontrés et les solutions envisagées pour y remédier
• Suivre les actions à mener et constater leurs retombées dans le cadre d’une réunion ultérieure
• S’assurer de la légalité des propos au regard du Code du travail
• Garder une vision globale de la stratégie de l’entreprise

L’adage selon lequel « les paroles s’envolent, les écrits restent », prend tout son sens.

Méthodologie pour un compte-rendu de réunion efficace

Le compte-rendu de réunion ne doit pas être confondu avec de la transcription. Inutile d’y noter tous les hors-sujets ou les apartés. Il doit remplir sa fonction, à savoir un support durable utilisé comme outil de travail pour la bonne marche de l’entreprise.

Suivre une méthodologie en cinq phases vous fera gagner du temps et deviendra un exercice de style habituel au fil des réunions. Pensez à prendre des notes ou à déléguer cette partie à un associé, un collègue ou un employé. La prise de notes permet ne pas oublier les éléments importants lors de la restitution.

1 - La date et l’heure de la réunion

On ne peut pas faire plus simple, mais c’est un élément important. Notez dans l’en-tête du compte-rendu de réunion la date de la réunion, son heure de début et son heure de fin. Ces indications de durée peuvent être précieuses pour établir un ratio temps / productivité.

2 - La liste des participants

Les noms et prénoms des personnes présentes sont essentiels. Ils permettent de transmettre en priorité le compte-rendu de la réunion aux absents pour qu’ils en prennent connaissance et connaissances les éventuelles tâches ou missions qui leur sont confiées.

3 - Ordre du jour

Pour être efficace, une réunion est toujours préparée en amont et l’ordre du jour est communiqué aux acteurs de l’entreprise. Cela permet que chacun puisse réfléchir aux points qui seront abordés, se renseigne et donne son point de vue sur les sujets à l’ordre du jour. Il s’agit donc ici de reprendre l’ordre du jour et d’y ajouter une section « questions diverses ». Inutile de faire compliqué, une liste à puces et des titres clairs suffisent.

4 - informations données et / ou décisions prises

Une réunion peut répondre à deux objectifs différents : la délivrance d’informations et / ou la prise de décision sur un sujet donné. Dans les deux cas, reprendre les réponses principales apportées à chaque point de l’ordre du jour est utile. S’il n’y a pas eu de décision entérinée, mais juste des pistes de réflexion, noter les plus pertinentes est important.

5 - Actions de suivi

Cette étape du compte-rendu n’est pas obligatoire et doit se faire au cas par cas en fonction des décisions prises. Elle peut permettre de joindre un pense-bête ou une grille d’évaluation aux personnes concernées par lesdites décisions. Grâce à cela, les collaborateurs permettent de faire un bilan qui sera utilisé lors de la prochaine réunion pour mesurer la pertinence et les effets des actions prises.

Astuces supplémentaires pour un compte-rendu utile

Pour que le compte-rendu de réunion soit clair, net, précis et exploitable sans y passer des heures, quelques bonnes pratiques sont à adjoindre à la méthodologie pour en faire un outil d’entreprise efficace.

Rédiger le compte-rendu juste après la réunion

Pour que les idées soient claires et fraîches, n’attendez pas des heures et attelez-vous à la rédaction du compte-rendu immédiatement après à la réunion. Vous pouvez bien entendu vous accorder un petit café pour souffler entre ces deux étapes.

Être concis et objectif

Le compte-rendu est informatif, c’est un support de travail. Il doit être synthétique et factuel, inutile donc de s’essayer à de la grande littérature et de se laisser aller à des avis personnels. Des phrases courtes et formelles vous feront gagner en temps et en précision.

L’archivage et la diffusion

Le compte-rendu de réunion doit être laissé à disposition dans un classeur facilement consultable sur le lieu de travail et faire l’objet d’une sauvegarde informatisée. Il peut être présenté de façon plus adéquate avec une mise en forme agréable et une éventuelle correction des fautes d’orthographe par une autre personne. Il est conseillé de transmettre le compte-rendu par voie numérique à l’ensemble des employés sous 48 à 72 heures maximum.