Qu'est-ce qu'une Digital Workplace ?

La digital workplace – ou espace de travail numérique – est une création qui a le vent en poupe alors qu’elle existe depuis plus d’une décennie. Elle désigne un écosystème de technologies numériques et d’outils qui permettent à une entreprise de mieux fonctionner et de faciliter le quotidien de ses collaborateurs. Ceux-ci peuvent en effet communiquer, échanger, partager, apprendre et diffuser, à tout niveau, en temps réel et à distance, en fonction des besoins de chacun. Découvrons-en davantage sur la digital workplace et sur ses nombreux avantages dans ce dossier.

Qu’est-ce qu’une Digital workplace ?

Le terme de Digital workplace a été créé en 2009 par Paul Miller, le fondateur de Digital workplace group, pour désigner un espace de travail numérique ou, plus précisément, l’écosystème des technologies qui constituent les espaces de travail numériques. Il s’agit d’un regroupement de technologies numériques, de plateformes numériques et d’outils numériques que les salariés d’une entreprise peuvent utiliser dans le but d’exercer leurs missions.

Une digital workplace peut ainsi comprendre de multiples outils comme des plateformes intranet, des espaces de stockage, des applications diverses, des outils de communication, des outils de collaboration et d’échanges, des dispositifs de gestion des données et des connaissances, des outils de partage d’informations et de contenus divers, etc.

En général, pour qu’une digital workplace soit efficace, elle doit être conçue pour les salariés de l’entreprise, qui en sont les principaux utilisateurs. Elle doit leur permettre de pouvoir exercer leurs tâches plus aisément, de mieux s’organiser, de mieux communiquer et d’accéder à tout moment à toutes les informations qui leur sont utiles. Le collaborateur est véritablement replacé au centre grâce au principe de la digital workplace.

La digital workplace est ainsi une sorte d’évolution du lieu de travail puisqu’il s’agit d’un espace de travail numérique accessible à tout moment et qui permet à chaque collaborateur de partager des données et de coopérer avec ses pairs avec fluidité et efficacité, sur place, mais aussi et surtout à distance.

Quels sont les avantages d’une digital workplace ?

Une digital workplace présente bien des avantages pour les entreprises et les collaborateurs utilisateurs.

Le renforcement de la culture d’entreprise

La culture d’entreprise représente les valeurs qu’elle véhicule, sa vision, son état d’esprit et tout autre élément qui contribue à la distinguer de ses concurrents. Cette culture d’entreprise tourne autour de ses collaborateurs et elle est transmise par eux. La digital workplace est un bon moyen de diffuser les éléments qui constituent cette culture d’entreprise aux salariés. Ils peuvent ainsi mieux les comprendre, mieux se les approprier, mieux les utiliser et mieux les diffuser.

Une meilleure collaboration et une meilleure communication

La digital workplace permet d’instaurer un contact permanent entre tous les collaborateurs, quels que soient leur niveau hiérarchique, leur activité, leur cœur de métier, leur pôle et autre. La communication est développée et permise entre toutes les strates et tous les départements dans le but de décloisonner les équipes et les services.

Par ce biais, la digital workplace contribue à instaurer une culture de la collaboration, qui incite les salariés à partager et à communiquer entre eux, à tous les niveaux, en temps réel et à distance.

L’actualité de l’entreprise est diffusée à tous en temps réel, ce qui permet à chacun de contribuer, de participer, d’échanger, de partager, etc.

Un bon moyen de renforcer la cohésion d’équipe

La digital workplace facilite la gestion des données, des connaissances et des informations, contribuant directement à la cohésion d’équipe. En effet, il est prouvé qu’elle joue un rôle clé dans la productivité, l’intégration, les apprentissages et le développement. Par le biais d’une communication et d’une diffusion d’informations permanentes, les salariés disposent de toutes les données dont ils ont besoin pour œuvrer dans leurs tâches et des transmissions de tous les collaborateurs, renforçant ainsi la cohésion des équipes.

Une motivation pour les salariés

Malheureusement, peu de salariés sont véritablement engagés dans leur travail. Bien souvent, ils ne se sentent pas compris par leur direction, ni reconnus ou valorisés dans leurs compétences et leurs missions. Ce défaut de communication peut avoir des conséquences non négligeables puisque les salariés se désengagent peu à peu.

Le manque de communication, la transmission trop limitée de données et le défaut de visibilité sont loin de rassurer les collaborateurs qui finissent par se désintéresser de l’entreprise et par ne plus partager ses valeurs. Or, lorsque les salariés se sentent mieux considérés, respectés et entendus par leur manager, il est prouvé qu’ils sont plus investis et plus motivés dans leur activité.

La digital workplace est un bon moyen de diffuser les informations et de communiquer avec ses équipes, rendant leur juste place aux collaborateurs. Ceux-ci peuvent en outre communiquer, réagir et s’exprimer afin d’éviter que toute incompréhension s’installe.

Mieux intégrer les collaborateurs

Bien des entreprises sont confrontées à la perte de leurs forces vives, de leurs talents et ne parviennent pas à recruter et à pérenniser des collaborateurs fiables. Le monde du travail a grandement évolué suite à la crise sanitaire, rendant les candidats et les salariés nettement plus exigeants quant à leur salaire, leurs avantages, leurs missions, leur considération de la part de la hiérarchie, et bien d’autres points.

La digital workplace permet de mettre en œuvre une stratégie d’intégration des collaborateurs et de fidélisation. Elle contribue à développer leur autonomie, à mieux comprendre leurs missions et le sens de leur métier et ainsi à renforcer leur adhésion à la culture d’entreprise.

Une amélioration de la productivité

Grâce à ses nombreux outils, la digital workplace permet d’améliorer la productivité des équipes et leurs performances. Conçue pour les salariés, elle permet de les doter de ce dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions et faire face à d’éventuelles difficultés. Intuitive, elle rend ces outils accessibles aisément, ce qui contribue à améliorer la collaboration et la communication, mais également la productivité générale.

Une pratique idéale du télétravail

Le télétravail est pleinement ancré dans les pratiques des entreprises, mais il n’est pas toujours facile à mettre en œuvre et à rendre efficace. Grâce à la digital workplace, le télétravail est simplifié et nettement plus performant. En effet, les données et outils sont accessibles à tous les télétravailleurs en temps réel pour leur permettre de travailler à distance comme sur leur lieu de travail. Le lien est maintenu et permanent avec les équipes et la direction pour améliorer le travail de chacun et son engagement.

Une réduction des coûts

Le fait d’opter pour une digital workplace au sein d’une entreprise est une solution qui nécessite des frais, mais qui permet avant tout de générer des économies non négligeables. Ces espaces de travail numériques sont en effet conçus sur mesure pour l’entreprise et dotés de tous les outils et de toutes les applications dont les collaborateurs ont besoin pour mener à bien leurs missions. En conséquence, il devient inutile d’investir dans l’achat de logiciels spécifiques et coûteux, ce qui contribue à réduire considérablement les dépenses de l’entreprise en matière de fonctionnement et d’organisation.