Le cahier des charges : définition, quelle utilisation, comment le construire ?

Le cahier des charges est un document primordial dans une relation client/fournisseur de services ou de produits. De forme écrite, il définit précisément la demande et les besoins du client, ses exigences et ses contraintes et tient lieu de contrat entre les parties. Ce document est aussi utilisé par les entreprises pour réaliser et définir des missions en interne. Le cahier des charges, obligatoire dans le cas d’un appel d’offres, répond à des règles précises concernant son contenu et sa rédaction. Explications.

À quoi sert un cahier des charges ?

Le cahier des charges, en fait précisément le cahier des charges fonctionnel (CDCF), est un document technique contractuel qui lie un client et un prestataire de services ou de produits. Il fixe les détails et les modalités d’exécution de la fourniture d’un service ou d’un bien de la manière la plus précise possible. Le cahier des charges a aussi pour rôle de définir les objectifs à atteindre, ainsi que de cadrer la mission à venir. Il sert également à planifier les missions confiées. Il s’agit donc d’un document essentiel qui fait office de contrat entre le client et le prestataire et auquel les deux parties se réfèrent durant la réalisation de la prestation.

Le cahier des charges est également un outil fondamental en interne pour une entreprise. Il permet de fixer avec précision les besoins et les caractéristiques d’une mission, et par là même d’expliquer sa finalité à l’ensemble des acteurs d’une entreprise et à l’équipe qui doit la réaliser. Il sert également à clarifier un projet.

Comment construire un cahier des charges ?

Si le cahier des charges constitue un élément essentiel pour exprimer les besoins d’un client, ce document doit rester lisible et compréhensible par le plus grand nombre. C’est pourquoi il est recommandé de construire un cahier des charges sous la forme de parties courtes, organisées en listes à puce et illustré au maximum de tableaux ou de graphiques par exemple.

Le contenu d’un cahier des charges

Un cahier des charges se découpent en plusieurs parties :

1 - Définition et contours du projet

Cette partie du cahier des charges doit présenter la genèse du projet à réaliser et ses objectifs. Elle doit aussi décrire qui va le piloter et notamment quelles seront les procédures de validation de son avancée.

2 - Définition précise des besoins

La seconde partie d’un cahier des charges entre dans le vif du sujet en abordant de manière exhaustive les besoins liés à une prestation ou à un produit d’un point de vue fonctionnel, technique et organisationnel. C’est ici aussi que le client précise ses exigences et ses contraintes.

3 - Énumération des prestations attendues

Il s’agit ici de présenter le plus clairement et le plus précisément possible le type de prestation ou de produit souhaité. Il est aussi conseillé de mentionner le budget alloué ou estimé pour la réalisation de cette prestation.

4 - Définition du cadre de la prestation

La dernière partie du cahier des charges aborde les aspects pratiques de la réalisation de la prestation attendue. Elle définit notamment le planning de réalisation, son suivi et les documents à fournir par exemple.

Les éléments juridiques d’un cahier des charges

Comme on l’a vu, le cahier des charges fait office de document contractuel entre un client et un fournisseur. Devant l’importance de son contenu, il est recommandé de le faire valider (ou de le faire rédiger) par un juriste pour éviter tout malentendus et des conséquences qui peuvent être graves pour une entreprise en cas de litiges. Il doit donc comporter des clauses qui donnent un cadre juridique à la relation client/fournisseur.

L’une de ces clauses concerne l’établissement d’un planning de réalisation précis que le prestataire doit suivre scrupuleusement, sous peine de pénalités en cas de retard. Les procédures de validation en cours de projet et une fois réalisé, ainsi que la forme de ces contrôles, doivent également être clairement précisées.