Comment calculer les pénalités de retard de paiement entre entreprises ?

Dans la majorité des cas, le délai de paiement d’une facture est fixé à 30 jours après réception du produit ou après l’exécution de la prestation. Néanmoins, selon les conditions prévues par le contrat et l’accord passé entre les deux entreprises, ces délais peuvent être raccourcis ou allongés. Quoi qu’il en soit, dès lors que la date limite est dépassée, l’entreprise vendeuse est en droit d’appliquer des pénalités de retard de paiement. En quoi consistent ces pénalités ? Comment sont-elles calculées ? Quelles sont les obligations des deux parties ? Faisons le point dans ce dossier.

Délais et retard de paiement entre entreprises : quels sont les différents types de délais de paiement ?

Dans le cadre d’un échange commercial entre deux entreprises, le paiement fait l’objet d’une négociation entre les deux parties. Le délai accordé pour le paiement doit être obligatoirement mentionné clairement sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).

Entre professionnels, plusieurs délais de paiement peuvent être mis en place.

Le paiement comptant

Dans le cadre d’un paiement comptant, l’entreprise cliente a pour obligation de s’acquitter du montant de la facture le jour même de la livraison du produit ou de la réalisation de la prestation.

Le paiement à la réception

Le paiement à la réception prévoit un délai minimal d’une semaine pour le règlement, ce qui inclut le délai de réception de la facture.

Le paiement avec délai par défaut

Dans le cadre d’un paiement avec délai par défaut, l’entreprise cliente doit s’acquitter du montant dû sous un délai maximal de 30 jours après réception du produit ou après la réalisation de la prestation. Néanmoins, un délai spécifique peut être prévu par le contrat.

Le paiement avec délai négocié

Le paiement avec délai négocié peut conduire à un délai de paiement à 60 jours calendaires après l’émission de la facture ou à 45 jours fin de mois à partir de la date d’émission de la facture. Le délai prévu doit être précisé dans le contrat de vente, dans des clauses spécifiques intégrées aux conditions générales de vente (CGV), de même que le mode de calcul retenu et les conditions de règlement entre les deux partenaires commerciaux.

Pénalités de retard de paiement entre entreprises : comment les calculer ?

Toutes les informations liées aux pénalités de retard de paiement doivent obligatoirement figurer dans les conditions générales de vente (CGV) adressées à l’entreprise cliente lors de la commande et/ou en accompagnement de la facture. Doivent clairement y figurer les conditions d’application des pénalités de retard ainsi que le taux d’intérêt de celles-ci dès lors qu’il y a retard de paiement, c’est-à-dire à partir du moment où le paiement dû est versé après la date limite fixée par le contrat ou la facture.

Le taux d’intérêt des pénalités de retard peuvent être librement fixées par l’entreprise, à condition de prévoir un taux qui correspond à minima à trois fois le taux d’intérêt légal, c’est-à-dire à un total de 2,28 % (au 1^er janvier 2022), soit trois fois 0,76 %.

Dans la plupart des cas cependant, ou dès lors que les deux parties n’ont pu s’entendre sur un accord, le taux appliqué est celui de la Banque centrale européenne (BCE) à son opération de refinancement la plus récente et majoré de 10 points de pourcentage.

Il faut savoir que ce taux, généralement mensuel ou annuel, peut être converti en taux journalier. Dans ce cas, il doit être multiplié par le nombre de jours qui se sont écoulés entre la date maximale de paiement et la date de perception du paiement (ou la date du jour du calcul si le paiement n’est toujours pas versé). À noter que le taux est appliqué sur le montant toutes taxes comprises (TTC).

La formule de calcul est alors la suivante :

[(taux) x montant TTC] x (nombre de jours de retard/365) = taux journalier

Les pénalités de retard de paiement peuvent donc être calculées dès le jour qui suit la date limite de paiement prévue et figurant sur la facture. Par ailleurs, aucun rappel n’est nécessaire pour rendre les pénalités exigibles. Elles sont légalement dues sans autre formalité.

Pénalités de retard de paiement entre entreprises : que sont les frais de recouvrement ?

En cas de retard de paiement, les frais de recouvrement s’ajoutent aux pénalités à verser, mais ils ne sont pas inclus dans le calcul de ces dernières. Il s’agit d’une indemnité forfaitaire d’un montant de 40 euros qui doit être versée au créancier. Les frais de recouvrement peuvent être appliqués pour toutes les entreprises soumises au code de commerce.

En sont exclus les assurances, les baux commerciaux et autres activités qui ne relèvent pas du code de commerce. En outre, ils ne peuvent être appliqués si le débiteur est en cours de procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Le montant et les conditions d’application de cette indemnité pour frais de recouvrement doivent être obligatoirement indiqués dans l’ensemble des documents commerciaux liés à la transaction (les conditions générales de vente, la facture, etc.). Cette obligation est valable, que l’entreprise vendeuse décide de les appliquer ou non.

À noter que cette indemnité est également due le jour suivant la date limite de paiement de la facture, tout comme les pénalités de retard. Son montant forfaitaire ne peut être soumis à la TVA. Son montant est dû en totalité et reste inchangé quelle que soit la durée du retard de paiement. En revanche, l’indemnité s’applique pour chaque facture concernée par un retard de paiement.

Pénalités de retard de paiement entre entreprises : quelles sanctions ?

Il faut savoir que la loi est particulièrement stricte en matière de retard de paiement et de pénalités de retard. Tout dépassement des délais et toute absence de mention des pénalités de retard dans les conditions générales de vente exposent l’entreprise au risque d’amende, dont les montants varient en fonction du statut juridique :

• 75 000 euros pour une personne physique (jusqu’à 150 000 euros en cas de récidive) ;
• 2 millions d’euros pour une personne morale (jusqu’à 4 millions d’euros en cas de récidive).

À noter par ailleurs que si le débiteur exige un retard d’émission de la facture à l’entreprise vendeuse dans le but d’allonger les délais de paiement, cette exigence est considérée comme un abus et peut donner lieu à des sanctions.