Nouvelle fiche de paie : quelles mentions obligatoires ?

Une fiche de paie doit obligatoirement comporter certaines mentions définies par la loi. Ce document remis à tous les salariés au moment du paiement de leur salaire fait l'objet régulièrement de modifications et d'évolutions comme, par exemple, depuis 2022, l'obligation de faire apparaître les mentions "montant du salaire net imposable", "montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source", ou encore "heures supplémentaires ou complémentaires exonérées", dans le but de faciliter notamment le remplissage de la déclaration d'impôt sur le revenu. De la même manière, une fiche de paie mentionne aujourd'hui les libellés "net à payer avant impôt sur le revenu" et "net à payer au salarié". Une nouvelle mention obligatoire va prochainement apparaître sur les fiches de paie : le "montant net social". D'autre part, d'autres critères ont été définis dans le but de clarifier et d'harmoniser les bulletins de salaire de tous les salriés.

Le montant net social, une nouvelle mention obligatoire sur une fiche de paie

À partir du 1^er juillet 2023, toutes les fiches de paie des salariés, quel que soit leur statut, leur entreprise, ou leur secteur d'activité, devront comporter obligatoirement une nouvelle mention : le montant net social. Ce dernier désigne le montant du salaire net, soit après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux.

L'obligation de mentionner le montant net social décidée par les pouvoirs publics est justifiée par le fait que ce montant (une fois les prélèvements sociaux déduits donc) est celui qui est en particulier demandé pour pouvoir bénéficier de compléments de revenus comme la prime d'activité, qui est versée aux salariés modestes, ou des revenus de substitution tel que le Revenu de solidarité active (RSA), un minimum social, toutes des prestations sociales qui doivent être demandées à la Caisse d'allocations familiales (Caf) ou la Mutualité sociale agricole (MSA) pour les salariés du secteur agricole.

Ce montant net social, qui va apparaître sur les bulletins de salaire, va donc simplifier les démarches pour certains salariés, qui n'auront plus besoin de calculer eux-mêmes ce revenu net de prélèvements sociaux, et va permettre aussi d'éviter les erreurs de déclaration de ressources.

Le montant net social est calculé en prenant en compte l'ensemble des sommes brutes versées à un salarié. Il s'agit de son salaire proprement dit et, selon les cas, de ses primes, de la rémunération de ses heures supplémentaires, de ses indemnités de congés payés, de ses avantages en nature, de ses indemnités de rupture de contrat de travail, du supplément familial de traitement, etc.

En revanche, n'entrent pas dans le calcul du montant net social des éléments comme les remboursements de frais professionnels, les avantages en nature du type nourriture, avantages tarifaires, liés à des activités sociales et culturelles proposées par un comité social et économique (CSE), la part patronale pour le financement des garanties collectives à la complémentaire santé obligatoire, l'intéressement et la participation placés sur des plans d’épargne, les abondements de l’employeur aux plans d’épargne et les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).

Ensuite, les montants des cotisations et contributions (hormis celles salariales de prévoyance et de retraite supplémentaire) déductibles des revenus pris en compte pour le calcul du montant net social, et à la charge du salarié, sont retranchés de la somme des montants bruts dus au salarié.

En résumé, le calcul du montant net social se déroule en 3 temps :

1. Il faut additionner l’ensemble des éléments de rémunérations brutes versés par l’employeur ;
2. Il faut soustraire ensuite l’ensemble des cotisations et contributions sociales obligatoires à la charge du salarié, y compris celle due au titre de la complémentaire santé ;
3. Et enfin additionner les exonérations et allègements de cotisations dont a bénéficié le salarié, tout comme les cotisations et contributions sociales facultatives à la charge de l’employeur, (sauf celles dues au titre de la complémentaire santé).

À noter : contrairement à d'autres mentions obligatoires d'une fiche de paie, le cumul du montant net social versé au salarié au cours de l'année, ou durant toute autre période, ne doit pas être affiché sur le bulletin de salaire.

La mention "montant net social" devra apparaître sous la rubrique des cotisations et contributions sociales et avant la ligne "net à payer avant impôt sur le revenu" et elle est amenée à remplacer la mention "montant net versé" actuellement utilisée.

D'autre part, à partir de 2024, comme c'est déjà le cas pour le montant net imposable qui figure aujourd'hui sur les fiches de paie, tous les employeurs seront dans l'obligation de déclarer le montant net social de leurs salariés aux organismes sociaux, dont la Caf, par le biais de leur déclaration sociale nominative (DSN) effectuée chaque mois.

Une nouvelle présentation normalisée de la fiche de paie

La nouvelle mention concernant le montant social net qui doit apparaître prochainement obligatoirement sur toutes les fiches de paie a été définie par l'arrêté du 31 janvier 2023 modifiant celui du 25 février 2016 qui fixe les libellés, l'ordre et le regroupement des informations figurant sur un bulletin de paie.

Cet arrêté précise également les autres libellés obligatoires, leur ordre de présentation et comment les informations mentionnées sur un bulletin de salaire doivent être regroupées dans un souci de clarification et d'harmonisation, mais aussi pour permettre aux salariés de mieux les comprendre et d'être informés sur les ressources prises en compte pour bénéficier de certaines prestations sociales.

Ainsi, les libellés qui figurent sur une fiche de paie doivent être lisibles et hiérarchisés, et les cotisations sociales obligatoires pour tous les salariés doivent être séparées de celles appliquées pour certains salariés dépendant d'un régime spécifique.

De la même manière, la présentation des avantages, remboursements, ou autres déductions dont bénéficient les salariés doit être harmonisée.

D'autre part, cet arrêté prévoit également la suppression de certaines mentions portées sur une fiche de paie considérées comme trop complexes à calculer et qui n'ont pas d'intérêt pour le salarié comme, par exemple, le montant total des allègements de cotisations payées par les employeurs.

Les libellés qui doivent apparaître sur une fiche de paie

Actuellement, donc avant que n'apparaisse prochainement la mention "montant net social", une fiche de paie doit comporter obligatoirement, outre l'identification de l'employeur et du salarié, certains libellés et informations harmonisés dans leur présentation, en particulier en ce qui concerne leur ordre.

La plus importante partie d'une fiche de paie est ainsi constituée d'abord de lignes en rapport avec les cotisations et contributions sociales pour lesquelles sont mentionnées leur valeur de base, le taux salarial appliqué, la part payée par le salarié et celle prise en charge par l'employeur.

Ces cotisations et contributions sociales concernent :

• la santé (Sécurité sociale - Maladie maternité invalidité décès, Complémentaire santé, Complémentaire incapacité invalidité décès) ;
• les accidents du travail et les maladies professionnelles ;
• la retraite (Sécurité sociale vieillesse plafonnée, Sécurité sociale vieillesse déplafonnée, Retraite complémentaire tranche 1, Retraite complémentaire tranche 2, Retraite supplémentaire) ;
• la famille ;
• l'assurance chômage (Apec) ;
• les autres contributions dues par l'employeur ;
• les cotisations statutaires ou prévues par une convention collective (CSG déductible de l'impôt sur le revenu, CGS/CRDS non déductible de l'impôt sur le revenu) ;
• les exonérations, écrêtements et allégements de cotisations.

Le total de toutes ces cotisations et contributions sociales apparaît sur une ligne distincte qui indique, d'un côté la part payée par le salarié et, de l'autre, celle réglée par l'employeur.

Une fiche de paie présente ensuite une ligne "net à payer avant impôt sur le revenu".

Sont détaillés en dessous les montants prélevés au titre du prélèvement à la source de cet impôt (la base, le taux de prélèvement, le montant et le cumul annuel) avec les mentions suivantes : montant net imposable ; impôt sur le revenu prélevé à la source ; montant net des heures complémentaires ou supplémentaires exonérées.

Au final, un salarié trouve tout en bas de son bulletin de salaire une ligne "net à payer au salarié" qui indique le montant de l'allègement de cotisations employeur et la somme totale versée au salarié par son employeur.

D'autre part, pour rappel, toute mention en lien avec l'exercice du droit de grève ou de l'activité de représentation des salariés dans l'entreprise est strictement interdite sur une fiche de paie.