Indemnités kilométriques en entreprise : principe et fonctionnement

Les salariés et les dirigeants de société qui utilisent leur moyen de locomotion personnel à des fins professionnelles peuvent prétendre à une prise en charge par l’entreprise d’une partie des frais ainsi occasionnés. Pour définir le niveau de cette prise en charge et du remboursement de ces frais, l’administration fiscale a établi un barème kilométrique, réévalué régulièrement, et applicable à tous les types de moyen de transport. Explications.

Qui peut bénéficier d’indemnités kilométriques dans l’entreprise ?

Dans l’entreprise, les indemnités kilométriques peuvent être perçues par les salariés, mais aussi par les dirigeants. Elles sont versées par l’entreprise. La seule condition pour un dirigeant ou un associé est d’avoir une réelle fonction au sein de la société.

Les indemnités kilométriques sont destinées à rembourser les frais de déplacement strictement liés à l’activité de l’entreprise, et qui ont été avancés par le salarié ou le dirigeant. Elles ne peuvent pas concerner les trajets domicile-travail. Ces indemnités ont pour but en revanche de couvrir les dépenses liées au coût d’achat du véhicule, ainsi que de ses équipements, les frais de carburant, les frais d’entretien et le coût de l’assurance annuelle du moyen de locomotion. Attention toutefois, en raison de leur montant, les indemnités kilométriques ne permettent pas de couvrir des frais importants tels que des grosses réparations mécanique du véhicule par exemple.

Les indemnités kilométriques ne doivent pas, par contre, servir à rembourser des frais de stationnement ou des frais de péage d’autoroute. Ces frais peuvent faire l’objet de remboursements supplémentaires, mais différents, de la part de l’entreprise.

Les conditions pour bénéficier d’indemnités kilométriques

Pour bénéficier d’indemnités kilométriques, le véhicule concerné par les déplacements (obligatoirement à des fins professionnelles) ne doit pas être immatriculé au nom de la société. D’autre part, les frais de déplacement doivent pouvoir être justifiés. Ils doivent comporter la date, le lieu, le nombre de kilomètres parcourus et le nom du client s’il s’agit de ce type de déplacement.

Le véhicule peut être une automobile, un deux-roues motorisé dont la cylindrée est supérieure à 50 cm³, ou encore un scooter.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?

Ces indemnités kilométriques sont calculées sur la base d’un barème défini par l’Urssaf qui permet aux salariés ou aux dirigeants d’estimer leurs frais de déplacements professionnels. À noter que pour 2019, ce barème donne un coup de pouce particulier aux automobilistes qui utilisent des petites cylindrées : une revalorisation de 10 % pour les véhicules de 3 chevaux fiscaux (CV) ou moins, et de 5 % pour les voitures de 4 CV.

Le barème kilométrique établi par les services fiscaux tient compte de plusieurs éléments pour définir le montant des indemnités kilométriques. Ce dernier varie en effet selon le nombre de chevaux du véhicule et de la distance parcourue sur une année civile. Le détail de ce barème par type de véhicule est disponible sur le site de l’Urssaf.

Les indenités kilométriques, les impôts et l’entreprise

Pour les salariés et les dirigeants d’entreprise assimilés salariés, le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Ainsi, il n’apparaît ni sur leur déclaration de revenu personnelle destinée aux services fiscaux, ni sur leur bulletin de salaire.

D’autre part, faire bénéficier les salariés et les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour l’activité de l’entreprise d’indemnités kilométriques permet à l’entreprise de ne pas acheter de véhicules de société et donc de ne pas être soumise non plus à la taxe sur les voitures de sociétés (TVS), qui peut être élevée.