Quels types de documents d'entreprise peut-on faire signer électroniquement ?

Pour les entreprises, comme pour les particuliers, de nombreux actes administratifs, juridiques, commerciaux, etc., sont aujourd’hui dématérialisés, c’est-à-dire qu’ils prennent la forme de documents numériques, et non plus de supports papier, tels que des fichiers texte, des tableurs, des fichiers au format PDF, LPG ou encore XML. La signature électronique, en opposition à la signature manuscrite ou à la signature scannée, est alors le moyen d’officialiser ces documents et de garantir leur sécurité. La signature électronique est aujourd’hui juridiquement encadrée par notamment un règlement européen nommé « eIDAS ». Dans quels cas une entreprise peut-elle signer électroniquement des documents ?

Les documents destinés aux clients des entreprises

L’utilisation de la signature électronique se généralise pour les entreprises, et dans certains cas va même devenir obligatoire, pour de nombreux documents qui concernent en particulier les relations avec leurs clients.

Ainsi, les factures sont de plus en plus dématérialisées. Les signer électroniquement, comme le propose la plateforme en ligne Universign, leur donne une valeur juridique, grâce à leur certification « eIDAS », indispensable à toutes les opérations de vente.

Pour les entreprises dont par exemple l’activité est réalisée principalement en ligne, la relation avec le client est à 100 % dématérialisée. Les transactions sont alors validées par le fait de signer électroniquement les contrats et les ventes ainsi conclus.

Les documents d’entreprise à entreprise

Une entreprise a également tout intérêt à signer électroniquement les documents qu’elle échange par exemple avec ses fournisseurs. Il peut s’agir de bons de commande, de devis, de contrats, etc. Outre la sécurité qu’offre la signature électronique en raison de son encadrement légal, elle permet aussi de faire gagner beaucoup de temps, de fluidifier les parcours obligatoires administratifs et juridiques qu’imposent toutes les relations contractuelles entre les entreprises.

Les documents nécessaires pour répondre à un marché public

Les entreprises qui souhaitent répondre à un marché public, c’est-à-dire à des commandes initiées par l'État et ses établissements publics, par les collectivités territoriales et leurs établissements publics ou groupements, peuvent choisir de transmettre électroniquement tous les documents nécessaires à leur candidature.

La signature électronique prend alors tout son sens puisqu’elle donne une valeur juridique aux documents ainsi transmis. De plus, elle est un gage de rapidité et de simplification des procédures à mettre en œuvre pour ces marchés.

Les documents de gestion d’une entreprise

Une entreprise peut avoir recours à la signature électronique même dans sa gestion interne, et notamment en matière de ressources humaines. Il est possible aujourd’hui, par exemple, de signer un contrat de travail à distance avec ses futurs employés. Le contrat de travail peut en effet être dématérialisé et signé électroniquement. Un moyen qui permet notamment d’accélérer les procédures de recrutement et d’éviter toutes les tracasseries en ce qui concerne leur envoi, leur validité juridique, leur archivage, etc.

De la même manière, les notes de frais, les bulletins de paie, ou encore les attestations à fournir aux salariés peuvent être signés de façon électronique.

Cette nouvelle manière de fonctionner donne en plus une image innovante de l’entreprise, un atout non négligeable.

Les documents destinés aux administrations

Les entreprises ont des obligations vis-à-vis des administrations. Qu’il s’agisse par exemple d’un changement de statut, de l’envoi de leurs déclarations sociales et fiscales, du dépôt de leurs comptes annuels, les professionnels doivent fournir des documents régulièrement.

Le dépôt de ces documents auprès des administrations concernées se fait aujourd’hui le plus souvent de manière dématérialisée. Les signer électroniquement devient alors une obligation pour leur garantir une validité juridique.