Secrétariat à distance : fonctionnement, mission, coût

A l’heure actuelle où le télétravail se développe, le secrétariat à distance est un service qui trouve tout son sens. Pourtant, ce type de prestation existe depuis de nombreuses années. Il permet à tous les profils de professionnels (indépendants, entreprises, sociétés, artisans, commerçants, libéraux, etc.) de déléguer tout ou partie de leurs tâches administratives à un service de télésecrétariat indépendant. Il peut s’agir d’une plateforme regroupant plusieurs télésecrétaires ou d’un(e) secrétaire indépendant(e). Faisons le point sur ce service avantageux.

En quoi consiste le secrétariat à distance ? Quel fonctionnement ?

Le secrétariat à distance, ou le télésecrétariat, est une solution proposée aux entreprises qui leur permet de confier leurs tâches de secrétariat à des secrétaires indépendant(e)s. Cela consiste à externaliser certaines tâches telles que l’accueil téléphonique, la prise et la gestion des appels, la prise de rendez-vous, la gestion d’agendas, la rédaction de comptes-rendus, la relecture de documents, le classement de dossiers, l’envoi de courriers et relances, etc.

Le fait d’externaliser ce type de prestation permet à l’entreprise de confier ces tâches sans avoir à recruter du personnel dédié. Cela représente ainsi un véritable gain de temps et d’argent grâce à une relation et à des échanges à distance, par voie numérique essentiellement.

Le secrétariat à distance peut être exercé par un(e) secrétaire indépendant(e) professionnel(le) libéral(e) ou par une agence qui regroupe plusieurs secrétaires salarié(e)s. L’entreprise peut ainsi déléguer toutes ou parties de ses tâches de secrétariat de manière pérenne ou bien temporaire, notamment pour remplacer un(e) secrétaire en congé ou en arrêt par exemple, ou encore pour répondre à une augmentation ponctuelle d’activité.

Secrétariat à distance : quelles missions ? Quels avantages ?

Opter pour le secrétariat à distance permet à une entreprise de déléguer un large volet de la gestion administrative de son entité. Pour tout professionnel de tout secteur d’activité, le gain en matière de temps est particulièrement avantageux, mais les entreprises et les professionnels libéraux peuvent également faire des économies significatives puisqu’ils n’ont pas à recruter un(e) secrétaire à plein temps pour exercer une mission qui ne le nécessite pas.

En effet, le secrétariat à distance permet de confier de multiples tâches à un(e) secrétaire indépendant(e) de manière ponctuelle ou permanente. Ces professionnel(le)s peuvent exercer les missions suivantes :

• gérer les agendas ;
• prendre des rendez-vous ;
• assurer l’accueil téléphonique ;
• rédiger des comptes-rendus ;
• assurer le suivi des relances des clients ;
• gérer le courrier ;
• réceptionner et transférer des appels téléphoniques afin d’assurer la liaison entre plusieurs interlocuteurs ;
• effectuer de la saisie comptable ;
• gérer la mise à jour de dossiers clients, patients, etc.

Le secrétariat à distance : une solution qui ne manque pas d’avantages

Tous les profils d'entreprises, de sociétés, de travailleurs indépendants, de commerciaux, d'artisans et de professionnels libéraux peuvent avoir recours au secrétariat à distance. En effet, cette activité déléguée peut être utile pour tous les secteurs d’activité. Il peut s’agir du professionnel médical qui souhaite confier la gestion de ses prises d’appels et de rendez-vous à un(e) secrétaire indépendant(e), d’une entreprise de plomberie qui préfère confier l’accueil téléphonique, la gestion des plannings ou encore de la part administrative de la clôture d’un exercice à ce type de professionnel(le), etc. Les besoins en matière de secrétariat à distance sont nombreux, multiples et surtout très variés puisqu’ils peuvent être constants ou ponctuels, plus ou moins fluctuants au cours d’une année, etc.

Quoi qu’il en soit, le télésecrétariat est un service avantageux pour les professionnels. Voici les principaux atouts de cette activité.

Des économies non négligeables

Le fait de sous-traiter des tâches administratives à un service de secrétariat à distance permet à l’entreprise d’économiser le coût lié au salaire d’un(e) secrétaire et aux cotisations sociales.

Ces économies sont visibles à tous les niveaux puisqu’une entreprise qui a besoin des services d’un(e) secrétaire à plein temps évite les frais liés à un emploi complet permanent, mais aussi les coûts générés par les besoins en matière de locaux pour accueillir cette personne. Pour un professionnel de santé qui exerce à son cabinet ou au domicile de ses patients par exemple, devoir rémunérer un(e) secrétaire dédié(e) et choisir des locaux plus grands et adaptés pour un exercice sur place représente un surcoût considérable.

Pour une petite entreprise ou un professionnel indépendant qui n’a que des besoins très limités en matière de secrétariat, recruter du personnel dédié à temps plein est inutile. Le recours au télésecrétariat permet ainsi de faire des économies non négligeables.

L’externalisation des tâches

Bien des professionnels ont besoin de consacrer 100 % de leur temps de travail à leur activité. Perdre du temps à répondre au téléphone ou à rédiger certains documents administratifs peut grandement les impacter. En recourant au secrétariat à distance, certaines tâches peuvent être externalisées afin de permettre à chaque pro de travailler plus sereinement et sans perte de temps inutile, mais aussi de se consacrer au développement de son activité.

Une prestation à la carte

La grande majorité des télésecrétaires proposent des prestations à la carte. En conséquence, chaque professionnel indépendant, chaque entreprise ou chaque société peut faire appel à un(e) secrétaire à distance pour des tâches ponctuelles, régulières ou permanentes, quotidiennement, chaque mois ou à un certain moment de l’année. En outre, les tâches qui sont déléguées sont au libre choix de l’entreprise qui peut décider de solliciter un(e) télésecrétaire afin d’assurer uniquement certaines fonctions spécifiques.

Secrétariat à distance : quel coût ?

Il est difficile d’établir avec précision le coût d’un service de secrétariat à distance puisque cela dépend de nombreux critères, dont le type de prestation choisi. Néanmoins, il faut généralement compter entre 20 euros et 45 euros par heure.

Faire appel à un(e) secrétaire indépendant(e) coûte globalement un peu plus cher que de solliciter une plateforme de télésecrétariat. En revanche, un(e) secrétaire indépendant(e) propose une prestation plus personnalisée puisque ce(tte) professionnel(le) gère seul(e) les tâches que ses clients lui confient. Elle connait donc leur entreprise, leurs attentes, leur mode de fonctionnement, les profils de leurs clients, etc. En outre, elle peut se rendre sur site, ce qui n’est pas le cas avec les plateformes de télésecrétariat, qui gèrent uniquement à distance et selon une répartition des tâches qui ne permet pas au professionnel d’être certain que les missions qu’il confie seront traitées par la même personne.

Comment sont établis les tarifs d’un(e) secrétaire à distance ?

Les tarifs sont fixés par un(e) secrétaire à distance selon plusieurs paramètres :

• les prestations demandées ;
• le niveau de difficulté des tâches confiées ;
• la charge de travail ;
• le délai exigé ;
• la rémunération de ce(tte) professionnel(le) ;
• ses charges professionnelles, ses charges sociales et ses charges fiscales ;
• son niveau d’expérience, etc.

Comment fonctionne le système de facturation d’un(e) secrétaire à distance ?

Tout professionnel qui sollicite les services d’un secrétariat à distance peut se voir facturer les tâches confiées selon trois principaux systèmes de facturation.

• La facturation à la tâche : si elle privilégiée pour des missions ponctuelles, un tarif unitaire est appliqué sur une tâche donnée et il peut être multiplié en fonction de la quantité demandée. Ce système à la tâche est parfois peu avantageux en matière de tarification, car il ne tient pas compte du temps qui est consacré à sa réalisation.
• La facturation au temps : dans ce cadre, un taux horaire est fixé dès le début de la mission. Plutôt réservé aux missions répétées ou de longue durée, ce fonctionnement prévoit une rémunération en fonction du temps passé à la réalisation de la tâche selon un tarif horaire préétabli et une facturation le plus souvent en fin de mois.
• La facturation au forfait : pour certaines entreprises, ce type de facturation est intéressante puisqu’elle prévoit un tarif global pour une prestation prédéfinie et déterminée dans le temps.