5 conseils pour réussir sa communication interne d’entreprise

Au sein d’une entreprise, la communication interne est un point crucial. En effet, elle est indispensable pour clarifier la stratégie de l’entité et pour permettre aux collaborateurs de la comprendre, de se l’approprier et d’y adhérer. Dans ce dossier, nous vous proposons de faire le point sur les enjeux de la communication interne d’entreprise, sur les outils existants pour ce faire et sur nos conseils qui vous permettront de mieux réussir dans votre projet.

La communication interne : un enjeu de taille en entreprise

La communication interne est un enjeu crucial au sein d’une entreprise. Indispensable pour le bien-être et la fidélisation des collaborateurs, c’est également un excellent moyen d’organiser et de développer l’activité grâce à une nette amélioration de la productivité. Lorsque l’on parle de communication interne, il s’agit des actions de communication mises en œuvre à l’attention des salariés par le biais de supports divers et variés.

Mais malgré la bonne intention de la direction de l’entreprise, et notamment des responsables RH, près de 40 % des collaborateurs estiment que l’information qui leur est communiquée est véritablement accessible et compréhensible. Un point qui est donc à travailler, sachant que les études démontrent qu’une bonne communication interne est en excellent moyen de témoigner de la confiance que la direction place en ses salariés. Pour ces derniers, une communication efficace, de qualité, accessible, transparente et adaptée est un gage de valorisation et de considération qui participe de leur motivation et de leur investissement au sein de l’entité.

Mais comment faire pour réussir sa communication interne ?

Comment réussir sa communication interne d’entreprise ? Nos 5 conseils !

Voici nos conseils pour réussir sa communication interne d’entreprise.

Conseil n°1 : l’importance de définir une stratégie claire

Inutile de se lancer dans la mise en place d’un dispositif de communication interne à l’entreprise les yeux fermés. Avant de s’égarer, mieux vaut prendre le temps de définir une stratégie de communication interne claire, ce qui va permettre de sélectionner les bons outils et d’obtenir un résultat efficace et fonctionnel.

En effet, la mise en place de ces outils a un coût qui peut être important. Alors avant de foncer tête baissée dans tous les sens, mieux vaut se centrer sur l’essentiel en questionnant les raisons, les objectifs, les moyens et le prix de cette communication. Ce n’est qu’à partir des réponses obtenues qu’il sera plus judicieux de constituer un plan stratégique de communication qui sera ensuite proposé aux salariés.

N'oubliez pas que la communication interne de votre entreprise est avant tout destinée aux collaborateurs. À vous de définir une stratégie et des objectifs clairs et cohérents. Les trois principaux objectifs d’une communication interne efficace consistent à informer, à contribuer au bien-être des collaborateurs et à les fédérer autour de leurs missions et des valeurs de l’entreprise.

Conseil n°2 : laisser la place aux collaborateurs pour leur permettre de s’impliquer

Les collaborateurs de l’entreprise sont les premiers destinataires de cette communication interne. Il est donc logique et recommandé de les impliquer dans la définition de cette stratégie, de ses objectifs, des outils à mettre en place. Ce sont eux qui pourront le mieux souligner les manques, les défauts ou encore mettre en lumière les points à améliorer.

Laissez toute leur place à vos collaborateurs afin de leur permettre d’être pleinement impliqués dans la mise en œuvre de cette communication interne. Laissez à leur disposition des solutions de participation anonymes qui leur permettront de s’exprimer sans se sentir jugés.

Conseil n°3 : la communication virtuelle et la communication réelle !

La communication en ligne est indispensable au sein de l’entreprise, mais elle ne doit pas remplacer la communication réelle. En effet, si le télétravail et les espaces d’interaction sont en constant développement, la communication en face à face doit conserver une place prépondérante dans les échanges.

Sachez vous montrer physiquement disponible pour vos salariés en cas de besoin. Lorsque le face à face physique et réel n’est pas possible, prévoyez des moments de face à face virtuels pour permettre aux collaborateurs d’échanger avec vous, de vous questionner et de se sentir pleinement considérés. Ces outils doivent être intégrés à la communication interne mise en œuvre au sein de l’entreprise.

Conseil n°4 : permettre à chacun de s’approprier les outils de communication interne

Il est important de permettre à vos salariés d’échanger, de s’approprier les outils mis à leur disposition et de partager leur expérience et leurs compétences avec les autres, ce qui participe d’une meilleure collaboration. En effet, ce partage entre salariés permet de décloisonner les services et de renforcer l’esprit d’équipe et d’adhésion.

N’oubliez pas que tous les collaborateurs ne sont pas dotés des mêmes compétences en matière de communication et d’outils, ni de la même appétence. Pour certains, ces outils innovants ne présentent pas d’intérêt. Ils y sont réfractaires, persuadés qu’ils ne sont pas conçus pour eux et qu’ils ne parviendront pas à les utiliser. C’est à vous de les former et de prendre le temps de leur permettre de les comprendre et de se les approprier. Bien entendu, cela nécessite des choix d’outils adaptés à ces personnels afin d’éviter une désaffection et un désintérêt de leur part.

Conseil n°5 : opter pour des outils adaptés

Nous venons de l’indiquer, il est indispensable de vous doter d’outils de communication interne accessibles à l’ensemble de vos collaborateurs. Pour que chacun y adhère, il ne faut pas en laisser certains sur le bord de la route, dans l’espoir qu’ils se rattacheront d’eux-mêmes au wagon un jour ou l’autre. C’est à vous de les accompagner vers ces outils.

Par ailleurs, la définition de votre stratégie de communication interne doit vous permettre de cibler les outils à mettre en place. En effet, inutile de multiplier les outils dans l’idée erronée de bien faire, car en plus d’être coûteuse, cette démarche n’est pas une solution adaptée dans un but de performance. Sélectionnez uniquement des outils et applications utiles à vos collaborateurs et à votre activité.

Comment mettre en place une bonne communication interne au sein de l’entreprise ?

Pour que votre communication interne d’entreprise soit efficace, il importe de savoir la mettre en place.

Pour ce faire, n’hésitez pas à vous entourer des bons professionnels et de collaborateurs compétents, appartenant aux ressources humaines notamment et qui connaissent et maitrisent les techniques de communication. Appuyez-vous également sur vos salariés qui seront les utilisateurs et les destinataires de cette communication interne.

Pensez également à mettre en œuvre des indicateurs pertinents qui vous permettront d’évaluer cette communication interne et son efficacité avec régularité. Il sera alors nécessaire, le cas échéant, de redresser la barre en apportant certaines modifications attendues.

Réussir sa communication interne d’entreprise : quels outils utiliser ?

Nous avons indiqué la nécessite de s’appuyer sur des outils adaptés pour mettre en place une bonne communication d’entreprise. Voici quelques exemples utiles.

• L’intranet : cet outil complet est une vitrine interne de l’entreprise que tout salarié peut s’approprier pour y trouver toutes les informations dont il a besoin, mais également pour échanger.
• La newsletter : cette solution est intéressante sous un format interne pour diffuser aux salariés des informations et les tenir informés des évolutions des projets. Attention cependant de bien savoir rester concis et synthétique pour ne pas les noyer dans des données qui ne seront pas lues. Trop d’infos tuent l’info !
• Le réseau social interne : cet espace collaboratif est très utile et apprécié des collaborateurs. Jugé plus pratique que le mail pour échanger entre salariés ou entre niveaux hiérarchiques dans certains cadres, il offre une liberté de communication bienvenue.
• Le livret d’accueil : conçu pour l’accueil des nouveaux collaborateurs, ce livret complet est destiné à partager les informations importantes de l’entreprise et à faciliter l’intégration des nouveaux arrivés au sein de l’entité.

Comment peut-on améliorer la communication interne d’entreprise ?

La mise en place d’une bonne stratégie de communication interne d’entreprise et d’outils adaptés ne bouleversera pas les choses du jour au lendemain. En conséquence, il est important de travailler en permanence à l’amélioration de cette communication interne afin de l’adapter aux besoins et d’en faire un outil toujours plus efficace et performant.

Voici quelques pistes d’amélioration à mettre en place.

• L’importance de communiquer régulièrement : la communication est une clé essentielle de l’entreprise, mais il ne faut pas en déduire que les outils de diffusion suffisent. Transmettre une fois une information ne garantit en rien qu’elle sera entendue de tous. Il reste donc indispensable de communiquer, de répéter et d’interagir de manière régulière et claire.
• Des figures d’exemples : pour que vos collaborateurs s’approprient plus aisément cette communication interne et les outils mis en place, il est indispensable que les managers soient des figures d’exemples et qu’eux-mêmes les utilisent. Les managers et responsables doivent être ouverts au dialogue et savoir répondre aux sollicitations de leurs équipes en temps et en heure.
• Opter pour des outils collaboratifs et simples : si vos outils sont trop complexes, vos salariés ne les utiliseront pas. Assurez-vous de choisir des outils simples, faciles à comprendre et à prendre en main et suffisamment collaboratifs pour y faire adhérer vos équipes.
• Faites le lien entre les collaborateurs et l’entreprise : l’activité et les salariés sont au cœur de la communication. Il est donc important que vos collaborateurs comprennent les valeurs de l’entreprise, l’activité et le but de leur cœur de métier. Tout doit faire sens pour les fédérer autour de votre projet.

Réussir sa communication interne d’entreprise : les erreurs à ne pas faire !

Malgré tous ces conseils, il nous semble important de souligner certains points à éviter, qui peuvent être synonymes d’erreurs.

• La surcommunication : communiquer, c’est bien, mais en faire trop aboutira à l’effet inverse de celui escompté. Évitez de communiquer sur tout et n’importe quoi, d’envoyer des messages trop longs, trop détaillés ou assortis de trop nombreux liens, car ils ne seront pas lus. Vos collaborateurs n’ont pas à faire le tri, car ils finiront par se désintéresser des outils de communication interne. À vous de cibler l’utile et de rester concis, tout en leur permettant d’en savoir plus s’ils en manifestent le besoin.
• Le non-accompagnement : il est indispensable de former vos salariés à l’usage des outils de communication interne mis en place. N’attendez pas qu’ils les découvrent et se les approprient seuls. C’est à vous d’exposer votre stratégie de communication, vos objectifs, le sens que vous souhaitez lui donner et son impact. Accompagnez vos collaborateurs et proposez des aides et du soutien à ceux qui en expriment le besoin. Sans oublier bien entendu que certains ne sauront exprimer ce besoin, raison pour laquelle une attention constante est toujours indispensable !
• Le mauvais timing : certaines données ne seront pas transmises à tous vos collaborateurs en même temps. En effet, dans le cadre de certains projets, il est normal que certains niveaux hiérarchiques soient informés avant d’autres. Néanmoins, soyez toujours attentifs aux délais, car il serait désagréable pour certains salariés d’être informés trop tardivement, voire par d’autres biais (presse, etc.) et ainsi pris de cours. Leur confiance en l’entité en serait entachée.