Créer une conciergerie : formalités, réglementation, statut, conseils

Envie de lancer votre propre conciergerie ? Un métier autrefois réservé aux grands hôtels et résidences de luxe, qui s’étend de plus en plus dans la sphère privée et professionnelle pour proposer une multitude de services aux clients dont on veut faciliter la vie.

Quelles que soient les prestations que vous envisagez et la clientèle que vous visez, il y a une place à prendre en conciergerie sur votre territoire, après avoir analysé la concurrence avec soin. Suivez le guide pour créer la conciergerie qui aura le vent en poupe !

Quelles sont les activités d’une conciergerie ?

Bien que l’on puisse distinguer l’activité de conciergerie en tant que services aux particuliers ou aux entreprises, il est possible de réaliser de nombreuses tâches sous cette appellation.

En voici quelques unes parmi les plus importantes :

• Gardiennage, surveillance de l’habitat
• Signature des contrats de location et remise des clés
• Services de ménage, entretien, garde d’enfants, repassage, aide aux devoirs
• Services d’entretien des locaux, des véhicules, petites réparations
• Démarches administratives, prises de rendez-vous, organisation du planning
• Relevé de courrier, jardinage, nourrissage des animaux de compagnie, etc.

La liste peut être allongée en fonction des besoins de la clientèle, de vos compétences et de votre spécialisation, mais le mot d’ordre reste la satisfaction des usagers, auprès desquels il faut se rendre indispensable.

Formalités pour la création d’une conciergerie

Une fois l’idée de la conciergerie ancrée et la volonté de créer une entreprise établie, il va être nécessaire de se poser les bonnes questions avant même de penser à enregistrer son entreprise ou d’opter pour un statut. Voici les pistes de réflexion autour de la conciergerie, aussi appelée multiservices, que vous devez envisager…

Définir votre champ d’activités

En fonction de ce que vous aimez, de ce que vous souhaitez apporter comme services, mais également de votre savoir-faire, vous allez dresser la liste des activités que vous proposerez à votre clientèle. Nous l’avons vu précédemment, la liste est longue, mais les questions essentielles orienteront vos choix :

• Votre service de conciergerie est-il ouvert aux entreprises ? Aux particuliers ? Aux locations saisonnières ? À tous les publics ou à un public défini ?
• Quelle est la liste des prestations que je vais proposer ? Ai-je une spécialisation ou un service qui sort des sentiers battus ?
• Où vais-je implanter mon entreprise et dans quel rayon va-t-elle proposer ses services ?

Les réponses à ces questions vont définir votre champ d’activités et orienter la suite de votre business model.

Définir les besoins de l’entreprise

Avant même de choisir un statut, vous avez déjà une idée des investissements que vous allez devoir faire, qu’ils soient en temps ou en argent. Ne négligez ni l’un, ni l’autre, les entreprises de conciergerie qui réussissent le mieux sont celles qui ont le plus réfléchi leur projet en amont.

Généralement, à moins d’avoir décroché un gros marché avant même de commencer, l’activité de conciergerie ne nécessite pas de grands moyens financiers pour se lancer, puisqu’il s’agit avant tout d’une activité de services qui se satisfait de peu de biens matériels.

Néanmoins, demandez-vous si vous avez besoin de fonds pour certains postes, si c’est le cas, estimez-les :

• Véhicule : mon activité nécessite-t-elle d’avoir un véhicule ? La réponse est généralement oui en dehors des grandes agglomérations bien pourvues en transports en commun. Dois-je utiliser mon véhicule personnel, ou au contraire ai-je besoin d’un véhicule professionnel dédié à mon activité ?
• Local commercial : mon activité nécessite-t-elle d’avoir pignon sur rue ? Pas forcément, ou du moins, tout dépend du type de clientèle visée ? Si vous prenez un local, quel sera le loyer et comment assurerez-vous vos horaires de présence ?
• Matériel : de quoi ai-je besoin pour démarrer ? Peut-être un ordinateur, des fournitures de bureau, des produits ménagers ? Chiffrez ce poste de dépenses
• Banque et assurances : quelles assurances dois-je contracter pour débuter ? Une assurance RC Pro (Responsabilité Civile Professionnelle) ou une assurance MRP (Multi Risques Professionnelles) ? Ai-je des frais bancaires et de quel services ai-je besoin (compte sec, carte bancaire, chéquier, etc.) ?
• Communication : ai-je besoin d’un site web pour être visible ? Ai-je besoin des réseaux sociaux ? Ai-je besoin de flyers ? Bref, estimez votre budget communication pour vous lancer sereinement !

Les besoins que vous aurez définis vous donneront une idée précise du budget pour créer votre entreprise. Le financement d’une conciergerie est souvent restreint pour débuter, mais si vous optez pour une solution clés en main en franchise par exemple, vous aurez sans doute recours au crédit bancaire professionnel.

Réglementation et statuts pour création d’une conciergerie

La réglementation propre à la conciergerie

Le métier de conciergerie n’est pas réglementé, il ne requiert donc pas de diplômes spécifiques. Cependant, la frontière peut être mince dans certains domaines et certaines prestations ne peuvent être proposées sans formation préalable.

Voici quelques exemples :

• Vous pouvez effectuez de petits travaux, comme poser une tringle à rideau, installer une moustiquaire ou faire une retouche de peinture, mais vous ne pouvez pas effectuer de prestations artisanales réglementés comme de la maçonnerie, de la pose de carrelage, l’installation d’un circuit électrique, etc.
• Vous pouvez acheter un radiateur ou une climatisation pour votre client, mais vous ne pouvez pas effectuer sa pose, cette dernière étant réservée au chauffagiste ou au climaticien ?, etc.
• Vous pouvez effectuer la saisie comptable pour une entreprise, mais vous ne pouvez pas certifier les comptes, cette activité demeurant soumis à un diplôme d’expert-comptable, etc.

À vous donc d’être vigilant sur ce que vous êtes en droit de faire ou non, en sachant qu’exercer une activité réglementée sans autorisation vous expose à des poursuites tant civiles que pénales, et exonère votre compagnie d’assurance de toute responsabilité.

Le choix de statut pour une conciergerie

Il n’existe pas de meilleur statut qu’un autre de façon générale, mais plutôt un statut adapté à votre activité. Bien souvent, l’activité de conciergerie s’exerce seul, ce qui fait opter l’entrepreneur pour un statut particulier, mais les chiffres d’affaires pouvant fonctionner, il sera possible d’opter pour une société de personnes.

L’entrepreneur se lance seul

Il aura le choix entre les statuts suivants :

• La micro-entreprise : statut le moins coûteux et le plus simple en ce qui concerne la création, les charges ne sont pas déduites au réel et il est donc important de bien estimer ses coûts de fonctionnement
• L’entreprise individuelle ou l’EIRL : réservée aux personnes qui n’ont pas d’associés, l’entreprise individuelle ou l’entreprise individuelle à responsabilité limitée permettent de déduire les charges réelles, voire même de protéger le patrimoine personnel de l’entrepreneur en cas d’option pour l’EIRL
• La SASU ou l’EURL : ce sont des entités personnes morales dont l’entrepreneur est soit le Président, soit le Directeur Général, soit le gérant, mais elles sont spécifiques puisqu’aucun associé n’est requis

Le choix du statut lorsque l’on se lance seul en conciergerie dépendra en grande partie du bilan prévisionnel et du chiffre d’affaires attendu (activité principale ou secondaire par exemple).

L’entrepreneur a un plusieurs associés

Le choix s’opérera alors entre les deux statuts suivants :

• La SAS Société par Actions Simplifiées : les associés sont considérés comme assimilés salariés et peuvent se verser des salaires (sans droit aux indemnités chômage) ainsi que des dividendes, ils sont affiliés au régime général
• La SARL Société À Responsabilité Limitée : les associés ont le statut de gérant ou cogérant, ils sont à ce titre considérés comme TNS Travailleurs Non Salariés et dépendent de la SSI Sécurité Sociale des Indépendants

Le mode de fonctionnement des SAS et SARL est régi par leurs statuts. Il est donc impératif d’ouvrir un compte bancaire dédié, de rédiger ou faire rédiger les statuts par un notaire, un avocat, un expert-comptable, de tenir des assemblées générales et d’avoir une comptabilité suivie et cadrée.

Conseils pour monter sa conciergerie

Métier à portée de tous, la conciergerie se veut utile et a de beaux jours devant elle. Néanmoins, il s’agit d’une activité concurrentielle et il sera nécessaire de se distinguer pour pouvoir en vivre décemment et tirer son épingle du jeu.

En conséquence, ne vous lancez qu’après :

• Avoir analysé la concurrence
• Avoir choisi votre zone d’intervention
• Avoir défini votre cible et votre client idéal
• Avoir listé clairement vos services
• Avoir réfléchi à votre communication

Vous voici armé pour faire face sereinement à la création de votre conciergerie !