Comment calculer ses frais de déplacement professionnel ?

Les frais de déplacement professionnels désignent les frais kilométriques et les éventuels frais de logement auquel vous devez faire face dans le cadre de votre travail. Ils ne sont pas pris en compte de la même manière en fonction de votre statut, que vous soyez salarié ou chef d’entreprise, et que vous disposiez ou non d’un véhicule de société. Voici nos explications claires pour s’y retrouver dans tous les cas de figure !

Les frais de déplacement domicile travail des salariés

À moins que le salarié ne dispose d’un véhicule de société mis à disposition par l’employeur de façon permanente, bénéficiant ainsi d’un avantage en nature, il peut déduire les frais de déplacement professionnel réellement engagés à l’aide de son véhicule personnel, pour se rendre sur son lieu de travail et en rentrer.

C’est lors de sa déclaration d’impôts annuelle que le salarié devra choisir entre :

• Une déduction forfaitaire automatique de 10 % des revenus
• La déclaration des frais de transport estimés ou réels

C’est au salarié de calculer la solution la plus avantageuse pour lui. Par défaut, le centre des impôts dont il relève appliquera la déduction forfaitaire.

Calcul des frais de transport des salariés hors déduction forfaitaire

Avec le barème kilométrique

Les barèmes kilométriques sont mis en ligne sur le site des impôts et actualisés aussi souvent que nécessaires. Ils ont pour vocation d’estimer au plus près de la réalité ce que coûte l’utilisation de votre véhicule, aussi bien pour les frais de carburant, les frais d’entretien et de réparation, les frais d’assurance, les frais de stationnement, etc.

Il vous faudra retrouver dans le tableau communiqué par les impôts le calcul qui correspond à votre situation. Ainsi, pour un véhicule personnel, vous ne vous référerez pas à la même ligne selon votre type de véhicule, à savoir véhicule thermique, à hydrogène, hybride, électrique, une automobile, une moto et la cylindrée afférente. À noter qu’il est également possible d’accéder à un simulateur en ligne de barème kilométrique.

En ce qui concerne le nombre de kilomètres effectués dans l’année, vous retiendrez votre distance trajet-travail dans la limité d’un aller-retour par jour. Un maximum de 80 kilomètres par jour de travail est toléré sans autres justificatifs que l’adresse de votre logement et celle de votre lieu de travail. Au-delà de 80 kilomètres par jour, il faut justifier auprès des impôts par une note explicative :

• De la difficulté de trouver un emploi similaire plus près de chez vous
• Du lieu de travail de votre conjoint expliquant votre lieu d’habitation
• De la précarité de l’emploi à laquelle vous faites face ou d’une mobilité professionnelle

Bon à savoir : l’employeur est tenu de vous communiquer une attestation du nombre de jours travaillés, pour que vous puissiez calculer vos frais kilométriques

Avec les frais réels

La solution des frais réels est bien plus contraignante que celle de l’application du barème kilométrique. Elle peut cependant se révéler intéressante, notamment si vous devez payer régulièrement des frais de parking ou de péage par exemple.

Pour appliquer la méthode des frais kilométriques réels, il vous faut absolument conserver pendant 10 ans toutes les factures justificatives, à savoir :

• Vos frais de carburant
• Vos frais d’entretien
• Vos frais de réparation
• Vos frais d’assurance
• Vos frais de stationnement
• Vos frais de péage
• Vos frais relatifs au paiement d’un crédit

Attention, il vous faudra là aussi déterminer le nombre de kilomètres parcourus pour vos allers-retours trajet-travail au cours de l’année civile. Ce calcul est essentiel pour déclarer vos frais réels en proportion de vos frais professionnels.

Prenons l’exemple de Franck, qui a travaillé 200 jours dans l’année en parcourant 60 kilomètres quotidiens à titre professionnel, soit 12 000 kilomètres retenus. Le montant total de ses factures s’élève à 6 000 euros l’année, mais il a parcouru en tout et pour 24 000 kilomètres avec son véhicule.

Il ne peut donc déduire de ses impôts que 3 000 euros de frais réels, le reste des kilomètres ayant été effectués à titre personnel. Par ailleurs, il devra vérifier que le montant de ses factures hors frais de stationnement, de péages et d’intérêts de crédits n’excède pas celui du barème kilométrique édité par les impôts.

Bon à savoir : les frais de repas pris sur votre lieu de travail sont également déductibles, en sus de vos frais kilométriques, dans certains cas spécifiques.

Les frais de déplacement des salariés exigés par l’employeur

Si les frais pour se rendre sur son lieu de travail sont bien à la charge des salariés, les frais occasionnés par des déplacements ponctuels ou habituels demandés par l’employeur restent à sa charge.

Ainsi, votre employeur doit vous rembourser tous les frais de déplacement autres que ceux effectués pour vous rendre sur votre lieu de travail. Cette règle est valable dans de nombreux contextes, tels que :

• Il vous envoie acheter du matériel dans un magasin de bricolage pour les besoins de l’entreprise
• Il vous envoie en formation à côté de chez vous ou à l’autre bout de la France
• Il vous envoie participer à un congrès, un colloque, un séminaire
• Il vous envoie en mission chez en client
• Il vous fait ponctuellement changer de lieu de travail à une distance supérieure de celle que vous parcourez quotidiennement

Pour ouvrir le droit à remboursement de vos frais de déplacement professionnels demandés par l’employeur, vous devez bien entendu faire l’avance de ces frais. Ainsi, vous ne devez pas utiliser de véhicule mis à disposition par la société, mais employer votre propre véhicule.

Les frais de déplacement à la charge de votre employeur sont les suivants :

• Les frais de transport
• Les frais de repas
• Les frais de logement

À noter que parmi les frais de déplacement, on trouve également les frais liés à l’utilisation des transports en commun, les billets de train, billets du bus, billets de tramway ou billets d’avion sont donc intégralement remboursables. Dans tous les cas, vous devrez justifier de factures et les remettre à votre employeur. Pour éviter tout risque de litige, pensez à conserver un exemplaire de toutes vos factures pour faire valoir vos droits auprès de l’employeur.

Les frais remboursés par l’employeur seront alors calculés :

• Soit à l’aide du barème kilométrique
• Soit à l’aide des frais réels

À noter que votre employeur peut vous demander une copie de votre carte grise afin d’effectuer le calcul de son remboursement.

Bon à savoir : les frais de déplacement pour les visites obligatoires à la médecine du travail sont également à la charge de l’employeur.

Les frais de déplacement des chefs d’entreprise

Que vous soyez commerçant, artisan, profession libéral, gérant de SARL ou président de SAS, vous êtes sans aucun doute intéressé par un remboursement de vos frais de déplacement professionnels. Seule le régime de la micro-entreprise vous exclut de facto d’un quelconque avantage puisque vos charges sont déjà déduites forfaitairement de vos revenus.

Les associés et gérants ayant un rôle effectif dans l’entreprise peuvent prétendre au remboursement de leurs frais de déplacement. Ces derniers vont dépendre de l’utilisation, ou non, d’un véhicule de société.

Avec un véhicule de société

Avec un véhicule de société, le chef d’entreprise ne perçoit pas d’indemnités kilométriques. En revanche, les frais engagés pour l’acquisition d’un véhicule, ainsi que les frais de réparation, de carburant, d’entretien, de parking, d’assurance, peuvent être déduits dans la comptabilité de la société. Ils viennent donc diminuer le montant de l’impôt sur les sociétés dû par l’entreprise.

De plus, la TVA est récupérable par l’entreprise, aussi bien pour l’achat d’un véhicule que pour son fonctionnement, à condition que le véhicule appartenant à l’entreprise soit bien un véhicule utilitaire. S’il s’agit d’un véhicule particulier, la TVA n’est pas déductible et il faut en plus payer la TVS Taxe sur les Véhicules de Société.

Avec un véhicule personnel

Lorsque le chef d’entreprise fait le choix d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels, il peut bénéficier d’indemnités de remboursement pour les frais kilométriques qu’il engage.

Ces indemnités n’étant pas soumises à l’impôt ou aux charges sociales, elles viennent apporter un complément intéressant à la rémunération du chef d’entreprise. Cependant, c’est à lui d’assumer tous les frais liés à l’achat, l’entretien et la réparation du véhicule.

Le cas spécifique des entrepreneurs individuels

Les entrepreneurs individuels, exerçant sous la forme d’une EI ou d’une EIRL soumis à l’IR ne peuvent pas bénéficier d’indemnités kilométriques. En revanche, ils peuvent comptablement déduire une partie des frais réels du véhicule dans les charges d’exploitation de l’entreprise. Il est alors important de tenir à jour un tableau des déplacements professionnels pour déterminer le montant de la déduction avec exactitude.

Bon à savoir : les freelances exerçant en micro-entreprise ont tout intérêt à inclure leurs frais de déplacement dans la facture qu’ils fournissent à leur client. En cas de déplacement professionnel pour une formation dans les locaux du client par exemple, ils peuvent négocier un remboursement de ces frais, mais attention, ils devront les déclarer en tant que chiffre d’affaires supplémentaire. À eux, donc, de faire le calcul le plus judicieux possible !