Contrôle Urssaf : comment se passe-t-il ? Comment le gérer ?

Toutes les entreprises, les travailleurs indépendants, quels que soient leur domaine d’activité et leur effectif, les particuliers employeurs, etc., qui sont redevables de cotisations sociales destinées à financer des prestations comme celles versées en cas de maladie, de maternité, d’accident du travail, de chômage ou encore en cas de départ à la retraite, sont dans l’obligation de calculer elles-mêmes ces cotisations et de les déclarer aux organismes sociaux concernés (Sécurité sociale, assurance chômage, etc.). Ce système, basé sur des déclarations, implique en contrepartie un contrôle de l’Urssaf mandatée pour vérifier si toutes les obligations en la matière sont bien remplies par les entreprises et que la législation en vigueur est bien respectée.

À quoi sert un contrôle de l’Urssaf ?

L’Union de recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations familiales (Urssaf) est l’un des organismes publics qui est chargé d’assurer la collecte des cotisations sociales qui financent le régime général de la Sécurité sociale, ainsi que les contributions sociales destinées à Pôle emploi.

À ce titre, l’Urssaf est destinataire de toutes les déclarations de calcul des cotisations sociales que les entreprises doivent obligatoirement effectuer. C’est pourquoi cet organisme a pour rôle de vérifier l’exactitude de ces déclarations. Ce rôle se traduit concrètement par un contrôle, qui peut prendre plusieurs formes. L’Urssaf assure cette fonction aussi dans le but de veiller au respect des droits des salariés, mais elle joue également un rôle de conseillère pour éviter aux entreprises une mauvaise application des textes en vigueur en matière de cotisations et de contributions sociales, souvent compliqués à comprendre.

Un contrôle de l’Urssaf est effectué par des agents (des inspecteurs) agréés par l’Acoss, la caisse nationale des Urssaf. Ces agents sont tenus au secret professionnel. À ce titre, ils sont titulaires d’une carte professionnelle que toute structure contrôlée peut demander. Une entreprise ou un indépendant est tenu de recevoir ces inspecteurs et de ne pas entraver leur mission sous peine de fortes pénalités financières.

Un contrôle de l’Urssaf porte notamment sur la base et sur le calcul des cotisations, ainsi que sur leurs règles d’assujettissement.

Quelles formes peut prendre un contrôle de l’Urssaf ?

Un contrôle de l’Urssaf peut intervenir à tout moment dans la vie d’une entreprise ou dans l’activité d’un travailleur indépendant. Il est soit du fait de l’organisme collecteur, soit il est effectué à la demande de l’entreprise elle-même. Dans tous les cas, le passage de l’inspecteur doit être communiqué au minimum 15 jours avant la date de sa venue. Ce document indique également comment prendre connaissance de la Charte du cotisant contrôlé, document qui présente les modalités de déroulement d’un contrôle ainsi que les droits et les garanties dont le contrôlé bénéficie tout au long de cette procédure. Il mentionne aussi au contrôlé la possibilité de se faire assister par un conseiller de son choix, qui peut être aussi mandaté pour suivre la procédure de contrôle de l’Urssaf. À noter, toutefois, qu’en cas de suspicion de travail dissimulé, l’Urssaf n’est pas soumise à cette obligation d’information de son passage.

Lors de la venue d’un inspecteur, la personne contrôlée est dans l’obligation de lui présenter tous les documents nécessaires à sa mission.

En ce qui concerne les entreprises de moins de 20 salariés et les indépendants, un contrôle de l’Urssaf ne peut pas durer plus de 3 mois, hormis si des manquements graves sont constatés par l’inspecteur.

Concrètement, un contrôle de l’Urssaf peut prendre deux formes différentes :

1 - un contrôle sur place

Comme son nom l’indique, le contrôle sur place se déroule dans les locaux professionnels de la personne contrôlée. Il peut aussi avoir lieu chez l’expert-comptable de cette dernière. L’inspecteur a la possibilité d’avoir accès aux données dématérialisées de l’entreprise et peut demander à entendre toute personne salariée.

2 - un contrôle sur pièces

Le contrôle sur pièces concerne les employeurs et travailleurs indépendants occupant moins de 11 salariés. Il se déroule dans les locaux de l’Urssaf sans forcément la présence de la personne contrôlée. L’inspecteur se procure en effet au préalable les documents qui sont nécessaires à son contrôle.

Quelles sont les conséquences d’un contrôle de l’Urssaf ?

La fin d’un contrôle de l’Urssaf se concrétise par l’envoi d’une lettre de l’inspecteur dans laquelle il fait part de ses observations et de ses conclusions (constat d’une bonne application de la législation, recommandations ou régularisation de cotisations). La personne contrôlée a ensuite un délai de 30 jours pour émettre ses remarques éventuelles.

Si au cours d’un contrôle de l’Urssaf l’inspecteur constate des manquements ou des erreurs quant à la déclaration et au calcul des prestations et contributions sociales, cette procédure peut entraîner pour l’entreprise ou l’indépendant des redressements de cotisations notifiés par une mise en demeure. Mais, il peut aussi, au contraire, se solder par un avis de crédit en faveur de la personne contrôlée.

La décision de l’Urssaf peut être contestée dans un délai de 2 mois à compter de sa notification auprès d’une commission de recours amiable.

Comment bien préparer un contrôle de l’Urssaf ?

Si un contrôle de l’Urssaf peut avoir lieu à tout moment, les entreprises sont généralement inspectées tous les 3 ans en moyenne. Un délai qui permet de bien préparer en amont la venue d’un inspecteur.

Les entreprises qui disposent d’un expert-comptable ont par exemple tout intérêt à se faire accompagner par ce professionnel qui est le garant des obligations en matière de cotisations et contributions sociales.

Pour les autres, il est important d’avoir à portée de main, et à jour, tous les documents qui peuvent être demandés lors d’un contrôle de l’Urssaf. Il peut s’agir de documents sociaux tels que la déclaration sociale nominative (DSN) ou des bulletins de salaire ; de documents comptables (bilans, fichiers des écritures comptables, grands livres comptables, etc.) ; de documents fiscaux ; juridiques (statuts de la société, jugements de conseils de prud’hommes, etc.) ou encore de factures ou de justificatifs de frais.