Comment créer une base de données de prospects ? Quelle réglementation ?

Une base de données prospects et clients, c’est un outil essentiel pour une entreprise. Mais qu'est-ce qu'une base de données prospects exactement, à quoi sert-elle, comment réussir à la constituer de manière professionnelle et quelles sont les possibilités mais aussi les enjeux qu'elle offre ? Quelle règlementation ? C'est le moment d'y regarder de plus près et d'identifier les potentiels inexploités.

Qu'est-ce qu'une base de données prospects ?

Une base de données prospects comprend généralement toutes les informations importantes sur le prospect. Outre les informations de contact, elle contient également la correspondance, les offres et les détails spécifiques au secteur et au client. La base de données doit être conçue de telle sorte que tous les services qui sont en contact avec le prospect puissent y avoir accès. Alors qu'il n'y a pas si longtemps, on travaillait encore, surtout dans les petites entreprises avec des listes et des tableaux, aujourd'hui, la préparation et l'utilisation professionnelles des données prospects fonctionnent exclusivement de manière professionnelle et numérique. Pour les clients, on parle de CRM. Ce qui signifie Customer Relationship Management, ou en français, gestion de la relation client. Comme pour les prospects, les données clients y sont collectées et gérées. En cas de besoin, toutes les informations peuvent être immédiatement consultées dans la base de données. De plus, le système met à disposition des outils d'analyse afin de permettre une approche plus individuelle des prospects et clients. Et d’élargir éventuellement la base. Que vous mettiez l'accent sur la qualification des prospects ou sur l'intégration directe des visiteurs de votre site web dans votre base de données, en tant que chef d’entreprise, vous devriez définir un objectif clair.

Avantages et enjeux autour d'une base de données prospects ?

Les avantages d'une base de données prospects sont évidents : toutes les informations sont rassemblées en un seul endroit et peuvent être consultées à tout moment. En même temps, les prospects potentiels peuvent être qualifiés. Tous les points de contact dans le cadre de la relation client sont documentés et évalués. Les activités de marketing et de vente peuvent être ciblées sur les différents contacts, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Mais créer une base de données prospects, c’est aussi savoir quelles informations sont nécessaires. Outre le nom, l'adresse et les données de contact telles que l'e-mail et le téléphone, des données spécifiques au secteur sont certainement nécessaires, ainsi que des informations personnelles sur le client et l'historique de la relation. Stocker toutes les données disponibles n'est toutefois pas une bonne idée. Cela conduit à une surabondance d'informations qui ne fait que rendre la base de données confuse. La sélection et la hiérarchisation des données sont ici les maîtres mots pour pouvoir utiliser votre base de données prospects de manière efficace et efficiente. Un autre enjeu de la base de données prospects reste l'implémentation et l'utilisation. Car une base de données prospects doit absolument être tenue à jour en permanence.

Quelle réglementation autour de la base de données prospects ?

Le cadre juridique peut également constituer un enjeu :car la protection des données doit être garantie conformément au RGPD et le prospect doit être d'accord pour que des informations le concernant soient collectées. Afin de conquérir et fidéliser vos clients, il est essentiel que vous puissiez profiter d’une base de données précise organisée et en règle avec la nouvelle loi sur le Règlement Européen sur la Protection des Données : le RGPD. Cette réglementation en matière de collecte de données et de création de fichiers est définie par la loi du 21 juin 2004. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou CNIL est l’organisme garant du respect de la vie privée et des droits individuels. Dans ce cadre, les fichiers prospects doivent être créés et utilisés dans le respect de la loi. Le consentement des prospects est impératif. Il doit être exprimé de façon positive, par le biais par exemple d’une case à cocher. Vous ne pouvez pas pré-cocher par avance pour votre prospect, c’est contraire à la loi. Il est indispensable de proposer une possibilité de se désinscrire comme un lien de désabonnement. Il est évidemment interdit de collecter des données dites sensibles portant par exemple sur la religion ou la santé. Toutes les créations de fichier prospects doivent être déclarées auprès de la CNIL. Il existe des déclarations simplifiées pour les PME.

La gestion professionnelle d'une base de données prospects vaut la peine pour presque toutes les entreprises. Même pour les petites entreprises ou les start-ups, un tel système est tout à fait pertinent. Celles qui ne disposent que d'une très petite base de prospects et qui ne souhaitent pas non plus la faire évoluer devraient toutefois réfléchir à la nécessité d'un tel système. Pour les start-ups et les petites entreprises en particulier, il est important de collecter dès le départ le plus de données possibles afin de pouvoir analyser les groupes cibles. Ainsi, vos dépenses de marketing peuvent être utilisées plus efficacement. Cependant, vous devriez réfléchir au préalable au type de système adapté à vos objectifs et aux données réellement pertinentes pour l'utilisation que vous en faites.