Collaborateurs en télétravail : 10 erreurs à ne pas faire !

Le télétravail existe depuis des années, mais la crise sanitaire et les confinements successifs ont contribué à accélérer sa mise en place, parfois de manière hâtive, inadaptée, voire complètement bâclée. Mettre en œuvre du télétravail à temps plein est complexe et risqué, car il provoque une rupture physique forte entre les collaborateurs qui peut entrainer une perte du sentiment d’appartenance à l’entreprise, une perte de l’esprit collaboratif ou encore une perte du sens du travail. Jugé stressant par bien des collaborateurs, le télétravail est une méthode de travail qu’il est plutôt préférable de pratiquer avec parcimonie, à raison de quelques jours par semaine tout au plus, sans excès. En revanche, sa mise en œuvre nécessite de revoir toute l’organisation de travail, car il ne s’agit en aucun cas de reporter le travail au bureau au sein de la maison.

Pour éviter les écueils fréquents qui accompagnent la mise en place du télétravail au sein des entreprises, nous vous proposons de découvrir 10 erreurs à ne pas faire avec les collaborateurs.

Erreur n°1 : la perte du collectif

Le télétravail est opéré dans la grande majorité par un collaborateur seul à son domicile ou dans un autre espace que son lieu habituel de travail. Toutefois, même si ce collaborateur est physiquement seul à effectuer ses tâches, il est important de rappeler en permanence qu’il contribue toujours à un travail collectif et collaboratif. En effet, l’isolement de ses collègues imposé au salarié par le télétravail ne doit pas l’inciter à se considérer comme un collaborateur isolé. Or, la distance que le télétravail met en place à tendance à distendre les liens qui unissent les membres d’une équipe, voire à les rompre.

Il est donc impératif de mettre en place des mesures qui iront à l’encontre de cette dilution ou de cette perte du collectif. Le salarié doit redonner un sens à cette collaboration, à ce travail à plusieurs. Cela passe par des journées de présence au bureau, sur site, ou, si cela n’est pas possible, par des temps d’échanges par visio afin de maintenir un lien visuel et physique, même à distance. Organiser des temps de réunion ou d’échanges et de partage autour du travail et de sujets autres – comme ce serait le cas à l’occasion d’un temps de pause sur site – permet de maintenir le lien et de rappeler l’importance du collectif.

Erreur n°2 : la perte de sens

Le télétravail ne consiste pas à reproduire le travail du bureau à la maison. Cette situation a tendance à isoler le salarié et à susciter une perte de repères. Pour certains collaborateurs, le télétravail, surtout lorsqu’il est imposé, est un non-sens. Ils n’envisagent pas de travailler par ce biais, seuls face à un écran, à distance de leurs collègues et de leur espace de travail habituel.

Pour beaucoup, ce sentiment provoque une perte de sens de leur travail, de leurs missions et de leurs tâches. Il est important que la direction de l’entreprise les accompagne et rappelle l’importance de l’activité en lui redonnant un véritable sens. Il peut être notamment utile de dédier les temps de télétravail à certaines tâches qui ne nécessitent pas le même engagement ou le même processus habituel afin de permettre au collaborateur d’y trouver une utilité, un sens. Cela peut aider les plus réticents ou mal à l’aise à mieux voir en quoi leurs tâches effectuées dans le cadre du télétravail contribuent à leurs missions individuelles et à l’activité collective.

Erreur n°3 : ne pas entretenir le contact

Bien des raisons peuvent pousser un manager à perdre le contact avec ses collaborateurs. Un repli sur ses propres tâches, une difficulté à s’adapter au travail et aux échanges à distance, la perte de repères ou encore la crainte de déranger le collaborateur sont des exemples parmi tant d’autres.

En conséquence, il est fréquent que les managers ne communiquent pas avec leurs équipes lors des périodes de télétravail. Or, cela renvoie l’image d’une personne inaccessible, désintéressée et qui ne considère pas ses collaborateurs. Il est donc impératif de maintenir un contact régulier avec les salariés en télétravail, sans pour autant être en permanence sur leur dos.

Par ailleurs, il est essentiel de permettre aux salariés de garder le contact entre eux. Par le biais d’une messagerie instantanée, par exemple, le contact se maintient en temps réel et permet de fluidifier les échanges quasiment comme une discussion physique dans l’espace de travail.

Erreur n°4 : limiter les contacts à l’aspect professionnel

Dans le cadre du bureau, les collaborateurs échangent sur des sujets qui sortent de la sphère professionnelle, notamment lors de leurs temps de pause café, de pause déjeuner ou autre. Ces échanges contribuent à renforcer le lien et la collaboration entre les équipes. En effet, il ne faut pas oublier que derrière les salariés se trouvent des hommes et des femmes qui ont une vie personnelle.

Il est donc impératif que ces contacts informels et non professionnels se poursuivent en télétravail. Le manager doit maintenir ce lien en ne se limitant pas à des échanges professionnels avec ses salariés. Leur témoigner un intérêt autre est nécessaire.

Erreur n°5 : ne pas établir de cadre

Le temps de travail au bureau est régi par un cadre plus ou moins strict en matière d’horaires, de mode de fonctionnement, de temps de pause, de comportement, de communication, etc. La vie personnelle, à la maison, en est bien distincte puisque le salarié est libre de vaquer à ses occupations une fois qu’il a terminé sa journée de travail et quitté son bureau.

Le télétravail ne permet plus d’opérer cette scission entre la sphère professionnelle et la sphère privée. La plupart des collaborateurs télétravaillent à leur domicile, en majorité avec leur matériel personnel. En conséquence, il est indispensable de mettre en place un cadre de télétravail qui sera ensuite adapté à chacun des collaborateurs en fonction de ses contraintes personnelles.

Certaines entreprises imposent des horaires de travail, un temps de présence défini, etc. Mais il est avant tout impératif de permettre au collaborateur de travailler dans la confiance et dans le respect de ses contraintes personnelles. Certains sont plus à l’aise à l’idée de travailler très tôt le matin ou, à l’inverse, très tard le soir. D’autres ont besoin de se reposer et d’opérer une coupure en milieu de journée, d’autres encore sont soumis à des contraintes horaires par leurs enfants ou leur conjoint, etc. S’il est normal que les heures travaillées soient effectuées, il faut savoir laisser une certaine liberté à ses salariés en télétravail. En revanche, l’instauration d’un cadre permet d’éviter les dérives (des heures supplémentaires à n’en plus finir, du travail nocturne, des heures trop décalées par rapport à celles des collègues au point d’empêcher tout échange, etc.). Ainsi, il est impératif de trouver le juste milieu en fixant un cadre respectueux de chacun et qui permet de préserver l’activité comme le bien-être du salarié.

Erreur n°6 : laisser le manager tout gérer

Le manager peut être confronté aux difficultés de ses salariés. Le télétravail créant un isolement, il peut être mal vécu, en effet, par certains collaborateurs. Toutefois, le manager ne peut pas tout supporter. S’il doit être un soutien et un accompagnateur pour ses équipes, il ne doit pas se mettre en tête qu’il pourra tout solutionner.

Il lui faut apprendre à déléguer certaines problématiques à des tiers lorsqu’une solution peut être apportée. Pour des problèmes autres (gestion du stress, ressentis, troubles émotionnels, etc.), le manager est là pour soutenir, encourager et pour orienter le collaborateur concerné vers un professionnel compétent. Il peut se faire accompagner lui-même de sa hiérarchie, mais il ne lui incombe pas de tout gérer.

Erreur n°7 : laisser trop de contrôle au manager

Si le manager ne doit pas tout solutionner, il ne doit pas non plus chercher à tout contrôler. Bien des managers ont tendance à penser que s’ils ne surveillent pas leurs équipes en permanence, les salariés ne travailleront pas. C’est une grave erreur ! Il ne s’agit pas de garder une cour d’école, mais de faire confiance à des personnes adultes et responsables.

Le télétravail ne doit en aucun cas pousser le manager à opérer un contrôle excessif sur le travail de ses équipes. Exiger des rapports, des comptes-rendus, des preuves de travail, imposer des moments d’échanges permanents et autres ne fait qu’infantiliser et stresser les collaborateurs. Il faut savoir leur laisser une certaine liberté et leur témoigner une véritable confiance. Les collaborateurs sont nettement plus productifs et motivés lorsqu’ils ne travaillent pas sous la pression permanente de leur hiérarchie !

Erreur n°8 : juger sans savoir, sans comprendre

La communication à distance n’a rien à voir avec la communication physique. Lorsque l’on est habitué à travailler avec un collaborateur au sein d’un bureau, il est plus facile de connaitre ses émotions, ses ressentis, son état d’esprit, etc. À distance, il n’est plus possible d’agir de la même manière.

Un message écrit peut être mal interprété. En fonction des mots employés ou de l’humeur du destinataire, il est facile de s’imaginer qu’un collaborateur est fâché, contrarié ou autre. Il est plus complexe de percevoir ses difficultés ou sa demande d’aide si celle-ci n’est pas manifestée de manière claire et ouverte. Une absence de message peut également être interprétée à tort comme une contrariété, alors que le collaborateur peut tout simplement être occupé et plongé dans ses tâches.

À travers un écran, bien interpréter tous les échanges est difficile. Il faut donc éviter de tirer des conclusions trop hâtives et de déduire un certain comportement d’un message écrit ou d’une absence de contact. Le manager doit éviter ces interprétations hâtives et erronées. En cas de doute, mieux vaut en parler ouvertement – et avec tact et respect – au collaborateur concerné pour éviter toute contrariété.

Erreur n°9 : ne pas savoir écouter

La communication n’est pas qu’une histoire de mots. Dans le cadre de contacts physiques, elle passe également par les intonations verbales, les gestes, la posture, les mimiques faciales, etc. Certains collaborateurs vont décliner une proposition d’aide par crainte de déranger, mais leur posture ou leur attitude témoignera du fait qu’ils en ressentent pourtant l’envie, ce qui permettra au manager, qui les voit et les connait, de le comprendre et de répondre à leurs attentes cachées. Mais à travers un écran, ce n’est pas aussi simple.

Derrière un écran, les signaux inconsciemment envoyés ne sont plus visibles. Le manager ne doit donc pas se limiter à une simple écoute superficielle. Il est impératif de faire preuve d’une réelle intention pour déceler ces besoins cachés. Il faut savoir laisser son collaborateur parler, l’écouter et l’inciter à se manifester en lui posant les bonnes questions. Écouter s’apprend.

De la même manière, dans le cadre d’un échange en contexte de télétravail, il est impératif que le manager s’assure, en cours et en fin de conversation, que l’information communiquée a bien été comprise.

Erreur n°10 : faire du télétravail une copie du travail de bureau

La derrière erreur à ne pas faire, et qui est pourtant fréquente, consiste à penser que le télétravail n’est qu’une copie de la vie du bureau dans l’espace de la maison. Il ne s’agit pourtant en aucun cas de transférer le travail de bureau ailleurs, mais bien de mettre en place un autre mode de travail complémentaire, organisé différemment dans le but d’allier bien-être et performance.

La direction ou le manager ne peut en aucun cas penser que les collaborateurs vont reproduire les mêmes tâches en télétravail, de la même manière, dans le même temps, etc. Non, c’est un raccourci malsain qui peut conduire à des dérives.

Le télétravail nécessite une véritable distinction des tâches, car il est souvent plus judicieux de réserver certaines missions à un contexte de télétravail et d’en opérer d’autres dans le contexte du bureau. Il est également important de repenser le temps de travail, comme nous l’avons indiqué précédemment, en tenant compte des contraintes personnelles du salarié et de ses temps de performance. Enfin, il est indispensable de faire confiance et de laisser une certaine autonomie aux collaborateurs en télétravail.