Quelles formalités obligatoires pour l'embauche d'un salarié ?

Outre l'obligation d'établir un contrat de travail, de préférence écrit, à l'attention d'un salarié nouvellement embauché, un employeur est tenu à des formalités obligatoires. Il doit ainsi procéder à une déclaration préalable à l'embauche (DPAE), déclarer son nouveau salarié auprès de l'Inspection du travail, l'enregistrer au Registre unique du personnel et l'affilier auprès des organismes de retraite complémentaire obligatoire. L'employeur est également tenu de remettre certains documents à son nouveau salarié qui concernent notamment la mutuelle d'entreprise, l'éventuelle existence d'un dispositif d'épargne salariale au sein de l'entreprise, ou encore liés à une convention collective ou des accords d'entreprise.

La déclaration préalable à l'embauche

À chaque embauche d'un salarié, l'employeur est dans l'obligation de déclarer son nouveau salarié par le biais de ce que l'on appelle la "Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)", qui a remplacé la "Déclaration unique d'embauche (DUE)", dans les 8 jours qui précèdent l'embauche.

La DPAE permet à un employeur d'accomplir plusieurs démarches obligatoires en même temps. S'il s'agit de l'embauche d'un premier salarié, avec cette formalité, l'employeur est inscrit au régime général de la Sécurité sociale.

La DPAE permet également d'affilier son nouveau salarié au régime d'assurance chômage et de l'inscrire à la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM).

À noter : si le salarié embauché n'est pas encore immatriculé auprès de la Sécurité sociale, l'employeur doit quand même établir une DPAE. C'est, dans ce cas, au salarié embauché d'effectuer ensuite les démarches auprès de la CPAM pour obtenir son numéro de Sécurité sociale.

La déclaration préalable à l'embauche donne aussi la possibilité à l'employeur de faire une demande d'adhésion à un service de santé au travail et de solliciter une visite d'information et de prévention ou une demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche d'un nouveau salarié.

La visite d'information et de prévention, qui a remplacé ce que l'on appelait auparavant la visite médicale d'embauche, est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'arrivée d'un nouveau salarié dans une entreprise par un médecin du travail, par un professionnel de santé au travail comme un infirmier si le salarié concerné ne présente pas de risques particuliers. Cette visite a pour but de savoir si le salarié nouvellement embauché est bien apte à occuper son poste. À l'issue de cette visite, un avis d'aptitude ou de non aptitude est remis au salarié.

Il faut savoir que pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, cette visite doit être réalisée avant son embauche.

Un employeur qui ne réalise pas de déclaration préalable à l'embauche lors du recrutement d'un nouveau salarié s'expose à des sanctions : le paiement des cotisations de Sécurité sociale non payées à l'Urssaf, une sanction administrative de 1 203 euros par salarié non déclaré et des sanctions pénales s'il a intentionnellement omis de réaliser une DPAE, ce qui constitue un délit de travail dissimulé, soit 45 000 euros et 3 ans d'emprisonnement si l'employeur est une personne physique, ou une amende de 225 000 euros et un placement sous surveillance judiciaire s'il s'agit d'une personne morale.

Que doit mentionner une déclaration préalable à l'embauche ?

À l'occasion du recrutement d'un nouveau salarié et de la déclaration préalable à l'embauche dont il doit faire l'objet, l'employeur doit mentionner les informations suivantes :

• la dénomination sociale de l'entreprise et ses coordonnées (ou celles personnelles de l'employeur) ;
• le code d'Activité principale exercée (APE) de l'entreprise ;
• le Numéro de système d'identification du répertoire des établissements (Siret) de l'entreprise ;
• les coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend (pour ceux qui relèvent du régime général de la Sécurité sociale) ;
• les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié nouvellement embauché ;
• la date et l'heure d'embauche prévues ;
• la nature et la durée du contrat de travail, ainsi que celle de la période d'essai prévue dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée (CDI) et celle pour un contrat à durée déterminée si ce dernier est supérieur à 6 mois.

Quand et comment transmettre une déclaration préalable à l'embauche ?

À l'occasion de l'arrivée d'un nouveau salarié, l'employeur doit transmettre la déclaration préalable d'embauche (DPAE) à l'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (Urssaf) au plus tôt 8 jours avant l'embauche du salarié. C'est ensuite l'Urssaf qui transmet ces informations à chaque organisme concerné.

Une entreprise qui a adressé à l'Urssaf plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente doit obligatoirement transmettre sa nouvelle déclaration préalable d'embauche par voie électronique sur la plateforme de déclarations sociales du Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS), dont le site Internet est net-entreprises.fr.

Une déclaration qui doit aussi être réalisée en ligne pour les autres entreprises mais qui peut, néanmoins, s'effectuer par courrier postal recommandé avec avis de réception auprès de l'Urssaf dont dépend l'entreprise, en envoyant le formulaire cerfa n° 14738*01. Format papier, la DPAE doit être envoyée à l'Urssaf au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche.

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception de l'Urssaf (envoyé par l'organisme à l'employeur dans les cinq jours suivant la réception de la DPAE) doit être remise au salarié embauché.

D'autre part, l'organisme destinataire de la déclaration préalable d'embauche doit être mentionné dans le contrat de travail d'un salarié nouvellement embauché.

À savoir : les entreprises qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle doivent déclarer leur embauche auprès du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso), et non pas à l'Urssaf.

La déclaration du salarié embauché auprès de l'Inspection du travail

En plus de la déclaration préalable d'embauche à adresser à l'Urssaf, un employeur qui recrute un nouveau salarié doit également déclarer ce dernier auprès de l'Inspection du travail s'il n'a pas recruté de salariés pendant 6 mois au moins auparavant.

Cette déclaration doit être effectuée par lettre recommandée et son avis de réception peut être demandé à tout moment sur demande par l'Inspection du travail.

Établir un contrat de travail

Établir un contrat de travail est une obligation pour un employeur à chaque embauche d'un nouveau salarié et doit être remis à ce dernier pour signature.

Hormis dans le cas d'un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) à temps plein, qui peut être conclu verbalement, toutes les autres formes de contrat de travail (CDD, CDI à temps partiel, etc.) doivent prendre une forme écrite.

L'enregistrement du salarié au Registre unique du personnel

Lorsqu'un salarié est embauché dans une entreprise, il doit être inscrit sur ce que l'on appelle le "Registre unique du personnel".

Il s'agit d'un document, format papier ou numérique, qui doit être obligatoirement ouvert dans une entreprise dès l'embauche d'un premier salarié. Ce registre doit mentionner les nom, prénoms, date de naissance, sexe, et nationalité des salariés, leur type d'emploi, leurs qualifications, leur date d'entrée et de sortie de l'entreprise, le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d'apprentissage, mise à disposition par un groupement d'employeurs, etc.), le temps de travail.

Le Registre unique du personnel est tenu à la disposition de l'Inspection du travail et des membres du Conseil social et économique (CSE) le cas échéant.

Un employeur qui ne remplit pas son obligation de tenir un Registre unique du personnel peut être sanctionné par une amende d'un montant maximum de 750 euros par salarié.

L'affiliation du salarié auprès des organismes de retraite complémentaire obligatoire

Lors de l'embauche d'un nouveau salarié, un employeur est aussi dans l'obligation de l'affilier auprès des organismes de retraites complémentaires de l'Association générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés (Agirc-Arrco).

Les salariés du privé cotisent en effet obligatoirement à ce régime de retraite complémentaire pour bénéficier à leur retraite d'une pension supplémentaire à celle de leur retraite de base de la Sécurité sociale.

L'affiliation d'un nouveau salarié à l'Agirc-Arrco se fait automatiquement par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN) qu'un employeur transmet tous les mois par voie dématérialisée sur le site net-entreprises.fr. La DSN est produite à partir des fiches de paie des salariés et permet à un employeur de payer ses cotisations sociales.

La DSN sert également à transmettre les données de chacun des salariés aux différents organismes sociaux tels que la CPAM, l'Urssaf, les organismes complémentaires, Pôle emploi, le Centre des impôts, etc., et l'Argirc-Arrco.

Les documents à remettre obligatoirement à un salarié nouvellement embauché

L'embauche d'un nouveau salarié oblige l'employeur à remettre à ce dernier un certain nombre d'informations et de documents.

Il doit ainsi mentionner au salarié si une convention collective ou des accords collectifs s'appliquent à l'entreprise. Une convention collective précise en effet les règles de droit du travail en vigueur dans le secteur d'activité de l'entreprise en matière de contrat de travail, de congés, de salaires, etc. Un accord collectif d'entreprise est un texte négocié entre l'employeur et les représentants des salariés en matière de rémunération, de temps de travail, de partage de la valeur ajoutée, d’égalité professionnelle, de qualité de vie au travail, etc.

De la même manière, un employeur doit informer un salarié qui vient d'être embauché des éventuels dispositifs collectifs d'épargne salariale mis en place dans l'entreprise et lui remettre, dans ce cas, un livret d'épargne salariale.

Un employeur doit également remettre à un nouveau salarié tous les éléments qui concernent la mutuelle d'entreprise, notamment les garanties que cette dernière couvre.

Il doit aussi informer son nouveau salarié de l'organisation d'un entretien professionnel tous les 2 ans destiné à envisager ses perspectives d'évolution et les formations dont il peut bénéficier dans cet objectif.

Le TESE : un dispositif allégé pour les formalités liées à l'embauche d'un salarié

Depuis le 1^er janvier 2020, un employeur a la possibilité de recourir à un dispositif allégé et simplifié pour remplir les formalités obligatoires à l'occasion de l'embauche d'un salarié. Il s'agit du "Titre emploi-service entreprise (TESE)", un service de l'Urssaf auprès duquel un employeur peut adhérer.

Le TESE permet à un employeur qui embauche un salarié d'effectuer en une seule fois l'ensemble des formalités suivantes :

• la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ;
• l'établissement d'un contrat de travail ;
• le calcul de la rémunération du salarié et des cotisations sociales liées ;
• la déclaration sociale nominative (DSN) ;
• la déclaration auprès de Pôle emploi ;
• l'élaboration du bulletin de salaire ;
• le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.