Heures supplémentaires : règles et fonctionnement

Les heures supplémentaires désignent toutes les heures de travail effectuées à la demande de l'employeur au-delà de la durée légale hebdomadaire de travail. En contrepartie, les salariés concernés bénéficient d'une majoration de leur salaire horaire liée à ses heures de travail supplémentaires. L'octroi de temps de repos par l'employeur est aussi possible, et même dans certains cas obligatoire, en compensation d'heures de travail supplémentaires. Explications.

Quand parle-t-on d'heures supplémentaires ?

Toute heure de travail effectuée au-delà de la durée légale hebdomadaire de travail (soit 35 heures) est considérée comme une heure supplémentaire, et si cette heure de travail est rendue nécessaire en raison des tâches confiées à un salarié par son employeur.

En effet, des heures supplémentaires réalisées, par exemple, pour effectuer dans l'entreprise des travaux urgents en raison d'accidents imminents ou en lien avec des dispositifs de prévention, ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires.

La règlementation qui concerne les heures supplémentaires s'applique à tous les salariés du secteur privé à temps complet hormis aux cadres dirigeants d'une entreprise et aux salariés en forfait annuel jours. Ce type de forfait, qui prévoit une durée du travail différente de la durée légale ou conventionnelle du travail, concerne les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et qui ne sont pas soumis à un système de pointage, ainsi que les salariés dont la durée du temps de travail ne peut pas être prédéterminée en raison du type de leur emploi.

À savoir : un salarié à temps partiel peut effectuer des heures complémentaires, mais il s'agit d'un dispositif différent de celui des heures supplémentaires qui répond à d'autres règles notamment en matière de rémunération.

Un salarié effectue des heures supplémentaires à la demande de son employeur (qui peut être écrite ou orale) et qui doit le prévenir assez tôt. À défaut, un salarié peut refuser d'effectuer des heures supplémentaires.

Comment sont décomptées les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires effectuées par un salarié sont décomptées par semaine civile, c'est-à-dire du lundi 0 heure au dimanche 24 heures. Ces heures de travail en plus doivent respecter une certaine limite. En effet, au total, soit les heures supplémentaires comprises, un salarié ne peut pas travailler davantage que la durée maximale hebdomadaire de travail qui est au maximum de :

• 10 heures par jour ;
• 48 heures par semaine (il existe toutefois des circonstances exceptionnelles qui permettent de porter ce maximum à 60 heures) ;
• ou 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

Les heures supplémentaires peuvent également être décomptées différemment que sur la base de la durée maximale hebdomadaire de travail. On parle alors de "contingent annuel d’heures supplémentaires", un dispositif fixé généralement dans le cadre d'une convention collective, d'un accord d'entreprise ou de branche.

Sinon, en l'absence de ces règles propres à un secteur d'activité ou à une entreprise, ce contingent annuel d'heures supplémentaires correspond à 220 heures par salarié et par an.

Quelles contreparties aux heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires font l'objet d'un paiement majoré par rapport aux heures effectuées dans le cadre de la durée légale ou conventionnelle du travail, mais aussi de l'octroi de temps de repos.

La rémunération des heures supplémentaires

En contrepartie de l'exécution d'heures supplémentaires, un salarié reçoit une rémunération plus élevée que celle appliquée aux heures qu'il effectue dans le cadre de la durée légale du travail. Il s'agit d'un salaire supplémentaire et non d'une prime.

Ainsi, un taux de majoration horaire de 25 % est appliqué aux 8 premières heures supplémentaires travaillées au-delà de cette durée légale (soit de la 36^e à la 43^e heure travaillée). Au-delà de la 43^e heure supplémentaire travaillée, ce taux majoré est de 50 %.

Cette hausse du salaire horaire en cas d'heures supplémentaires peut aussi être définie d'une manière différente par une convention collective ou un accord d'entreprise. Mais, dans ces cas-là, cette majoration est fixée au minimum à 10 %.

Dans tous les cas, le paiement des heures supplémentaires doit figurer sur la fiche de paie remise au salarié avec la mention du taux de majoration du salaire horaire appliqué.

À savoir : les heures supplémentaires effectuées en 2022 dans les entreprises de 20 à 249 salariés sont exonérées de l'impôt sur le revenu (dans la limite de 7 500 euros par an) en vertu de la loi du 16 août 2022 portant mesures d'urgence pour la protection du pouvoir d'achat. Ces heures ne sont pas non plus soumises aux cotisations salariales, d'assurance vieillesse de base et complémentaire, dans la limite de 11,31 % du salaire.

De son côté, et même pour les entreprises de moins de 20 salariés, l'employeur bénéficie d'une déduction forfaitaire des cotisations patronales fixée à 0,50 euro par heure supplémentaire.

Le repos compensateur de remplacement en contrepartie d'heures supplémentaires

Les heures supplémentaires effectuées par les salariés peuvent aussi faire l'objet de l'octroi de temps de repos par leur employeur en plus de leur paiement majoré (si une partie des heures supplémentaires est payée et l'autre partie prise en jours de congé) ou en remplacement de ce dernier. C'est pourquoi on parle de "repos compensateur de remplacement", qui désigne l'une des contreparties possibles pour les salariés aux heures supplémentaires de travail.

Les modalités de mise en œuvre du repos compensateur de remplacement dans l'entreprise doivent être portées à la connaissance des salariés dans un document annexé à leur fiche de paie.

Le repos compensateur de remplacement est en principe prévu dans une entreprise par un accord collectif d’entreprise, une convention collective, ou un accord de branche.

La durée du repos compensateur est calculée sur la base des taux majorés appliqués à la rémunération des heures supplémentaires.

Ainsi, par exemple, une heure supplémentaire soumise au paiement d'un salaire horaire majoré de 50 % correspond à un temps de repos compensateur du même taux, soit qui est équivalent à 1 h 30 (1 h * 50 %).

Dans tous les cas, un employeur qui souhaite donner des jours de repos en contrepartie d'heures supplémentaires doit au préalable consulter les représentants du personnel dans l'entreprise ou le comité social et économique (CSE) s'il existe.

La contrepartie obligatoire en repos (COR) dans certains cas

Les entreprises qui appliquent le principe de contingent annuel d’heures supplémentaires sont soumises à des obligations si leurs salariés dépassent le nombre d'heures supplémentaires maximum définies par cette réglementation.

En effet, chaque heure supplémentaire effectuée au-delà de ce contingent doit faire l'objet d'une contrepartie que l'on appelle une "contrepartie obligatoire en repos (COR)" dont les modalités, la durée et les conditions de prise de ce repos peuvent être définies par une convention collective ou un accord de branche. Sinon, ce sont les dispositions du Code du travail qui s'appliquent.

Ainsi, ce dernier stipule que la COR est fixée à 50 % des heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel pour les entreprises de 20 salariés au plus, et à 100 % de ces mêmes heures pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Selon ces règles, le droit à la contrepartie obligatoire en repos est considéré comme ouvert dès lors que la durée de ces repos octroyés à l'occasion d'heures supplémentaires atteint 7 heures.

À savoir : la contrepartie obligatoire en repos est assimilée à du travail effectif, c'est-à-dire qu'elle donne les mêmes droits aux salariés concernés que les heures normalement travaillées.

D'autre part, la COR doit en principe être prise par le salarié (par journée ou demi-journée) dans un délai maximum de 2 mois suivant l’ouverture de ce droit. C'est le salarié qui doit en faire la demande à son employeur au moins une semaine avant la date prévue. Ce dernier dispose de 7 jours pour donner son accord ou non (un refus doit être motivé par des impératifs liés au bon fonctionnement de l'entreprise) sur la date et la durée de repos souhaitées par le salarié.

En cas de rupture de contrat de travail, le salarié qui a effectué des heures supplémentaires et qui n'a pas pu bénéficier de la contrepartie obligatoire en repos avant son départ de l'entreprise doit recevoir de la part de son employeur une indemnité financière (qui est assimilée à un salaire) équivalente au montant des droits acquis pour la réalisation de ses heures supplémentaires. Une règle qui s'applique aussi dans le cas du repos compensateur de remplacement, ou dans la situation d'un salarié décédé. Cette indemnité est alors versée à ses ayants droit dans ce cas.