Comment rédiger une lettre ou un e-mail de refus de candidature ?

Une seule offre d’emploi au sein d’une grande entreprise reçoit en moyenne 250 candidatures. De fait, plus de 99 % des candidats postulants sont éliminés. Outre les candidatures spontanées, il n’est pas étonnant que les entreprises ne consacrent que peu – voire pas – de temps à adresser des retours négatifs aux milliers de demandes reçues chaque année. Pourtant, envoyer une lettre ou un email de refus à un candidat est un signe de respect pour le temps que cette personne a investi dans sa démarche, mais également un point crucial pour l’entreprise, qui témoigne ainsi d’une image plus positive à l’encontre des tentatives de communication à son égard.

Pourquoi est-il important d’adresser une lettre ou un email de refus à tout candidat ? Quand faut-il l’envoyer ? Comment rédiger un tel courrier ? Découvrez-le dans ce dossier avec plusieurs modèles que vous mettons à votre disposition.

Quand et pourquoi adresser une lettre ou un e-mail de refus de candidature ?

Après avoir reçu et étudié un CV et une lettre de motivation ou encore après avoir effectué un entretien d’embauche, vous avez décidé de ne pas retenir la candidature d’un postulant. Il est donc préférable de lui signifier votre décision dans les plus brefs délais afin de lui permettre de prendre connaissance de votre refus et d’envisager d’autres solutions.

Bien entendu, rien ne vous oblige à adresser un retour négatif à un candidat. Bien des demandes de ce type n’obtiennent ainsi jamais de réponse. Pourtant, sachez qu’une réponse, bien qu’elle soit négative, est une marque de politesse et de respect envers ce postulant qui a témoigné de l’intérêt envers votre entreprise. En lui répondant rapidement, dès que vous savez que vous ne le recruterez pas, vous mettez ainsi fin à son attente vaine et vous lui permettez de reprendre le cours de ses recherches, sans risquer de l’entraver dans ses autres processus de recrutement. N’oubliez pas que vous avez entre les mains la requête d’un candidat qui a consacré du temps à sa demande et qui s’y est investi. Par respect, ne le laissez pas dans l’attente.

En outre, il se peut que le candidat concerné présente un profil de grande qualité, mais que vous ne disposiez pas de poste vacant à lui proposer. Cette situation étant susceptible d’évoluer, mieux vaut lui adresser une réponse courtoise, même négative, si vous espérez pouvoir le recruter le moment venu.

Enfin, n’oubliez que vous engagez ainsi votre image d’employeur. En ne répondant pas à un candidat qui initie un contact avec votre entreprise, vous lui donnez une mauvaise image de vous. L’ignorer peut être très mal vu. Veillez donc à répondre, même par une simple lettre ou un simple email, afin de respecter l’individu derrière la candidature, mais aussi pour préserver votre image. N’oubliez pas en effet que la consommation a évolué. Désormais, le ghosting est une pratique qui se banalise. Plus de 90 % des candidats qui vivent une mauvaise expérience chercheront à dissuader les autres de postuler auprès de l’entreprise concernée, sans compter que plus de la moitié boycottent les produits ou services de celle-ci. Si vous ne le faites pas pour le candidat, rédigez votre refus au moins pour votre image !

Comment rédiger une lettre ou un e-mail de refus de candidature ?

Avant toute chose, précisons que la lettre ou l’email de refus est la procédure la plus adaptée pour manifester une réponse négative. En effet, dans les conventions sociales, un coup de fil s’apparente plutôt à une réponse positive, et est donc à éviter. La lettre ou l’email vous permet en outre d’instaurer une certaine distance entre l’entreprise et le candidat, ce qui évite d’avoir à se confronter à certaines émotions difficiles. Enfin, cette trace écrite peut faire l’objet d’une forme automatisée si vous ne souhaitez pas perdre de temps.

La rédaction de votre lettre de refus de candidature doit être bien pensée afin d’apporter cette réponse négative avec délicatesse et respect. Sachez que tous les candidats doivent obtenir une réponse, par respect pour leur personne. N’imaginez pas que votre silence vaut une réponse négative, vous ne faites que témoigner de votre volonté d’ignorer les tentatives de communication, ce qui est défavorable pour votre image.

Dans la mesure du possible, prenez soin de personnaliser votre lettre de refus. Si vous recevez de très nombreuses candidatures et que vous manquez de temps, automatisez une partie de la réponse, mais prenez tout de même soin d’insérer quelques éléments personnalisés, surtout si vous estimez qu’un profil est intéressant et qu’il pourrait être recruté ultérieurement.

Pour ce faire, vous disposez de plusieurs possibilités.

• La lettre de refus doit nommer le candidat et être signée par l’un de ses interlocuteurs au sein de votre entreprise.
• Commencez par le remercier pour l’intérêt qu’il porte à votre entreprise et pour le temps qu’il a consacré à sa demande.
• N’hésitez pas à valoriser quelques éléments de son CV pour ne pas le décourager.
• Vous pouvez également lui signifier avec délicatesse les raisons pour lesquelles vous n’avez pas retenu sa candidature.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez lui apporter des pistes d’amélioration en matière de formulation, de formation ou de compétences.
• Si le profil du candidat vous intéresse tout de même, indiquez-le-lui afin de l’inviter à vous recontacter ultérieurement (après avoir suivi une formation, par exemple), informez-le de votre volonté de le recruter lorsqu’un poste se libérera ou encore orientez-le vers un autre poste susceptible de mieux correspondre à votre profil.

Lettre ou email de refus de candidature : nos modèles

En fonction du profil du candidat et des conditions dans lesquelles il a postulé auprès de votre entreprise, il est plus judicieux d’adapter le contenu de la lettre de refus. Voici nos propositions en la matière.

Lettre ou email de refus de candidature spontanée

Madame [X], Monsieur [X],

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise et du temps que vous avez consacré à la rédaction de votre candidature.

Cependant, nous recevons chaque jour un grand nombre de candidatures spontanées et nous ne pouvons retenir les CV non sollicités.

Malgré tout l’intérêt de votre profil, nous ne disposons pas de poste vacant susceptible de correspondre à votre requête. Néanmoins, vous pouvez trouver une liste de nos offres à [adresse du lien].

Nous vous invitons à consulter nos offres d’emplois et à nous adresser une nouvelle candidature si l’un de nos postes vacants vous intéresse et correspond à vos qualifications.

Nous vous souhaitons bonne chance dans vos recherches.

Cordialement.

[signature]

Lettre ou email de refus de candidature après un entretien

Madame [X], Monsieur [X],

Nous vous remercions pour les efforts que vous avez fournis pour candidater au poste de […] au sein de votre entreprise.

Nos équipes ont été ravies de vous rencontrer et d’échanger avec vous au sujet de votre parcours et de vos attentes.

Cependant, nous avons décidé de retenir le profil d’un autre candidat qui nous semble correspondre davantage au poste proposé et aux compétences attendues.

Toutefois, au regard de la qualité de votre profil, nous vous proposons de conserver votre CV, si vous en êtes d’accord. Si un poste qui vous correspond davantage se libère au sein de nos effectifs, nous ferons en sorte de prendre contact avec vous.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir davantage d’informations. Nous vous souhaitons bonne chance dans vos recherches.

Cordialement.

[signature]

Lettre ou email de refus de candidature interne

Cher(e) [prénom et nom du candidat],

Nous vous remercions de nous avoir adressé votre candidature au poste de […].

Néanmoins, nous souhaitons vous informer du fait que nous avons retenu le profil d’un autre candidat.

Votre candidature et votre volonté de vous tourner vers ce nouveau rôle ont été appréciées, à l’instar de la tâche que vous accomplissez quotidiennement à votre poste actuel, mais nous recherchons une personne qui présente un profil plus en adéquation avec les missions attendues pour cette fonction.

Cependant, sachez que nous sommes à votre écoute si vous avez pour projet de postuler à un autre poste et d’évoluer au sein de votre entreprise. Vos compétences nous laissent penser que le poste de […], pour lequel nous entamerons le processus de recrutement dès […], est susceptible de vous correspondre.

Nous vous remercions pour votre investissement au sein de notre entreprise et nous vous invitons à nous adresser votre candidature pour d’autres postes en interne susceptibles de vous intéresser.

Cordialement.

[signature]

Lettre ou email de refus de candidature à un poste pourvu

Madame [X], Monsieur [X],

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise et du temps que vous avez consacré à la rédaction de votre candidature.

Malheureusement, le poste pour lequel vous avez postulé a été pourvu, ce qui ne nous permet pas d’examiner votre candidature pour le moment.

Néanmoins, nous vous proposons de conserver votre CV, si vous en êtes d’accord. Si un poste qui correspond à votre profil et à vos qualifications se libère au sein de notre entreprise, nous reprendrions ainsi contact avec vous.

Nous vous souhaitons bonne chance dans vos recherches.

Cordialement.

[signature]