Qu'est-ce que la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), ex-DUE ?

Au préalable de toute embauche d’un salarié relevant du régime général de la sécurité sociale ou du régime social agricole, l’employeur doit effectuer une formalité administrative appelée jusqu’à récemment la Déclaration unique d'embauche (DUE). Dans un souci de simplification des démarches pour les employeurs, la DUE a été remplacée par la Déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Cette démarche est obligatoire quels que soient le secteur d’activité de l’entreprise, les conditions d’exercice de la profession et la durée du contrat de travail. La DPAE permet d’accomplir en même temps toutes les formalités occasionnées par l’embauche d’un salarié, et auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf.

À quoi sert la DPAE (ex-DUE) ?

La Déclaration préalable à l'embauche (ex-DUE) permet principalement d’ouvrir tous les droits sociaux au futur salarié. Mais cette formalité administrative est aussi très importante pour l’employeur. La DPAE (ex-DUE) le couvre en effet en cas d’accident de travail de son salarié. Elle lui donne aussi le droit de bénéficier d’éventuelles exonérations liées à l’embauche de son salarié. Et enfin, la DPAE est la garantie pour l’employeur de prouver qu’il n’a pas recours au travail dissimulé et le soustrait donc à d’inévitables sanctions.

L’employeur qui ne respecte pas l’obligation de Déclaration préalable à l'embauche s’expose à une pénalité de 1 071 euros par salarié concerné. Il est en effet considéré dans ce cas-là en infraction en tant qu'initiateur de travail dissimulé.

À noter que certaines très petites entreprises ou les particuliers employeurs sont exonérés sous certaines conditions de la DPAE. Leur déclaration d’embauche s’effectue selon les cas via le titre emploi-service entreprise (Tese), le titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée de moins de 3 mois, le chèque emploi service universel (CESU) ou encore le titre emploi forains (TEF).

La DPAE (ex-DUE) : toutes les formalités d’embauche en une seule fois

La DPAE (ex-DUE) a pour objectif d’accomplir en même temps, et auprès d’un seul interlocuteur, toutes les formalités rendues obligatoires à l’occasion de l’embauche d’un nouveau salarié :

• la déclaration d’une première embauche, c’est-à-dire la démarche qui permet à l’employeur d’être immatriculé au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit du recrutement de son premier salarié,
• la demande d'immatriculation du salarié concerné au régime général de la Sécurité sociale,
• la demande d'affiliation de l’employeur auprès du régime d'assurance chômage,
• la demande d'adhésion de l’employeur à un service de santé au travail,
• la déclaration en vue de la visite médicale d’embauche obligatoire,
• la déclaration de la liste des salariés embauchés dans l’entreprise pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Il s’agit d’un document qui est adressé à la Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (Carsat) et qui mentionne nominativement les rémunérations brutes et plafonnées de chaque salarié de l’entreprise sur lesquelles doivent être acquittées les cotisations patronales et salariales.

Que doit mentionner la DPAE (ex-DUE) ?

La DPAE doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

• la dénomination sociale et l’adresse de l'employeur (ou ses nom et prénoms),
• le code APE de l'entreprise,
• le numéro de Siret de l'établissement,
• les coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la sécurité sociale,
• les nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié,
• les date et heure d'embauche prévue,
• la nature, la durée du contrat de travail et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

À quel organisme transmettre la DPAE (ex-DUE) ?

La Déclaration préalable à l'embauche doit être effectuée auprès de l’Urssaf dont dépend l’entreprise qui procède à un recrutement. C’est l’Urssaf qui transmet ensuite cette déclaration aux autres organismes concernés : l’Insee, Pôle Emploi, la Caisse régionale d'assurance maladie (CRAM) ou la sécurité sociale agricole (MSA), la Direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP) et le service de santé au travail.

Dans les cinq jours qui suivent la réception de la DPAE, l’Urssaf, ou la MSA selon le secteur d’activité, sont tenues d’envoyer un accusé de réception à l'employeur au moyen d’un document comprenant un volet détachable qui doit être obligatoirement remis au salarié concerné.

Quand transmettre la DPAE (ex-DUE) ?

L’employeur doit envoyer la DPAE à l’Urssaf dont son entreprise dépend dans les huit jours qui précèdent l’arrivée du nouveau salarié, que ce soit sa prise de fonction effective ou sa période d’essai. Cette formalité doit dans tous les cas intervenir avant la mise au travail effective du salarié.

Comment transmettre la DPAE (ex-DUE) ?

La DPAE est effectuée par l’intermédiaire du formulaire de déclaration Cerfa n°10563*05. Les employeurs ont la possibilité, pour davantage de facilités de faire leur déclaration en ligne sur le site net-entreprises.fr dédié à la modernisation des déclarations sociales.