Comment organiser une réunion efficace sans perte de temps ?

Une réunion efficace est une réunion qui n’est pas perçue comme une perte de temps, qui représente un outil de travail suivi d’effets et qui permet de prendre des décisions. Malheureusement, les réunions sont souvent perçues comme du temps de perdu et de l’énergie dépensée pour pas grand-chose alors qu’elles sont un bon moyen de consulter plusieurs personnes en même temps sur le même sujet pour arriver à des décisions concertées. Nos conseils pour organiser une réunion efficace sans perte de temps.

Une réunion efficace, c’est d’abord un objet bien défini

Même si cela paraît élémentaire, une réunion organisée sans un objet bien défini ne peut pas être efficace et est souvent synonyme de perte de temps. C’est pourquoi il est nécessaire de déterminer en amont de manière précise le sujet de la réunion, son objectif, les résultats escomptés et le type de décisions qui doivent être prises à son issue.

Les participants doivent également savoir pourquoi ils sont conviés. Ils doivent connaître à l’avance leur rôle précis dans la réunion, ce que l’on attend d’eux.

Le lieu et l’horaire comptent pour organiser une réunion efficace

Pour organiser une réunion efficace et qui ne soit pas considérée comme une perte de temps par ses participants, le lieu et l’horaire choisis comptent pour beaucoup.

D’abord, le lieu doit être accessible facilement et pas trop éloigné pour la majorité des participants. Organiser une réunion dans un lieu bien desservi en termes de transport notamment est nettement conseillé pour qu’une réunion ne soit pas considérée comme une perte de temps pour ceux qui y sont conviés. Il faut également penser à choisir une salle lumineuse qui favorise le bien-être et où les participants sont bien installés.

De la même manière, l’heure d’une réunion doit être judicieusement choisie pour convenir au plus grand nombre, mais aussi pour être efficace. Certaines heures de la journée (entre 14 h et 16 h) en effet sont moins propices à la concentration et à la réflexion par exemple. D’autre part, il est primordiale de se tenir aux horaires prévus et d’éviter à tout prix les réunions à rallonge ou celles qui débutent toujours en retard.

Les outils et supports pour une réunion efficace

Une réunion efficace c’est aussi une réunion qui se base sur de bons supports et outils. Les documents de travail qui peuvent être de différents types (documents papiers, échantillons de produits, etc.) sont indispensables pour donner du sens à une réunion et la structurer.

Ensuite, afin qu’une réunion aboutisse à des résultats et des décisions, il est important qu’elle soit vivante, voire interactive, pour les participants. La projection d’un projet bien présenté est l’un des éléments de réussite d’une réunion. Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels qui donnent la possibilité de réaliser des supports très efficaces et qui permettent de captiver l’attention des participants.

Outre les outils et les supports nécessaires à une réunion efficace, son animation est bien sûr l’une des clés de sa réussite. La personne chargée de la conduire doit dès le départ présenter les objectifs de la réunion et énumérer clairement les points qui seront abordés au cours de celle-ci, ainsi que le temps qu’il est prévu de consacrer à chacun d’eux. La manière dont elle anime et présente la réunion est très importante également. Il est de loin préférable d’adopter un comportement qui donne du dynamisme et du rythme pour captiver l’auditoire. La personne qui dirige la réunion doit, à la fin, énoncer précisément les mesures qui ont été décidées, les personnes chargées de les mettre en place et les limites de temps pour les atteindre.