Fiche de poste : définition, comment la créer, avec quelles informations ?

Une fiche de poste a pour but de décrire en détail les rôles, les missions et les responsabilités réelles attribués à chaque emploi dans une entreprise. Il s’agit d’une représentation concrète d’un poste au moment même où cette fiche est rédigée, et qui a vocation à évoluer avec le temps en fonction des modifications que connaît le poste concerné. La fiche de poste, qu’il ne faut pas confondre avec le « profil de poste », s’avère un excellent outil autant pour l’employeur en matière notamment de gestion des ressources humaines que pour le salarié qui, ainsi, sait exactement ce que l’on attend de lui dans l’entreprise.

À quoi sert une fiche de poste ?

Un outil de communication interne

Une fiche de poste a pour objectif premier de clarifier les missions de chacun dans une entreprise. Dans ce sens, elle joue le rôle d’outil de communication en interne. Chaque salarié ou dirigeant d’entreprise peut ainsi en effet avoir connaissance précisément des tâches et responsabilités confiées à chaque personne.

Un outil de négociation

C’est également un bon moyen de dialogue entre un salarié et son supérieur. La fiche de poste permet, notamment à l’occasion des entretiens individuels obligatoires chaque année, de faire un bilan précis des missions confiées à chaque poste dans l’entreprise, et éventuellement d’identifier des difficultés particulières, ou de les revoir en fonction de l’évolution du poste. La fiche de poste suit le salarié dans son évolution au sein de l’entreprise.

Un outil de management

Pour les dirigeants d’une entreprise, rédiger des fiches de poste permet d’avoir une vue d’ensemble, mais aussi précise, des différents postes de travail. Ces descriptions contribuent à rechercher les meilleures solutions en termes d’organisation du travail.

Un outil pour recruter

Une fiche de poste peut également être utile lors d’un recrutement. Elle peut en effet être utilisée pour diffuser une offre d’emploi, que ce soit en interne ou à l’extérieur de l’entreprise, à condition qu’elle soit néanmoins revisitée. Dans ce cas, la fiche de poste ne doit bien sûr pas comporter des renseignements personnels sur le salarié qui occupe ou occupait l’emploi et les missions mentionnées doivent être compréhensibles par des personnes qui n’appartiennent pas à l’entreprise. Elle doit également comporter en plus des informations sur le profil et les compétences recherchés.

Comment créer une fiche de poste ?

Pour créer une fiche de poste efficace, il est très important d’associer à sa rédaction la personne qui occupe l’emploi concerné, et même l’ensemble des agents de l’entreprise. Il s’agit en effet de décrire le plus précisément les missions du poste et le vécu des salariés est indispensable pour avoir une vision qui se rapproche le plus possible de la réalité. Pour mener à bien cette opération, il est tout aussi nécessaire d’expliquer au préalable à l’ensemble des salariés l’intérêt de rédiger des fiches de poste pour chacun d’eux.

Quelles informations doit contenir une fiche de poste ?

Pour rédiger une fiche de poste claire et qui retranscrit le plus fidèlement les missions qui lui sont attribuées, il est important d’utiliser un langage fluide, compréhensible par tous, et d’y faire paraitre les éléments suivants :

• l’intitulé du poste
• les informations concernant l’activité de l’entreprise (nature de l’activité, missions, effectif, etc.)
• les missions propres au poste concerné, en les détaillant et en les quantifiant en termes de temps ou de pourcentage, ainsi que les objectifs attendus
• le niveau de hiérarchie du poste dans l’entreprise et sa marge d’autonomie
• les contraintes et difficultés liées au poste
• les compétences requises pour le poste. Ces dernières sont divisées en 3 grands pôles. 1) les savoirs (connaissances théoriques nécessaires) ; 2) le savoir-faire (connaissances pratiques nécessaires) ; 3) le savoir-être (comportements à adopter dans certaines situations).