Qu'est-ce qu'une charge constatée d'avance ?

En matière de comptabilité, une entreprise doit obligatoirement enregistrer toutes ses charges, comme ses produits d'ailleurs. Selon le principe d'indépendance de chaque exercice comptable, ces charges sont rattachées à la comptabilité d'un exercice précis, celui au cours duquel elles sont intervenues. Toutefois, certaines charges concernent l'exercice comptable à venir, par exemple un produit commandé mais non livré au cours de l'exercice précédent, une prestation commandée mais non encore exécutée, etc., ou sont à cheval sur deux exercices (loyers, abonnements divers, contrats de maintenance, etc.).

Dans ce cas, pour rattacher réellement une charge à l'exercice vraiment concerné par sa réalisation, et régulariser son enregistrement comptable, elle est enregistrée dans ce que l'on appelle le compte de charges constatées d'avance qui, par une écriture comptable qualifiée d'"extourne", est ensuite portée sur le nouvel exercice. Cette opération a notamment pour objectif de réduire les charges totales à la clôture d'un exercice et donc d'augmenter le bénéfice observé ou de diminuer les éventuelles pertes d'une entreprise.

Charge constatée d'avance : définition et comptabilisation

Une charge constatée d'avance (CCA) est une opération comptable enregistrée lors d'un exercice donné mais qui concerne l'exercice comptable à venir. Il peut s'agir de l'achat d'un bien ou d'une marchandise réalisé une année N qui sera livré l'année N+1 mais dont le fournisseur a envoyé la facture l'année N, celle de son achat, et qui a déjà été réglée. Une prestation de service commandée une année N, mais réalisée l'année N+1, constitue de la même manière une charge constatée d'avance.

De la même façon, toutes les charges qui se rapportent, par exemple, aux salaires ou aux charges sociales d'une année N sont considérées comme des charges constatées d'avance lorsque leur paiement n'est pas intervenu lors de l'exercice comptable concernant l'année N.

Les règles de la comptabilité nationale impose d'enregistrer ces charges constatées d'avance au nom du principe d'indépendance des exercices comptables qui doivent, ainsi, retranscrire tous les flux et opérations comptables qui se rattachent à un exercice donné, même s'ils n'ont pas encore été réalisés, dans le but de refléter une image fidèle de l'activité d'une entreprise sur une période précise.

Les charges constatées d'avance peuvent également être constituées de dépenses qui ont été totalement ou partiellement réglées une année N, mais qui concernent aussi l'année N+1. C'est le cas, par exemple, pour les factures d'abonnement (téléphone, Internet, électricité, gaz, ou autres), les loyers, les primes d'assurance, ou encore les intérêts dont une partie ou la totalité concerne l'exercice à venir, qui constituent donc des charges à cheval sur plusieurs exercices comptables.

Dans ce cas, le montant des charges constatées d'avance à prendre en compte est calculé au prorata de la durée concernée selon la formule suivante : (Montant des charges HT * Nombre de jours concernés de l'exercice N+1) / 12 mois.

En comptabilité, l'intérêt des charges constatées d'avance réside dans le fait qu'elles permettent de réduire le montant des charges d'une entreprise observées un exercice donné et retranscrites dans le compte de résultat. En diminuant le solde des comptes de charges du compte de résultat, les charges constatées d'avance participent ainsi à augmenter le bénéfice réalisé par une entreprise pour un exercice donné, ou à diminuer ses pertes.

Comment enregistrer une charge constatée d'avance en comptabilité ?

Pour répondre également aux règles d'équilibre comptable en vigueur, les charges constatées d'avance sont enregistrées dans l'exercice en cours de clôture, mais aussi reportées dans la comptabilité de l'exercice à venir puisque leur réalisation est ultérieure à la clôture de l'exercice précédent. Cette opération est destinée à annuler comptablement ces charges. On dit alors qu'on extourne une écriture comptable.

Cette opération permet ainsi de rattacher les charges constatées d'avance à l'exercice comptable suivant et permet leur régularisation comptablement parlé.

À la clôture d'un exercice comptable

Les charges constatées d'avance (leur nature, leur montant et leur traitement comptable) sont en général enregistrées en comptabilité au moment de la clôture d'un exercice et apparaissent dans ce que l'on appelle l'actif circulant du bilan comptable d'une entreprise (situé au bas du bilan), c'est-à-dire les postes qui peuvent être monétisés à une échéance de moins d'un an, soit ceux de court terme.

Plus précisément, les charges constatées d'avance sont enregistrées à ce moment-là, pour le montant qui va concerner l'exercice comptable suivant, au débit du bilan sous le compte de classe 4 (exactement le compte 486) du plan comptable général qui recense les créances et les dettes d'une entreprise auprès de ses clients et de ses fournisseurs, compte qui permet de calculer le fonds de roulement de l'entreprise, c'est-à-dire l'ensemble des ressources qui sont à sa disposition.

C'est le montant hors taxes (HT) des charges constatées d'avance qui est porté au débit du bilan en fin d'exercice comptable car la TVA a été traitée au moment du règlement des factures correspondantes à ces charges.

Dans l'exercice comptable suivant

Au début de l'exercice comptable suivant, les montants hors taxes des charges constatées d'avance sont enregistrés de manière inverse dans le but, au final, d'annuler l'écriture réalisée à la clôture de l'exercice précédent puisque ces charges concernent le nouvel exercice.

Concrètement, les charges constatées d'avance sont portées cette fois au crédit du compte de charges auquel elles se rapportent (compte de classe 6), soit celui lié à l'exploitation s'il s'agit d'achat de matières premières, de loyers, d'assurances, d'impôts, de charges de gestion courante, etc.

S'il s'agit de charges constatées d'avance concernant des intérêts ou des escomptes accordés à des clients, par exemple, elles sont enregistrées au crédit du compte de charges financières, du compte de charges exceptionnelles pour des rappels d'impôts, de créances irrécouvrables, etc., ou encore du compte de charges liées aux impôts sur les bénéfices et à la participation des salariés aux résultats d'une entreprise.

Une fois ces écritures passées sur l'exercice passé et celui à venir, le compte 486 réservé aux charges constatées d'avance est soldé, tandis que le compte de charges concerné dans le nouvel exercice est crédité de la somme correspondant au montant de la charge constatée d'avance. On parle alors de transfert de charges.

Il faut savoir que si le montant des charges constatées d'avance est élevé, une mention spécifique doit être indiquée dans l'annexe comptable, un document qui fait partie des comptes annuels obligatoires et qui a pour but d'apporter des informations complémentaires et plus précises pour lire et mieux comprendre le bilan comptable et le compte de résultat d'une entreprise.

Étapes d'enregistrement d'une charge constatée d'avance :

Enregistrement d'une charge lors de l'exercice comptable d'une année N :

1. débiter le compte de charge concerné (classe 6)
2. créditer le compte de tiers concerné (classe 4), soit le compte de fournisseurs, de clients, d'organismes sociaux, etc.
3. débiter le compte de classe 4 concerné lorsque la facture est réglée

Enregistrement d'une charge constatée d'avance à la clôture de l'exercice de l'année N :

1. débiter du montant HT de la charge concernée le compte charges constatées d'avance (compte 486)
2. créditer le compte de charges concerné (classe 6) du montant HT

Enregistrement d'une charge constatée d'avance à l'ouverture de l'exercice de l'année N+1 :

1. débiter le montant de charge HT du compte classe 6 concerné
2. créditer le montant de charge HT du compte de charges constatées d'avance (486).