Comment faire un bon de commande ? Méthode et obligations légales

Si, en matière de transaction commerciale, le bon de commande n’est pas obligatoire, contrairement à une facture par exemple, son utilisation est largement admise. Ce document signé par les deux parties fixe un cadre juridique et commercial précis à une opération entre une entreprise et un client, et officialise un engagement réciproque.

À quoi sert un bon de commande ?

Un bon de commande est un document commercial qui fait office de contrat de vente. Il est la preuve écrite qu’une commande est effectuée entre un client et un fournisseur. Le bon de commande précise et détaille l’objet d’une opération commerciale. Il doit être signé par les deux parties.

Le bon de commande est indispensable autant pour le client que pour le fournisseur car, une fois signé, il devient un document qui entraîne des obligations réciproques. D’une part, l’entreprise fournisseur s’engage à livrer le produit (ou la prestation) mentionné dans ce document commercial, et, d’autre part, le client s’engage à réceptionner la commande et à la payer.

Un bon de commande n’est pas obligatoire à l’occasion d’une transaction commerciale. Il est cependant vivement conseillé car il la sécurise et sert de preuve en cas de contestation ultérieure.

Que faire mentionner sur un bon de commande ?

Le contenu d’un bon de commande varie notamment en fonction du type de client, consommateurs ou professionnels, en raison d’une législation différente applicable. Pour que leurs bons de commande soient conformes à la législation, toutes les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) doivent obligatoirement y faire paraître les informations suivantes :

• l’identité de l’entreprise à qui la commande est passée, c’est-à-dire sa dénomination sociale, son numéro SIREN, sa forme juridique, l’adresse de son siège social, son numéro d’identification au RCS suivi du nom de la ville du greffe auprès duquel l’entreprise est immatriculée ;
• l’identité du client lorsqu’il s’agit d’un client professionnel : sa dénomination sociale ou les nom et prénom pour les entreprises individuelles, son numéro SIRET, sa forme juridique, son adresse. Les mentions des nom et prénom de la personne qui passe la commande ne sont pas obligatoires, mais conseillées ;
• le numéro et la date de la commande. Ce numéro doit être unique et reporté sur la facture une fois la transaction effectuée ;
• la description détaillée de la commande, c’est-à-dire le nom des produits ou biens commandés, leur quantité, leur prix unitaire hors taxe (HT) et le taux de TVA applicable. S’il s’agit d’une prestation de service, le bon de commande doit aussi indiquer la durée de réalisation estimée ;
• le montant de la commande. Doivent apparaître le total HT pour chaque ligne de produits commandés et le montant total HT et toutes taxes comprises (TTC) de la commande ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise ;
• les conditions de livraison, c’est-à-dire la date de livraison de la commande et les frais éventuels de port ;
• les conditions de paiement, c’est-à-dire le mode de règlement, les délais et les éventuels acomptes.

Les conditions générales de vente (CGV) d’une entreprise telles que la garantie, les modalités d’exécution, le délai de rétractation du client, les recours possibles en cas de litiges, etc., ne sont pas obligatoires sur un bon de commande, mais fortement conseillées pour s’assurer qu’elles soient bien acceptées par le client.

Si cela est le cas, l’entreprise émettrice d’un bon de commande doit indiquer qu’elle est en liquidation et, si besoin, mentionner la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire de l’entreprise.

Une entreprise qui ne fait pas figurer les mentions obligatoires sur ses bons de commande s’expose à une amende et à la dénonciation de la commande elle-même par le client.