Comment savoir si un nouveau client professionnel est solvable ?

Avant d'accepter une commande importante pour votre entreprise, vous devez vérifier la solvabilité de votre futur client. Cela est particulièrement vrai si c’est la première fois que vous travaillez avec lui. Mais cela ne doit pas vous empêcher de vérifier au hasard la solvabilité de vos clients les plus fidèles, ceux avec lesquels la collaboration est de longue date – certains peuvent avoir une situation financière qui se dégrade au fil du temps. Car vous ne pouvez pas deviner la solvabilité de votre client simplement à sa tête ! Donc fiez-vous plutôt aux faits et aux chiffres. Et le cas échéant, constituez une liste noire des mauvais payeurs. Et partagez la dans votre réseau ou au sein de votre domaine d’activité : ainsi chacun pourra inscrire les clients avec lesquels il a eu des déboires, ce qui donnera la possibilité à tous de ne plus se laisser avoir par ces entreprises. Dans cet article, retrouvez quelques conseils pour y voir plus clair en matière de solvabilité de vos prospects et clients.

De l’importance de la solvabilité

La solvabilité dans le domaine économique est prépondérante. Celles de vos clients mais aussi la vôtre. Existe-t-il des logiciels, des applications pour vérifier sa solvabilité et celle de ses interlocuteurs ? La solvabilité fait essentiellement référence à la volonté et à la capacité d'un débiteur à payer ses dettes. D'une part, il s'agit des moyens financiers, mais d'autre part, il s'agit aussi de la volonté de s'acquitter régulièrement de ses obligations de paiement. On connaît beaucoup cette notion de solvabilité en lien avec l’octroi de prêts par les banques, qui décident si un client est solvable ou non. Et la solvabilité est également une condition préalable pour les locataires avant que le propriétaire ne conclue un contrat de location. Dans le monde des affaires également, on vérifie la solvabilité des nouveaux clients pour savoir s'ils sont disposés à payer leurs factures plus tard et s'ils en sont capables. La difficulté dans l'environnement commercial est que vous ne disposez généralement pas d'informations détaillées sur la situation financière de vos clients.

Se renseigner auprès de son entourage professionnel

En matière de solvabilité, le plus simple est encore de demander à son entourage professionnel. Certains de vos contacts ont peut-être déjà travaillé avec votre interlocuteur actuel. D’autres ont peut-être entendu dire que cela n’était pas un client fiable du fait de ses absences répétées de paiement. Obtenez de l’information vérifiée et sûre : vos collègues du même secteur peuvent sans doute vous renseigner efficacement.

Vérifier l’immatriculation de l’entreprise

Afin d’être sûr que votre client n’est pas un usurpateur, commencez par vous demander si son entreprise existe vraiment. Et pour ce faire, voyez si elle est immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés. Rendez-vous sur le site infogreffe.fr et entrez le nom de l’entreprise que vous recherchez et éventuellement son adresse ou sa famille d’activité. Vous verrez alors si l’entreprise avec laquelle vous vous apprêtez à travailler est bien référencée.

Demander un extrait d’immatriculation de l’entreprise

Toujours sur le site d’infogreffe.fr, site du service public, vous avez la possibilité de faire des demandes de documents en ligne. Contre paiement, vous pouvez obtenir un extrait Kbis, un état d’endettement, les comptes annuels, etc. Vous pouvez même vous assurer qu’une procédure collective n’est pas en cours. Le plus simple, plutôt que prendre tous ces frais à votre charge, reste encore de demander à votre interlocuteur de fournir lui-même un extrait d’immatriculation Kbis de moins de 3 mois. Ce document vous apportera des informations : en plus du représentant l’égal, l’ancienneté de l’entreprise mais aussi la mention d’une procédure collective en cours ou bien la mention que les capitaux propres sont inférieurs à la moitié du capital social.

Étudier les documents commerciaux

Que cela soit sur un bon de commande, un devis ou une facture, il y a des mentions obligatoires à préciser. Celles-ci peuvent vous apporter des informations sur le client avec lequel vous vous apprêtez à contracter, notamment le numéro d’identification de l’entreprise au RCS et le greffe où est enregistrée l’entreprise.

Consulter le site Web et les documents de communication de l’entreprise

Le site Web peut également vous en dire long sur votre interlocuteur. Il doit préciser des mentions légales dans lesquelles vous devez retrouver le nom du représentant l’égal et le numéro d’immatriculation au RCS. Il existe même des procédures vous permettant de savoir si le site est crédible ou pas.

Contrôler l’endettement de l’entreprise

De la même façon que vous avez demandé un extrait de Kbis au tribunal de commerce, vous pouvez solliciter un état d’endettement auprès du greffe. Il suffit de vous rendre à l’adresse du site infogreffe.fr. Le document reçu vous donnera les inscriptions de privilèges et de nantissements, les inscriptions prises pour révéler l’existence d’un droit de propriété et les inscriptions prises pour révéler l’existence d’un impayé.

S’assurer qu’une procédure n’est pas en cours

Le process est identique à ceux réalisés précédemment pour obtenir un extrait Kbis ou un état d’endettement : rendez-vous sur le site infogreffe.fr et cliquez sur l’onglet « procédure collective ». Si l’entreprise avec laquelle vous vous apprêtez à travailler est en difficulté financière, elle peut être concernée par une procédure en cours. Cela peut être une procédure de sauvegarde s’il n’y a pas de cessation de paiement mais que l’entreprise a des difficultés pouvant l’y conduire ou une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire lorsqu’il y a cessation de paiement. En général, l’existence d’une procédure en cours est stipulée sur l’extrait Kbis de l’entreprise.

Examiner la publication des comptes annuels de l’entreprise

C’est une obligation que de déposer chaque année ses comptes annuels auprès du tribunal du commerce. Certaines petites entreprises demandent la confidentialité de leurs comptes, quand de plus grosses oublient simplement de déposer leurs comptes annuels – ce qui est passible de sanction. En général, vous pouvez accéder à ces documents par le biais du site de service public infogreffe.fr

Solliciter une agence de renseignement en matière de solvabilité

Il existe des agences de renseignements commerciaux, qui collectent et stockent des données sur les particuliers et les entreprises afin d'évaluer leur solvabilité. Chaque entrepreneur peut donc interroger ces données et obtenir ainsi un aperçu de la solvabilité de son nouveau client. Un indice de solvabilité est généralement utilisé à cette fin. Cette cote de crédit, exprimée en chiffres, est utilisée comme indicateur de solvabilité.

Dans quel cas est-il utile de vérifier une solvabilité ?

Chaque vérification de solvabilité coûte de l'argent - parfois beaucoup d'argent. Alors que les coûts d'une requête dans le secteur B2C restent généralement dans des limites raisonnables, la requête pour les clients professionnels est nettement plus chère. Compte tenu de ces coûts, la question se pose de savoir quand il est judicieux de contrôler ses clients et à quelle fréquence il faut le faire. C’est donc essentiellement la valeur de la commande qui pourra vous dire s’il est pertinent de vérifier la solvabilité de votre futur client. Plus le montant de la facture ou la valeur de la commande est élevé, plus le contrôle doit être important. Il n'est pas obligatoire de vérifier chaque client, mais vous devez toujours jouer la carte de la sécurité, surtout pour les commandes importantes. Surtout s'il y a une longue période entre deux commandes par le même client, vous devriez envisager de vérifier sa solvabilité la deuxième fois quand il revient vers vous. Il en va de même si vous entendez des rumeurs sur les difficultés de paiement de votre futur client ou si vous avez un mauvais pressentiment sur un client qui vous semble suspect pour d'autres raisons.