Comment faire un rétroplanning pour une action en entreprise ?

Le terme de rétroplanning désigne un calendrier prévisionnel élaboré en partant de la date à laquelle une action doit être terminée, et non au départ de cette dernière comme avec un planning classique. Le rétroplanning est un outil indispensable pour une entreprise qui entame un projet et, surtout souhaite le mener à bien de manière efficace.

L’avantage du rétroplanning par rapport au planning classique

Pour mener à bien et efficacement une action, qu’elle soit d’ordre technique, marketing, commerciale, ou encore de communication, les gérants et collaborateurs d’une entreprise concernés par un tel projet doivent faire preuve de rigueur et d’une organisation hors pair.

La solution la plus simple et la plus courante est de définir un planning des tâches dévolues à chaque acteur de l’entreprise impliqué dans l’accomplissement d’un projet, planning construit à partir de la date de début du projet et qui se termine au moment de sa réalisation.

Mais, pour une entreprise, il existe un outil bien plus efficace qu’un planning classique pour mener à bien une action ou un projet. Il s’agit du rétroplanning, une méthode de planification inversée des tâches à accomplir jusqu’à la réalisation de l’action en question. Un rétroplanning s’élabore en effet, à l’inverse d’un planning classique, à partir de la date de la fin de l’action projetée.

Premier avantage de cette planification inversée : la date de fin du projet est définie de manière ferme, à laquelle il n’est pas possible de déroger. Une façon d’aboutir efficacement à un résultat concret.

Construire un rétroplanning permet également de jauger exactement le temps nécessaire à la réalisation d’une action et de ne pas se retrouver à gérer des tâches en urgence au dernier moment pour la concrétiser. Cet outil donne aussi la possibilité de déterminer exactement les ressources nécessaires à mobiliser jusqu’à la date butoir définie.

Comment faire un rétroplanning ?

Un rétroplanning se construit en plusieurs étapes qu’il est important de bien respecter pour mener à bien une action ou un projet.

Bien définir l’action à planifier

La première étape importante avant de construire concrètement un rétroplanning est la définition précise des tâches à effectuer. Ces dernières peuvent prendre la forme d’objectifs à atteindre (constituer une équipe, réserver une salle, lancer une campagne de communication, etc.) pour mener à un bien une action ou un projet.

Pour une efficacité maximum du rétroplanning, une fois chaque objectif précisé, il est nécessaire, pour chacun d’eux, de désigner un responsable de chaque étape et de définir les ressources qui doivent être mobilisées pour l’atteindre.

Un rétroplanning permet également d’estimer précisément le temps nécessaire en jours, semaines, ou mois à la réalisation de chaque tâche et donc de savoir exactement quand chacune d’elles doit être finalisée, tout comme de les ordonner par ordre chronologique et en fonction du meilleur moment où elles doivent être réalisées pour que les tâches suivantes puissent être prises en charge.

Construire le rétroplanning

Un rétroplanning étant un calendrier prévisionnel de planification inversée : logiquement, la première deadline qui doit y figurer est celle de la date à laquelle l’action ou le projet doit être réalisé.

Les tâches à accomplir sont ensuite notées dans le rétroplanning à partir de celles qui doivent être effectuées juste avant la date butoir, en remontant le temps jusqu’à la date de départ de l’action. En procédant ainsi, un rétroplanning fait apparaître par exemple le manque de temps dévolu à l’origine à une tâche précise et donc la nécessité de redéfinir les moyens et la durée pour réaliser une action ou un projet, tout en gardant toujours des marges de manœuvre pour faire face à des imprévus de timing.

Afin d’aider les entrepreneurs dans la construction d’un rétroplanning efficace pour mener une action, il existe par exemple de nombreux logiciels qui permettent facilement d’élaborer cet outil. Il suffit de définir une date butoir, les tâches à accomplir et la durée souhaitée pour obtenir le résultat escompté. Le logiciel permet ensuite de visualiser clairement dans le temps les étapes à respecter, et les ressources à mobiliser. De plus, certaines fonctionnalités permettent de modifier des paramètres en termes de durée ou de moyens et de voir rapidement les impacts attendus pour mener à bien efficacement son projet.