Optimiser son budget flotte auto : 8 pistes à explorer

Disposer d’une flotte automobile nécessite une gestion complexe, et par voie de conséquence représente un poste financier important. Afin d’optimiser au mieux le budget consacré au fonctionnement de son parc auto, il existe des solutions adaptées. Voici huit pistes à explorer pour optimiser ses coûts et faciliter la gestion d’une flotte auto.

1 - Choisir le modèle de véhicules constituant son parc Auto

La composition d’une flotte auto doit correspondre aux besoins de l’entreprise. Par logique, le choix des véhicules s’effectue toujours en fonction de leur fiabilité, de la consommation de carburant et du niveau d’émission de CO2. Ces critères sont décisifs pour alléger les dépenses consacrées à ce poste.

Concrètement, les entreprises optent pour des véhicules qui sont généralement des voitures particulières mais en fonction de l’activité exercée, elles peuvent s’orienter vers des véhicules utilitaires plus appropriés au transport des marchandises.

À noter que la TVA est récupérable sur l’achat des véhicules ainsi que sur l’entretien et la maintenance.

2 - Maîtriser le budget carburant de son parc auto

La consommation de carburant a un coût qui représente 15 à 20 % des dépenses liées à la flotte automobile. Elle varie en fonction des modèles de véhicules, de leur motorisation et de l’énergie. Aujourd’hui les sociétés se tournent plus volontiers vers les véhicules hybrides ou 100 % électriques. Ils sont particulièrement plébiscités du fait qu’ils offrent de bonnes performances tout en permettant de bénéficier d’un coût de carburant insignifiant voire nul.

3 - Optimiser le coût d’entretien de son parc auto

Le poste entretien et réparations entraîne un coût important au niveau du budget réservé à la flotte auto d’une société. Pour réduire les frais de réparations, il est vivement conseillé de respecter scrupuleusement les échéances de visites périodiques préconisées par le constructeur. Le but est aussi d’assurer la longévité du parc auto en maîtrisant le budget maintenance. C’est également indispensable pour garantir la sécurité des collaborateurs.

4 - Maîtriser le poste Assurance du parc auto

L’assurance d’une flotte auto pèse énormément sur la trésorerie d’une entreprise. Il est pourtant possible d’économiser chaque année une somme conséquente pour chaque contrat. Dans le but d’optimiser les coûts, il peut s’avérer judicieux de faire appel à un courtier en assurance. Ce dernier est un expert. Il choisit les contrats les moins chers à garantie égale. Il propose aussi les organismes d’assurance qui sont capables d’offrir à l’entreprise cliente les meilleures garanties aux prix les plus compétitifs.

En optant pour un assureur unique, il est possible de négocier les tarifs pour une flotte auto afin d’obtenir un coût global plus intéressant.

5 - Choisir le financement de sa flotte auto

Le financement du parc automobile a un impact sur le budget d’une entreprise. Plusieurs solutions existent, à savoir :

• L’achat au comptant : financer les véhicules par ce biais permet à l’entreprise d’en devenir immédiatement propriétaire et les biens s’inscrivent donc à l’actif de la société. Bien souvent le parc auto est amorti dans les 5 ans et tout ou partie des véhicules peut être vendu à n’importe quel moment.
• L’achat à crédit : les entreprises qui acquièrent une flotte auto à crédit deviennent propriétaires des véhicules après l’acquittement de la dernière échéance. Pendant la durée du prêt, le montant restant à rembourser est considéré comme une dette qui s’inscrit au passif de la société. À noter que les intérêts payés sont déductibles des bénéfices imposables puisqu’ils entrent dans la catégorie des charges d’exploitation.
• La Location avec Option d’Achat (LOA) : ce leasing est une formule appelée crédit-bail ou encore location auto avec promesse de vente. La LOA permet de disposer d’une flotte auto pendant 24 à 72 mois et laisse la possibilité à l’entreprise d’en devenir propriétaire dès la fin de la première année de contrat et avant le terme du bail.
• La Location Longue Durée (LLD) : il s’agit d’une solution de leasing. C’est une formule de location Auto pure d’une durée de 12 à 60 mois. Elle fonctionne sur le même principe que la LOA à la différence qu’il n’est pas possible d’acheter les véhicules, ceux-ci restant la propriété du prestataire.

Il faut savoir que pour la LOA comme pour la LLD, des frais de remise en état peuvent être exigés à la restitution des véhicules tout comme une pénalité pour dépassement du forfait kilométrique, celui-ci ayant été fixé par l’entreprise cliente à la signature du contrat. Ces mesures ne s’appliquent pas si la société lève son option d’achat dans le cadre d’un crédit-bail.

Afin d’optimiser le budget que nécessite la flotte auto, il est conseillé d’effectuer des simulations, de comparer et d’opter pour les solutions les plus économiques en fonction des fonds propres dont dispose l’entreprise.

6 - Négocier les tarifs d’une flotte auto

Bien souvent, les concessionnaires, les garages partenaires et les mandataires Auto accordent des remises plus ou moins importantes en fonction du nombre de véhicules achetés ou qui font l’objet d’une LOA ou d’une LLD. Des ristournes de 20 à 30 % sont fréquemment concédées. La négociation peut également se porter sur le taux d’intérêt qui peut baisser de 1 à 1,5 % sur le crédit comme sur le leasing. Il ne faut donc pas hésiter à profiter des meilleures offres afin de réduire le coût global de son parc auto quelle que soit la solution de financement choisie.

7 - Sensibiliser les collaborateurs qui utilisent un véhicule d’entreprise

Le comportement des conducteurs joue un rôle majeur pour assurer la bonne santé financière du parc auto. Chaque collaborateur doit prendre soin du véhicule qui lui est confié afin de préserver son état d’origine. Une campagne de sensibilisation auprès des conducteurs doit être effectuée afin de les informer sur les différents gestes à accomplir comme la vérification régulière des niveaux (huile moteur, liquide de freins, liquide de refroidissement) ainsi qu’un contrôle régulier de la pression des pneumatiques mais aussi de leur état.

Cette méthode évite d’effectuer des travaux de réparation sur les véhicules du parc auto et dont le coût peut s’avérer très important. De plus, ces actions préventives permettent de minimiser les risques d’accidents.

8 - Utiliser un logiciel de gestion de flotte auto

Afin d’optimiser la gestion du parc auto, il est conseillé d’utiliser un outil informatique spécifique permettant de bien gérer sa flotte et de mieux maîtriser le budget qui lui est dévolu. De nombreux logiciels efficients sont conçus pour répondre aux attentes des gestionnaires et ce, quelle que soit la taille du parc auto. Ces outils sont capables entre autres de centraliser les données de la flotte, de gérer les dépenses quotidiennes et bénéficient d’une mise à jour régulière. Il s’agit de logiciels d’une efficacité accrue qui font gagner un temps précieux au gestionnaire, ce qui lui évite des tâches longues et fastidieuses de saisies manuelles. On peut également couronner leur fiabilité puisque les marges d’erreurs sont extrêmement faibles.