Savoir déléguer en entreprise : 8 trucs et astuces

Déléguer signifie transférer des responsabilités et des compétences. Cependant, déléguer ne signifie pas remettre à plus tard vos tâches fastidieuses. Déléguer correctement est-il vraiment un secret ? En fait, non. Les principes de la délégation sont simples. Pourtant, de nombreux entrepreneurs et dirigeants trouvent cela difficile. L’art de déléguer semble donc résider davantage dans la manière de mettre en pratique avec succès les principes d'une bonne délégation. Ceux qui délèguent une tâche doivent réfléchir à qui ils délèguent, au degré de soutien et de contrôle dont leurs équipes ont besoin, et à la marge de manœuvre décisionnelle qu'ils laissent. Dans cet article, découvrez 8 pistes pour apprendre à déléguer efficacement.

1 - Ne pas se trouver de fausses excuses

En tant qu'entrepreneur et gestionnaire, chaque jour vous prenez de nouvelles décisions : Qu'est-ce qui est urgent et qu'est-ce qui l’est moins ? Lesquelles de vos tâches pouvez-vous déléguer et lesquelles devez-vous conserver ? En tant que leader de vos équipes, vous devez vous concentrer sur ce qui est primordial. Mais si vous voulez vous attacher à l'essentiel, vous devez être capable de lâcher prise. Et c'est là que beaucoup de responsables d’équipes ou d’entreprises ont des problèmes. En général, quand on gère une équipe, on sait pertinemment ce que l’on pourrait déléguer mais on se trouve des fausses excuses comme « je préfère le faire moi-même, personne n’est capable de le faire aussi bien que moi », « j’ai toutes les informations, le temps que je l’explique à quelqu’un, j’aurais aussi vite fait de le faire moi-même » ou « je n’ai pas de personne de confiance à qui déléguer cette tâche ». Les excuses ne vous aideront pas. Vous vous méprenez en pensant que vous êtes la personne idéale pour réaliser ce travail, en vous disant que vous n’avez pas le personnel adéquat pour mener à bien cette tâche. Mais si vous ne changez pas cela maintenant, il n’y aucune raison que cela bouge à l’avenir.

2 - Se poser les bonnes questions

Demandez-vous combien de temps vous avez pour la réalisation de cette tâche. Posez-vous la question de sa récurrence. Est-ce une tache ponctuelle ou qui fait partie d’un grand projet ? Voyez si votre personnel est compétent dans le domaine d'activité concerné. Quelle confiance accordez-vous à vos équipes - sur la base d'expériences antérieures ? Si le problème est unique ou urgent et que vous êtes le seul à pouvoir le résoudre, faites-le vous-même. Si la tâche est urgente mais pas tant finalement, déléguez-la. Surtout s’il s’agit d’une tâche qui se répète dans le temps. Vous devez avoir une vue d'ensemble de chacun de vos projets. Toutefois, il est conseillé de déléguer une bonne partie et de ne prendre en charge que les éléments qui doivent être réalisés par vous. Plus la tâche déléguée est exigeante, plus vous obtiendrez l'appréciation de vos collaborateurs. Leur donner les moyens d'assumer des tâches de plus en plus complexes est un investissement qui sera rentable à long terme. Parce que déléguer est un processus d'apprentissage. Ça ne se fait pas du jour au lendemain.

3 - S’armer de courage, de confiance et de cohérence

Ces trois composantes façonnent votre attitude personnelle à l'égard de la délégation. Si, en tant que manager, vous ne faites pas confiance à vos collaborateurs pour réaliser des tâches que vous menez à bien vous-même, c'est probablement que vous ne les avez pas comprises vous-même. En tant que leader exemplaire, vous devez également être capable d'expliquer les tâches déléguées. Cela nécessite une compréhension approfondie de ces tâches. Ainsi, des tâches qui vous semblent évidentes peuvent être moins compréhensibles par d’autres. Par conséquent, vous devez toujours prendre le temps d'expliquer les tâches que vous déléguez de manière aussi complète et compréhensible que possible. La meilleure façon de connaître le niveau de connaissance de vos collaborateurs est de leur poser des questions sur des sujets spécifiques.

4 - Donner de l’importance à la manière de déléguer

Le succès de la délégation dépend en grande partie de la manière dont vous déléguez les tâches.

Toute tâche déléguée nécessite un objectif formulé de manière concrète. Les taches déléguées qui ne sont pas explicitées clairement peuvent être comprises et exécutées de manière différente par vos équipes. Par conséquent, communiquez toujours les avantages concrets pour vos collaborateurs ainsi que les effets directs de ces mesures.

5 - Bien estimer la tâche et la personne à qui la déléguer

Donnez à votre personnel la possibilité d'apprendre de ses erreurs. Si vous déléguez une tâche que vous aviez l'habitude de faire vous-même, vous obtiendrez probablement un résultat moins bon la première fois. Mais c'est compréhensible. Après tout, vous avez passé des mois ou des années à apprendre à la faire. Bien sûr, vous ne pouvez pas confier une tâche difficile directement à n'importe qui. Vous ne pouvez pas vous contenter de croire que votre n-1 l'apprendra avec le temps. Cela ne marche pas comme ça. Si vous souhaitez déléguer une tâche à un collaborateur, vous devez évaluer au préalable l'expérience, le niveau de connaissances et les compétences qu'il apporte à cette tâche. En fonction de cela, vous pouvez donner plus ou moins de conseils, de contrôle ou de soutien.

6 - Déléguer à différents degrés

Ou bien vous explicitez tout. Autrement dit, le travail est prémâché. Vous avez effectué des recherches, tout pesé et décidé pour votre équipier. Celui-ci n’a plus qu’à mettre en œuvre. Le déroulé est clair et détaillé, il n’a qu’à le suivre au pied de la lettre. Vous pouvez donner un tout petit peu plus de liberté. La personne peut se pencher sur le sujet et proposer des options et vous consulter ensuite. Ou laisser le champ encore un peu plus libre et la personne à qui vous déléguez doit vous remettre une proposition détaillée et vous expliquer comment elle compte procéder pour réaliser le projet. Vous validez ou non. Vous pouvez aussi laisser une totale autonomie mais votre collaborateur doit ensuite vous dire pourquoi il a pris telle décision et les raisons pour lesquelles il a mené le projet ainsi. Dans le meilleur des cas, votre collaborateur n’a pas de compte à vous rendre : vous lui faites confiance. Vous avez alors atteint le plus haut niveau de délégation.

7 - Se persuader qu’avec le temps la tâche déléguée sera mieux réussie

La délégation est un investissement dans le présent pour l'avenir. Plus votre employé est préparé à assumer une tâche déléguée, plus vous allez gagner du temps. Aucun de vos collaborateurs ne semble assez bon pour effectuer votre travail comme vous le faites ? Que vous le vouliez ou non, quand vous ne pourrez plus gérer votre temps, vous allez être obligé de déléguer. Ce qui est intéressant, c'est qu'au départ, bien sûr, les choses ne vont pas forcément bien se passer. Vos équipes risquent de faire les choses différemment de vous, risquent de commettre des erreurs que vous ne pensez pas avoir commises. Mais ensuite, après un certain temps, il y a fort à parier que les résultats de vos équipes seront aussi bons, et sans doute nettement meilleurs que les vôtres. C’est alors que vous déléguerez plus facilement. Au début, vous savez que ce sera plus long mais ensuite vous avez de bonnes chances pour que ce soit non seulement aussi bien fait voire encore mieux. Commencer à déléguer est un investissement en matière de développement du personnel - cela coûte du temps et de l'énergie. Mais cela en vaut la peine.

8 - Déléguer aussi des tâches intéressantes

« J'ai délégué tout ce que je pouvais et je n'ai toujours pas le temps ! ». Normalement, on se dit cela dans le cas de taches ardues, fastidieuses. Si vous vous le dites aussi dans le cas de taches passionnantes, c’est qu’il existe un problème. D’ailleurs, de manière générale, les leaders ont du mal à se défaire des taches enrichissantes. Pourtant, il serait pertinent qu’ils les délèguent. Parce que c’est justement en réalisant ce type de tâches passionnantes que les équipes se développent.