Jours de congés : comment sont-ils calculés ? comment peuvent-ils être pris ?

Tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD, intérim ou autres), leur temps de travail (temps plein ou temps partiel) ou leur ancienneté ont le droit à des jours de congés payés par leur employeur. Tout savoir sur le calcul des congés payés, leur durée et les conditions pour les prendre.

À combien de jours de congés les salariés ont-ils droit ?

Tous les salariés acquièrent une durée légale de congés : 2,5 jours ouvrables par mois de travail. On entend par jour ouvrable, tous les jours de la semaine excepté le jour de repos hebdomadaire, qui est le plus souvent le dimanche, ainsi que les jours fériés non travaillés dans l’entreprise. Un employeur a aussi la possibilité de calculer les jours de congés de ses salariés en se basant sur les jours ouvrés (5 jours travaillés dans l’entreprise par semaine), à condition que les droits ainsi calculés soient au moins égaux à ceux obtenus en considérant les jours ouvrables.

Un salarié qui a travaillé une année complète a donc le droit à 30 jours de congés, soit 5 semaines. Cette règle vaut quel que soit le temps de travail du salarié, à temps plein ou à temps partiel. Dans le cas où le nombre de jours de congés payés par l’employeur n’aboutit pas à un nombre entier, la durée est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Certains accords ou dispositions collectives, ou contrats de travail peuvent définir un nombre de jours de congé plus favorable que ce qui est prévu par la loi.

La période considérée pour calculer les congés des salariés est en principe comprise entre le 1^er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours. Cependant des accords d’entreprise ou des conventions collectives peuvent définir d’autres périodes.

Des jours de congés supplémentaires pour certains salariés

Les salariés de plus de 21 ans (au 30 avril de l’année précédente prise en compte pour le calcul des congés) qui ont des enfants à charge ont droit à 2 jours de congés supplémentaires par enfant. Ces jours en plus ne doivent cependant pas dépasser 30 jours ouvrables. Cette disposition vaut également pour les salariés de moins de 21 ans mais elle est restreinte en fonction du nombre de jours de congé effectivement acquis au sein de l’entreprise.

Comment prendre en compte les absences des salariés dans le calcul de leurs congés payés ?

Le calcul des congés payés dus aux salariés se base sur ce que l’on appelle le temps de travail effectif réalisé chez le même employeur, c’est-à-dire, selon la définition du Code du travail, « le temps pendant lequel un salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives, sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles ». En conséquence, certaines absences du salarié sont prises en compte dans le calcul de ses congés payés, d’autres non.

Les absences qui sont assimilées à du travail effectif, et donc considérées pour calculer les jours de congé, sont les suivantes : les congés payés ; les repos en contrepartie d’heures supplémentaires ; les jours de repos acquis dans le cadre de la réduction du temps de travail (RTT) ; les congés maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, les congés liés à l’adoption d’un enfant ; les congés liés à un mariage, à un Pacs, à une naissance ou au décès d’un membre de la famille du salarié ; les arrêts de travail de moins d’1 an pour cause d'accident du travail, d'accident de trajet ou de maladie professionnelle ; les congés pris pour suivre une formation telle qu’un bilan de compétences, le projet de transition professionnelle (PTP ou CPF), les congés de formation économique, sociale et syndicale et les congés pris en fin de carrière dans le cadre du Compte épargne-temps (CET).

En revanche, certaines absences du salarié ne sont pas prises en compte dans le calcul de ses congés payés : les arrêts de travail pour maladie ; les absences pour grève ; les congés parentaux à temps plein ; les congés de présence parentale (pour s’occuper d’un enfant malade) ; les congés de solidarité familiale (pour assister un proche en fin de vie) ainsi que les absences pour mise à pied disciplinaire.

Comment et quand un salarié peut-il prendre ses congés ?

Quand les congés doivent-ils être pris ?

En principe, un salarié doit prendre ses congés entre le 1^er mai et le 31 octobre, période définie légalement. Toutefois, la plupart du temps, l’usage veut que cette période s’étende sur toute l’année. Elle est alors fixée par un accord d’entreprise ou de branche. À défaut, l’employeur doit soumettre sa décision à l’avis du comité social et économique (CSE).

Un salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables (4 semaines) de congés à la suite, à moins que son employeur l’y autorise sous certaines conditions, notamment de contraintes géographiques ou de la présence dans le foyer du salarié d’une personne handicapée ou âgée en perte d’autonomie.

Est-il possible de fractionner ses congés ?

Les congés peuvent être pris en plusieurs fois avec l’accord du salarié sauf si les congés sont pris obligatoirement pendant la fermeture de l’entreprise. Une des périodes de congés doit obligatoirement comporter 12 jours ouvrables continus de congé. Elle doit intervenir entre le 1^er mai et le 31 octobre, sauf dispositions légales particulières.

Pris en dehors de la période légale, les jours de congé ouvrent à des droits supplémentaires : 2 jours ouvrables supplémentaires si le salarié prend 6 jours minimum de congé et 1 jour de plus s'il prend entre 3 et 5 jours de congés.

Qui fixe les dates des congés ?

Les dates des congés sont fixées par le salarié lui-même. Cependant, l’employeur peut refuser et lui accorder des congés à d’autres dates si la bonne marche de l’entreprise notamment est mise en cause. De la même manière, un employeur a le droit d’imposer à un salarié de prendre des congés à un moment donné.

Pour fixer l’ordre des départs en congé de ses salariés, l’employeur doit prendre en compte plusieurs critères dont la situation familiale du salarié (contraintes du conjoint par rapport à ses congés, présence d’une personne handicapée ou âgée dans son foyer, etc.) et l’ancienneté du salarié. Il a l’obligation de faire part de ses décisions au moins 1 mois avant les dates des congés définies. Au-delà de ce délai, sauf conventions particulières, il ne peut plus modifier les dates des congés de ses salariés.