Solde de tout compte : définition, obligations de l'employeur

Un solde de tout compte est un document qu'un employeur doit obligatoirement remettre à son salarié à la fin de son contrat de travail, au même titre notamment qu'un certificat de travail et que l'attestation Pôle emploi qui permet à un salarié de faire valoir ses droits à l'allocation chômage. Un solde de tout compte mentionne toutes les sommes dues et qui doivent être versées au salarié au moment de son départ de l'entreprise. Un salarié dispose de la possibilité de contester les sommes qui lui sont dues à la fin de son contrat de travail, notamment celles mentionnées sur le solde de tout compte qui lui est remis par son employeur.

Qu'appelle-t-on un solde de tout compte ?

À l'occasion de la fin d'un contrat de travail, un employeur a pour obligation de remettre au salarié concerné différents documents. C'est le cas du certificat de travail, qui mentionne notamment les dates d'entrée et de sortie de l'entreprise du salarié, la nature de l'emploi qu'il occupait, le maintien ou non de sa couverture santé après son départ de l'entreprise, etc.

L'employeur doit aussi fournir à son salarié une attestation Pôle emploi qui lui permet de faire valoir ses droits au chômage, une obligation pour les entreprises d'au moins 11 salariés.

En vertu de l'article L 1234-20 du Code du travail, un employeur est également tenu de remettre à son salarié dont le contrat de travail s'arrête un document appelé "solde de tout compte", quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, à temps plein, à temps partiel, etc.) et le motif de la rupture du contrat de travail (licenciement, démission, rupture conventionnelle, abandon de poste, etc.).

Un solde de tout compte a pour objectif de lister l'ensemble des sommes dues au salarié au moment où la rupture de son contrat de travail prend effet. Ces sommes sont versées au salarié par l'employeur au moyen d'un chèque ou par virement bancaire à la fin de son contrat de travail.

Le contenu du solde de tout compte

Un solde de tout compte doit indiquer tous les éléments en rapport avec les sommes dues par l'employeur à un salarié dont le contrat de travail prend fin.

Ces sommes peuvent correspondre :

• au montant brut du ou des salaires dus jusqu'au dernier jour du contrat de travail ;
• au montant brut des indemnités de rupture de contrat de travail en cas de licenciement, de départ à la retraite ou en préretraite, de rupture conventionnelle, etc. ;
• à une indemnité compensatrice de congés payés si le salarié n'a pas pris tous ses congés au moment de son départ de l'entreprise ;
• au solde de jours de réduction du temps de travail (RTT) non pris ;
• à une indemnité compensatrice de préavis si le salarié est dispensé d'effectuer un préavis avant son départ de l'entreprise ;
• à une indemnité de non concurrence dans certains cas ;
• à d'éventuelles primes (d'ancienneté, annuelles, de précarité dans le cas d'un CDD, par exemple) ;
• à des heures supplémentaires non payées ou non récupérées ;
• à un 13^e mois, etc.

Un solde de tout compte doit également mentionner le fait qu'il est établi en double exemplaire dont l'un est remis au salarié, l'autre conservé par l'employeur.

L'employeur peut envoyer à son salarié les 2 exemplaires du solde de tout compte par lettre recommandée avec accusé de réception ou lui remettre en main propre.

Modèle de solde de tout compte

Objet : reçu pour solde de tout compte

Madame/Monsieur,

À l’issue de la rupture de votre contrat de travail, vous avez perçu les sommes suivantes :

• salaires : montant en brut
• indemnités de fin de contrat : montant brut
• primes : montant en brut
• congés payés : montant en brut
• etc.

Le présent reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire.

Nous vous remercions :

• d'ajouter, sur le second exemplaire, la mention écrite à la main : ″Par la présente, je reconnais avoir reçu de la part de [nom de la société] pour solde de tout compte, les sommes inscrites ci-dessus″
• de le dater, le signer, et de nous le remettre.

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

[Prénom et nom de l'employeur ou de son représentant]
[Signature]

Le reçu du solde de tout compte

Le solde de tout compte établi par l'employeur à la fin d'un contrat de travail est établi en 2 exemplaires dont l'un est remis au salarié avec sa dernière fiche de paie.

En contrepartie, le salarié doit signer un reçu. C'est pourquoi on parle de "reçu de solde de tout compte".

À noter toutefois : la loi n'oblige pas un salarié à signer ce reçu. En revanche, il doit être obligatoirement signé par l'employeur.

Dans tous les cas, ce reçu de solde de tout compte doit être obligatoirement daté. C'est en effet à compter de la date mentionnée sur ce reçu que le salarié dispose d'un délai prévu par la loi pour éventuellement contester les sommes mentionnées sur son solde de tout compte.

Ainsi, si le salarié signe le reçu du solde de tout compte, il peut s'opposer au montant des sommes inscrites sur le solde de tout compte, et qui lui ont été versées, dans un délai de 6 mois en envoyant une lettre recommandée qui précise les éléments remis en cause à son employeur, ou en saisissant le conseil de prud'hommes.

À savoir : un salarié qui a signé le reçu du solde de tout compte dispose également de la possibilité de contester pendant un délai de 3 ans le versement de sommes qui ne sont pas mentionnées dans ce document remis à la fin de son contrat de travail.

Un salarié peut aussi décider de ne pas signer le reçu de son solde de tout compte. Dans ce cas, l'employeur doit quand même lui verser les sommes mentionnées sur ce document. Mais le salarié dispose de la possibilité de contester devant le conseil des prud'hommes, après l'envoi d'un courrier de contestation à son employeur par lettre recommandée, les sommes inscrites sur ce reçu de solde de tout compte dans les délais suivants :

• pendant 1 an si sa contestation concerne des sommes en lien avec la rupture de son contrat de travail, des indemnités de licenciement par exemple ;
• pendant 2 ans pour des sommes dues pendant l'exécution du contrat de travail comme le non-paiement de frais professionnels ;
• pendant 3 ans pour tout ce qui concerne les salaires.

De la même manière, un employeur dispose de la possibilité de réclamer à son salarié les sommes mentionnées sur un solde de tout compte et versées en trop pendant un délai de 3 ans à partir de la date inscrite sur le reçu du solde de tout compte.

À quel moment le solde de tout compte doit être remis au salarié ?

Le moment de la remise du solde de tout compte à un salarié qui quitte son entreprise à la fin de son contrat de travail dépend s'il effectue un préavis ou non.

Dans le premier cas, l'employeur doit transmettre à son salarié un solde de tout compte à la fin de sa période de préavis, c'est-à-dire la durée pendant laquelle le salarié continue à travailler comprise entre l'annonce de sa fin de contrat de travail et l'arrêt effectif de ce dernier.

Si le salarié dont le contrat de travail prend fin est dispensé de préavis, l'employeur a la possibilité de lui remettre le solde de tout compte le jour de son départ de l'entreprise.