Documents d'entreprise : combien de temps les garder (contrats, factures, etc.) ?

Au cours de sa vie, une entreprise produit un grand nombre de documents divers. Il faut savoir que chacun de ces documents doit être conservé pendant une certaine durée après son émission et que cette obligation de conservation reste valable après la fermeture de l’entreprise. La durée minimale légale de conservation est variable en fonction du type de document, puisqu’elle peut être de 3 ans, de 5 ans, de 6 ans ou de 10 ans.

Pourquoi la loi impose-t-elle à une entreprise de conserver ses documents sur de telles durées ? Combien de temps faut-il garder chaque catégorie de document ? Quels sont les risques en cas de non-conservation ? Que faire de ces documents une fois le délai légal échu ? Faisons le point dans ce dossier.

Pourquoi faut-il conserver les documents d’entreprise ?

Une entreprise est contrainte de conserver l’ensemble des documents qui se rattachent à son activité. Cette obligation est valable tout au long de sa vie civile ou sociale, mais également après sa fermeture.

Pourquoi une telle précaution ?

• Les documents d’une entreprise sont des éléments de preuve. Ils peuvent être utilisés et vérifiés en cas de litige avec un client, avec un fournisseur ou un sous-traitant, mais également en cas de contrôle administratif de l’inspection du travail, de l’Urssaf, du service des impôts, etc.
• Ils contribuent à prouver l’éventuelle existence d’une obligation ou d’un droit.
• Ils sont des sources précieuses quant à l’activité de l’entreprise et à son historique.

Cependant, il faut savoir que tous les documents essentiels d’une entreprise ne doivent pas être conservés sur la même durée.

Documents d’entreprise : combien de temps faut-il les garder ?

Toute entreprise doit respecter une certaine durée minimale légale pour la conservation de ses documents qui varie en fonction de leur nature.

La conservation des documents civils et commerciaux

La durée de conservation des documents civils et des documents commerciaux varie en fonction de leur nature.

• Il faut impérativement conserver pendant une durée minimale de 3 ans les documents suivants : les déclarations en douane.
• Il est obligatoire de garder pendant une durée minimale de 5 ans les documents suivants :
  • les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale,
  • les documents bancaires,
  • les documents établis pour le transport de marchandises.
• Il est impératif de conserver pendant une durée minimale de 10 ans les documents suivants :
  • les factures des clients,
  • les factures des fournisseurs,
  • les contrats conclus par voie électronique,
  • les bons de commande,
  • les bons de livraison.
• Il faut impérativement conserver pendant une durée minimale de 3 ans les documents suivants :
  • les convocations aux assemblées,
  • les feuilles de présence,
  • les pouvoirs,
  • les rapports du gérant,
  • les rapports du conseil d’administration.
• Il est obligatoire de garder pendant une durée minimale de 5 ans les documents suivants : les statuts de la société après que l’entreprise ait été radiée du registre du commerce et des sociétés ou du registre des métiers.
• Il est impératif de conserver pendant une durée minimale de 10 ans les documents suivants :
  • le bilan annuel,
  • le compte de résultat,
  • les annexes aux comptes annuels, etc.

La conservation des documents comptables

Les documents comptables de l’entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale légale de 10 ans. Cela concerne les livres comptables, les registres comptables et l’ensemble des pièces comptables justificatives.

La conservation des documents fiscaux

Les documents fiscaux d’une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale légale de 6 ans, comme le stipule l’article L. 102B du Livre des procédures fiscales. Il y est en effet précisé que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans ».

En conséquence, ce délai concerne les documents relatifs à :

• les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou les bénéficies non commerciaux (BNC),
• l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés,
• les impôts directs locaux,
• la cotisation foncière des entreprises (CFE),
• la valeur ajoutée des entreprises (CVAE),
• la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

La conservation des documents sociaux

La durée de conservation minimale légale imposée pour les documents sociaux d’une entreprise varie en fonction de leur nature.

Bien entendu, il convient de rappeler que la durée légale minimale de conservation des documents s’applique également pour une entreprise après sa fermeture. En effet, même si elle est clôturée et radiée du registre du commerce et des sociétés ou du registre des métiers, les documents administratifs doivent être conservés, car ils restent exigibles.

Documents d’entreprise : quels risques de sanctions en cas de non-conservation ?

La non-conservation de documents par une entreprise est une faute qui peut l’exposer à plusieurs types de risques.

Le risque de sanctions

Il est impératif pour une entreprise de conserver ses documents administratifs. En effet, l’article 1734 du Code des impôts prévoit des sanctions lourdes en cas de non-conservation des documents fiscaux. Une amende de 10 000 euros peut être appliquée dès lors que les documents fiscaux demandés ne peuvent être fournis, c’est-à-dire s’ils ont été égarés ou détruits avant les délais prescrits.

Le risque en cas de litige

Le risque de sanctions n’est pas le seul à prendre en compte. En effet, en cas de litige avec un client, un fournisseur, un prestataire ou un sous-traitant, ces différents documents légaux font office de preuve. Si l’administration les exige et qu’ils ne peuvent être fournis, l’entreprise risque de ne pas être en mesure de se défendre avec des preuves solides.

Documents d’entreprise : comment se débarrasser des documents à jeter ?

Lorsque le délai minimal légal de conservation est expiré, une entreprise peut légalement se débarrasser de ses documents.

Pour ce faire, elle dispose de plusieurs solutions :

• l’archivage externalisé ;
• la conservation dans un fichier électronique dédié ;
• la destruction d’archives par l’entreprise ou par une entreprise spécialisée qui se charge de les broyer, voire de les recycler.